erp总帐管理操作手册

erp总帐管理操作手册内容摘要：

据是平衡的，系统提示“试算结果平衡”的字样，如果帐套数据不平衡，系统以红字显示“试算结果不平衡”的字样，并显示借、贷方的差额数据，提示您帐务数据不正确，需要检查修改。 试算不平衡是不能启用帐套的。 您可以在试算平衡表中仔细核对您的帐务数据，以确保帐套初始数据准确无误。 初始数据试算平衡之后，点击“文件”菜单中【启用】选项或工具条中的【启用 】按纽”，完成初始化工作，可将全部数据打印出保存，结束初始化后，初始数据录入窗口将变为不可编辑状态，您就可以开始一系列财务工作了。 在启用帐套的当期，您可以随时反启用修改初始科目有误的数据，即使已输入当期凭证，也不会影响帐套任何数据的正确性。 至此，总帐系统应该处理的为系统正常运行的基础工作已全部完成，余下的工作，即进入后面的日常业务处理工作和报表、帐簿处理工作了。 第三章 凭证处理 凭证处理主要是提供财务人员的日常凭证处理功能，主要含编制凭证、查询凭证、模拟记帐、凭证记帐以及凭证号码重排等功能 第 一节 编制凭证 编制凭证功能就是根据原始单据制作记帐凭证。 在凭证录入界面中，系统为您提供许多功能操作以方便高效快捷地输入记帐凭证。 在总帐主窗口点击菜单【凭证处理】 【编制凭证】，系统弹出凭证录入窗口，这样就可以录入凭证了，录入凭证的格式如下图，（如果在系统参数中设置按部门核算并选择部门帐平衡，则凭证录入窗口底部会有部门选项，录入凭证时必须按部门录入）。 一、新增凭证 下面为您介绍凭证增加的的一些操作： （一） 查看代码 功能键 F3 查看代码是凭证录入中十分有用的一项功能，是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。 双击鼠标左键或是按功能键 F3系统即可弹出查询窗： 如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。 系统弹出的科目代码如图： （二） 币种 一般情况下币种栏默认为不显示状态。 如果系统参数您选择了“凭证分帐制”，在凭证录入的时候，币种栏显示在凭证界面中，您必须选择相关币种，如“银行存款 建行”核算的是所有币种，应该选择一种，币种是与分录相对应，每一笔分录都有相应的币种与之对应。 （三） 凭证日期 系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。 凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记帐凭证，在过帐时系统只处理本期的记帐凭 证，以后期间的凭证不作处理。 （四） 凭证字 是指实际工作中凭证的类别，如“收”、“付”、“转”、“记”等。 在凭证字输入窗口中用下拉按钮可调出在帐套基础资料中已经设定的凭证字，从中选择一个凭证字。 （五） 凭证号 凭证号系统会自动按系统参数选取的凭证编码规则给出，作完一张凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号，如果凭证未保存，该凭证无效，不占用凭证号。 （六） 摘要栏 在摘要栏中输入凭证摘要，在输入凭证摘要时，如果每一行都输入了摘要，在记帐时按科目前的摘要内容记帐。 摘要库：系统提供了摘要库的功 能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，点击功能键 F3或双击鼠标，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击“确定”后，摘要会自动添入当前的凭证中， 如图： （七） 会计科目栏 录入会计科目代码，在科目栏中录入会计科目的方法有多种。 如果记得会计科目代码，则可以直接录入，在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，如果输 入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误，如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统会根据助记码查到您需要的科目，最简便的方法是用系统提供的查看代码功能，当光标定位于会计科目栏时，按 F3键或用鼠标双击，即可调出会计科目代码表，如图 38。 在科目代码表选择所要录入的科目，双击鼠标左键，或选定后单击【确定】按钮，即可获取科目代码。 如果所选的科目下设核算项目，则在选定了该科目后，系统会自动提示录入核算项目代码 对于核算项目的获取， 系统提供模糊查询，如核算项目为客户时，则弹出客户选择窗口： 系统会显示出外币输入格式，显示出币种代码，汇率数据，要求您输入原币金额。 如果选择了“核算所有外币”，在输入外币时还必须对币种进行选择。 输 入原币金额后，系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中，折合本位币金额可以修改，若原币乘以汇率不等于金额，系统会提示是否继续。 （八） 金额栏 在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。 如果要将已录入的金额转换到另一方，只需将要转换的金额选定，然后按“ F12”键进行切换。 若要输入负金额，在录入数字后 ,在数字的前面再输入“ — ”号。 （九） 数量，金额 如果会计科目中选择了下设数量金额核算，系统会要求您输入 数量和单价，系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。 如果选择“是”则按输入的金额保存，若选择“否”则系统要求修改相应项目，以使金额＝数量 *单价。 在输入了借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记帐凭证才能存盘。 凭证录入完毕后，单击“保存”按钮系统即可保存所录入的凭证，只有保存后的凭证才能预览和打印。 凭证录入完毕，要结束凭证录入时可从菜单中选择“退出”或点击工具条中“退出”按钮即返回。 （十） 业务日期 当该笔凭 证记录的原始单据发生的日期，预设为与凭证日期相同，可修改 （十一） 结算方式 如系统参数中选择了‘银行存款类科目必须有结算号码’，则录入凭证时选取了银行存款类科目则必须输入该项，结算方式可在基础资料中维护。 （十二） 结算号 同结算方式。 （十三） 插入分录 如果在录入凭证的过程中需要插入一个分录，按工具条中的插入分录按钮或是选择编辑菜单中的插入分录选项即可插入一条分录。 （十四） 删除分录 如果在录入凭证的过程中需要删除一条分录，按工具条中的删除分录按钮或者编辑菜单中的删除分录的选项，即可将选中的 分录删除。 二、凭证保存 按标准的凭证内容录入完成后，点击工具栏中的【保存】按钮即可。 保存时系统会检查凭证录入的准确性，如果凭证没有摘要或是借贷方金额不相等或是其他的地方有错误，系统将提示您修改凭证，修改正确后方可存盘退出。 第二节 凭证查询 一、凭证查询条件 点击菜单【凭证处理】 【凭证查询】进入，系统将弹出凭证查询窗口： 查询窗口中系统特有的几个条件：  审核状态：  已审核：审核步骤或过程全部完成的凭证  未审核：还未审核的凭证  部分审核：审核步骤未全部完成的凭证  记帐状态：已记帐、未记帐  系统编号：指凭证生成的系统，预设为所有系统生成的凭证。 查询结果以列表形式显示，在本窗口中，以不同的颜色表示当前单据的状态：白色 — 新单；黄色 — 已审核；红色 — 已标错；灰色 — 已记帐； 二、凭证审核与反审核 点击工具栏【审核】或【反审核】打开凭证详细窗口进行审核操作。 三、凭证记帐与反记帐 点击工具栏【记帐】、【反记帐】操作，系统自动进行相关处理。 四、凭证修改 如果要修改一张未审核的凭证，只需将鼠标指向凭证所需修该的地方，单击菜单条‘修改’按纽，重新录入新的内容即可。 五、凭证新增 在凭证查询窗口中您还可新增凭证，此功能与上述编制凭证相同。 六、凭证删除 您可对未审 核、未记帐、总帐系统生成的凭证进行删除，如要删除其它系统自动生成的凭证，为了保证单据及数据的完整性，您只能转入生成该凭证的系统中才能删除。 第三节 凭证记帐 点击菜单【凭证处理】 【凭证记帐】进入凭证记帐向导窗口： 点击【下一步】，进入记帐范围、记帐参数设置窗口，见下图。 选取记帐范围后点击【下一步】，系统自动快速记帐，记帐完后 列示记帐报告。 第四节 凭证号码重排 为了便于凭证档案管理，系统提供凭证号码重排功能。 点击菜单【凭证处理】 【凭证号码重排】进入，系统弹出对话窗口，如图： 第四章 账簿管理 会计账簿是以会计凭证为依据，对全部的经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算，并按照专门的格式以一定的形式联结在一起的账页所组成的簿籍。 在业务处理编章的凭证记账处理中，系统已将记账凭证自动记入账簿。 只要所录入的凭证经过记账，您就可以在此功能中迅速地查询到总分类账、明细分类账、多栏账、核算项目分类总账、数量金额总账、数量金额明细账中的有关数据资料及各类账簿的有关本位币、各种外币、以及综合本位币的发生额和余额数据。 第一节 总账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口 中，点击账簿管理下总账菜单项，系统弹出如下条件设置窗口，如图： 查询字段说明：  会计期间：需要查询总账期间，分年度、期间。  科目级数：查询总账的科目级数范围。  会计科目：查询的会计科目代码范围。  币种：选择要查询总账货币币种， 包括各种币种及综合本位币。  包括未过账凭证：选 此项后总账的数据包括尚未过账凭证部分的数据。  部门：选择按核算部门查看总分类帐，只有在系统参数中设定按部门核算时才会显示该选项。 查询条件输入完毕后，点击【确定】按钮，系统即按所设定的条件显示总分类账。 系统会进入下图所示总分类账查询窗口： 二、设置 点击工具条上的设置按纽，可进行打印页面设置。 三、预览、打印 点 击工具条中的预览、打印按钮或是选择文件菜单中的预览、打印选项进入。 第二节 明细账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口中，点击账簿管理下明细账菜单项，系统弹出条件设置窗口，如图：  会计期间：需要查询总账期间，分年度、期间。  会计科目：输入要进行账本查询的会计科目代码范围。  币种：选择要 查询明细账货币币种， 包括各种币种及综合本位币。  包括未过账凭证：选此项后，输出的明细账数据包括尚未过账凭证部分的数据。 查询条件输入完毕后，点击【确定】按钮，系统即按所设定的条件显示明细分类账，如图： 二、设置 点击工具条上的设置按纽，可进行打印页面设置。 三、预览、打印 点击工具条中的预览、打印按钮或是选择文 件菜单中的预览、打印选项进入。 第三节 多栏账 一、设置查询条件 在总账系统菜单主窗口中，点击账簿管理下多栏账菜单项，系统弹出如下条件设置窗口，如图：  会计期间：需要查询多栏账的期间，分年度、期间。  多栏账名称：输入要进行账本查询的账本名称，该账本是由（设计）按纽进入设计画面设计好的。 选择您所需要查询 的多栏账的名称，按多栏账右边的下拉按钮，系统将为您列出所有的多栏账的名称，选择确定您所需查询的多栏账。  包括未记账凭证：选此项后，输出的多栏账数据包括尚未过账凭证部分的数据。  显示原币金额：每个多栏科目以原币金额、本位币金额在账本中显示。 二、设计多栏账 由于每个用户使用的多栏账都不尽一致，系统无法预设多栏账的格式，因此，多栏账只能由用户自己生成。 系统为用户提供了十分方便的多栏帐格式生成器。 在多栏账的查询条件中点击“多栏帐名称”对应的 进入对多栏账进行设计，多栏账的设计窗口如图所示： 首次使用多栏账时，此窗口的“多栏式明细账”区域为空白的，需要您在此设置多栏式明细账的格式。 （一） 增加多栏式明细账格式 在多栏账设置窗口中，单击【新 增】按钮，即弹出多栏账格式设置窗口，如图所示：  多栏账编号：需要增加的多栏账号码。  多栏账科目代码：在此处输入需要设置多栏账格式的会计科目代码，注意，此处所输入的会计科目代码必须为非最明细级科目代码，如果所输的科目代码没有下级科目或核算项目，则系统无法生成多栏账格式。  多栏账名称：录入多栏账的名称 ，如是管理费用多栏账或是销售费用的多栏账。  科目代码：在此处输入“多栏账科目”下属的明细科目代码。  栏目名称：对应于科目代码，在多栏式明细账中输出的栏目名称，在输入科目代码后，系统会自动将代码对应的科目名称显示在栏目名称中，您可以对该名称进行修改。  借方，贷方选项：指明某一栏目所对应科目中的哪一方发生额输出到所定义的栏目之中。  自动编排：为了提高多栏式明细账格式设定的速度，系统提供了“自动编排”功能，您只需在“多栏账科目”中输入要设置多栏账的科目代码。 然后按下 工具栏中【编排】按钮，系统即可自动将所选“多栏账科目”的下级明细科目自动按多栏账的格式进行编排生。