恒海联国际贸易公司内部管理制度汇编(编辑修改稿)

恒海联国际贸易公司内部管理制度汇编(编辑修改稿)内容摘要：

本公司的各类资产实行定期清查盘点制度。 / 1）、固定资产每年年终决算前盘点一次； / 2）、使用中的低值易耗品及办公设施每半年清查盘点一次； 3）、库存物资每季盘点一次。 / 5． 各类资产的有偿转让、盘盈（亏）、毁损、报废均应查明原因，写出书面情况，报财务部门审核批准，按规定进行帐务处理。 八、支付货款和费用的审批制度 为了加强财务管理，提高资金的使用效率，降低资金运作的风险，特制定本办法。 一． 实行资金统一借贷，统一使用的办法。 由分管财务部门的领导和财务部根据业务需要向银行借贷（打包、押汇等贷款方式）或通过其他融资渠道统一筹集资金、统一调度使用。 二． 资金的审批程序和要求： 出口产品货款的支付 业务员提供全套付款单据：供 货方开出的已出运（或已收购入库的）的出口产品外销合同、增值税发票、专用缴款书、入库单（已入库未出运的），填写付款申请单（已出运的按编号分别填写）报送财务部门审核，财务部根据成本预算单、出口货物明细表（已出运的）、入库单（未出运的）、内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款，如果工厂暂时不提供专用缴款书则先行扣除税款后支付，余款待专用缴款书齐全后支付。 内销产品货款支付： 业务员根据供货方开出的发票（或收据）、入库单和填写的付款申请单一并报送财务部审核，财务部门根据内销合同 等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款。 预付货款： 原则上不预付货款，如果因商品或市场行情特殊性，确需预付部分货款的（最高不超过货款总额的 30%）。 在信用证结算的情况下，需信用证副本到达本司、经贸管部审核认可后，由业务员填报与付款申请单呈分管经理审核同意后交财务部安排付款；在其他结算方式下需预付货款的，则由经办业务员填写预付款申请单呈分管经理审批，分管经理视具体情况审核同意后方可交财务部安排付款；在预付款数额较大（或占货款总额百分比比较高）的情况下，应由董事长或经理室集体 商议同意后才可付款。 经办业务员应对全部预付款承担风险和责任。 代理出口业务的付款 必须是代理出口货款收妥入账后，由代理业务员凭委托方开具的增值税发票和专用缴款书，扣除代垫的全部费用和应收取的代理费后填写付款申请单报财务部审核，财务部门根据代理出口协议和结汇水单及代垫费用等资料和对无误后签字，再由分管经理审核同意后送财务部安排付款。 付款原则 : 原则上只能按增值税发票抬头付款，个别工厂确因收购原料、辅料、包装物等原因，需代其将货款付至供货方时 ,必须在办妥委托付款手续后方能申 报付款 ,且委托付款的手续必须是加盖公章或财务专用章的正本 (在特殊情况下可用传真件代替 ) 付款预申报规定： 为了使财务部能够有计划筹集资金，既能保证各类货款的及时支付而不耽误货款的收购，又要不是资金在账面上闲置而造成资金成本的增加，特要求个业务员作好货款支付的预申报工作，单笔货款十万元以内的要提前二天申报，超过十万元的提前三天申报（特殊情况除外）。 三、直接费用的审批 １、运、保、商检等费的审批 根据出口成本预算单、保险合同和经分管经理签字的代理船公司的运费、商检费等费用的传真确认件，由财务部门先行预提， 待正式发票入账时，先由贸管部核对交财务部审核无误后提交分管经理审核同意后方可付款。 ２、佣金的审批 由业务员提供佣金协议，外销合同副本、填好付佣申请单报财务部审核签字后再由分管经理审批签字后交财务部安排付款。 ３、其他直接费用 与业务有关的邮寄费、报关费、辐照费和包装费等，须在发票或入库单齐全的情况下才能申请办理付款，总额发票要附明细单，由经办人员申请呈分管经理审核签字后交财务部安排付款。 以上规定请各业务员遵照执行。 九、计算机管理制度 一、 本公司财务部负责本公司计算机及相关设备的管理。 二、 全公司的计算机及相关设备的配置计划由各部门根据工作需要提出需求量，经经理室批准后统一购置。 公司的计算机及相关设备由财务部逐一编号，并建立台帐。 三、 各部门的台式计算机及相关设备定点放置和使用，未经同意不得随意搬动。 四、 当计算机设备发生故障，本公司人员不能排除时，应及时与财务部联系，并填写故障记录单，由其安排检修或送修。 未经同意各部门不得擅自拆装计算机。 五、 未经专门训练者不得上机操作，不准利用计算机玩游戏或做其他与工作无关的事。 六、 计算机使用人员应经常做好本人使 用的计算机的清洁保养工作。 七、 未经许可严禁在计算机上运行与工作无关的软盘和光盘，在必须运行软盘时，应先对该软盘进行病毒检查，确保没有病毒时方可运行 八、 计算机备件和耗材（备件包括键盘、数字键盘、鼠标、网卡等；耗材包括打印纸、软盘、色带、墨盒和硒鼓等）由财务部根据需要进行采购。 并建立备件和耗材的领用台帐。 十、印章管理制度 本公司的印章分为公章、财务专用章法人代表章和其他业务性印章 本公司 除业务性印章外均由财务部保管 财务专用章、法人代表章（不含法人代表签字章 ）由财务部专人保管 印章不得随意带出，如遇特殊情况需带离本公司需经有关负责人同意 公章使用时，必须做好登记，注明盖章日期、部门、事由、经办人等内容，经审批同意后才能加盖印章。 加盖印章的份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不予盖章。 凡与本公司业务工作无关系的，需加盖印章证明重要事项的，须经有关负责人批准。 介绍信盖章，按指定的地点开具介绍信并给予盖章。 印章必须定期擦洗，以保持使用时清晰，盖章必须端正、清晰，对好方位。 十一、档案管理制度 档案管理范围：业务档案、文书档 案，人事档案、会计档案。 档案管理内容： （ 1） 、凡本公司在进出口业务活动中的各种单证（信用证文本复印件、制单资料等）等均为业务档案。 （ 2）、凡上级来文，或以本所名义拟定的上行文、下行文、总结、计划、工作汇报及内部管理的文件均为文书档案。 （ 3）、凡本公司员工的履历表、奖惩材料、任免晋升材料、劳动合同等均为人事档案。 （ 4）、凡本公司财务部门的会计凭证、账册和报表均为会计档案。 档案管理具体规定： （ 1）、本公司各类经济活动的合同文本，相关经办人在合同签订生效后 2个工作日内送交财务部 （ 2）、本公司交易活动中的各种单证、获得的客户资料在此项交易结束后 5个工作日内，由相关人员整理好全部资料送交财务部 （ 3）、文书档案按文档要求整理装订成册于次年二季度移交档案室。 （ 4）、财务部门的会计凭证应在每月终了后，依时序先后分类编号，装订成册，装订时必须折叠整齐便于查阅，会计帐簿、凭证、会计报表等有关资料于次年二季度移交档案室保。