用户手册-河海大学电子邮件系统

用户手册-河海大学电子邮件系统内容摘要：

简述如下： 必须有一块声卡和一个可供录音的输入设备 (一个麦克风 )，并且要确认声卡已经很好的安装并且驱动程序安装成功。 用户目前的操作系统使用的浏览器若是 Inter Explorer，需要安装本公司的插件来 帮助您进行语音信息的录制和回放。 2. 语音邮件的发送  当您正确安装了插件 (plugIn)之后，就可以利用【录音】、【停止】、【回放】三个按钮进行语音信息的相关操作。  录制语音信息：进入发送语音邮件页面的时候，状态栏中没有信息，单击【录音】就可以进行语音信息的录制，此时状态栏的信息为“正在录音 ...”，如图 所示，可用麦克风反复录制要发送的语音信息，在录音的时候，应当尽量避免在嘈杂的环境下进行，以免收信人收听时 产生杂音，影响音质。 （注意：本邮件语音邮件系统用户使用手册 14 | 系统允许录制 90 秒的语音信息，超过 90 秒钟，系统将会提示录音时间到，最好在 90 秒时间内把所有的语音信息都录制完，避免发送不完整的语音信息。 ） 图  回放语音信息：当结束录音的时候，单击【回放】就可以播放刚刚录制的声音，检查录音效果，进行发送前的语音预听，此时状态栏的信息为“正在回放”，如图 所示，播放完毕后，状态栏的信息恢复为空。 如果不满意，可重新录制，方法是重新点击【录音】即可。 图  正确填写收信人地址、主题、抄送、暗送以及信件正文。  单击【立即发送】按钮发送信件。 3. 注意事项  考虑到目前的网络状况和服务器负载情况，本语音邮件系统的语音信息最多可以录制 90 秒。  从用户发信那天开始，语音邮件将在邮件服务器中被保留 7 天，之后，将被自动删除。  如果用户这封电子 邮件还没有发送出去，又想修改语音信息，可以点击 【 录音 】按钮 重新录制。  不可以在一封电子邮件中包含多个语音信息。  目前的语音邮件版本还不支持将语音邮件保存在硬盘驱动器中。 视频邮件 本公司在大容量电子邮件系统的基础上开发了视频邮件功能。 通过视频邮件用户能看见真人的影像而不仅仅是文字，这样相互之间可以更亲切、更直观的联系， 无论 身 在何处，都可 以 随时看到亲人、朋友的音容笑貌。 点击写邮件页面右侧的 视频邮件 链接 将进入如图邮件系统用户使用手册 15 | 所示的“视频邮件”页面。 图 1. 插件的安装 视频邮件对用户的系统硬件和软件有一定的要求，简述如下： 用户必须有一个可供录像的输入设备（一个摄像头），并且要确认摄像头已经很好的安装并且驱动程序安装成功。 用户使用 Inter Explorer 浏览器，同时需要安装本公司的插件来帮助进行视频信息的录制和回放。 2. 视频邮件录制  当用户正确安装了插件（ plugIn）之后，就可以利用【 play】、【 pause】、【 stop】、【 record】四个按钮进行视频信息的相关操作。  录制视频信息：进入发送视频邮件页面的时候，状态栏显示“ Ready”，如图 所示。 单击【 record】按钮就可以进行视频信息的录制，此时状态栏的信息为“ Recording… ”，使用【 stop】按钮或【 pause】按钮都可以停止录制。 图 邮件系统用户使用手册 16 |  回放视频信息：当结束录像时，单击【 play】就可以播放刚刚录制的视频信息，检查录制效果，此时状态栏的信息为“ Playing… ”， 如图 所示 ，播放完毕后，状态栏的信息恢复为“ Ready”。 如果不满意，可重新录制，方法是直接点击【 record】即可。 图 3. 将视频信息作为附件发送 用户可以对是否 将视频信息作为附件发送进行选择。 如果不作为附件发送，该视频邮件将被保存在服务器上，同时收件人将收到一封带有 URL 的邮件，点击该链接，即可看到该视频邮件。 4. 选择压缩质量 用户可以选择视频信息的压缩质量，共分为 5 个档次：最好、较好、一般、较差和最差。 随着压缩质量的提高收信人收到的视频信息的清晰度将提高，但是邮件大小将增大，传送时间也将增长。 5. 视频邮件的发送 用户在录制好视频信息并填写好地址、主题等信息后，点击【发送】，系统会自动对视频信息进行压缩，状态栏会显示压缩进度， 如图 所示。 压缩完毕后，系统会提示用户视频邮件发送成功。 图 邮 件夹 用户点击左侧导游栏内的 邮 件夹 即可进入 “ 邮件数目统计 ” 页面，如图 所示，在该界面中，用户可以看到邮箱的使用情况，包括信箱总计和单个文件夹下的邮件数量，未读信件的数目和空间占用 率，利于用户直观统计，合理运用剩余空间。 邮件系统用户使用手册 17 | 图 本邮件系统提供的文件夹中包括收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱，用户可以建立自己的文件目录（本邮件系统规定最深目录为 2 层，用户最多可以拥有 20 个文件夹），垃圾箱下不允许建立新的文件夹。 用户可以将已经读过的邮件存放在自己相应的文件目录中，用户对自己建立的文件目录有删除权限，而收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱是系统缺省设置，不可以删除。  创建 文件夹 在如图 所示界面的【新建文件夹】后 的 输入 框内输入希望建立的文件夹名， 通过下拉菜单选择上级目录，点击【新建 文件夹 】 即可。 图  删除文件夹 点击文件夹所在行 对应 的 删除 即可删除对应的文件夹，若删除文件夹内含有信件，这些信件会被删除至“垃圾箱”内。  查看信件 邮件系统用户使用手册 18 | 与其它文件夹一样，可以在左 侧 导游栏内点击文件夹名或在 “ 邮件数目统计 ” 页面点击文件夹名 ，进入该文件夹， 操作同 其它 文件夹， 详细操作 请 参阅 收件箱 说明。 未读邮件 未读邮件箱中存放收件箱中所有的未读邮件，如图 所示为 “ 未读邮件 ” 列表页面，关于界面中的详细操作请参阅 收件箱 说明。 图 点击信件列表中的 “ 发信人 ” 下对应的链接，即可阅读信件，如图 所示为阅读信件时看到的页面。 图 邮件系统用户使用手册 19 |  回复 点击【回复】将切换到 “ 写 邮件 ” 页面， “ 收件人 ” 和 “ 主题 ” 会 自动填好，收件人为原信的发件人，主题为 “Re ： +原主题 ” ，来信内容也自动填写在信件中，但是回复时并不包含附件。  全回 【回复】与【全回】的功能类似，只是收件人不同，一封邮件如果有抄送人， “ 全回 ”会给原邮件的发件人和抄送人都发送回复的信件，而 “ 回复 ” 则只给原邮件的发件人发送回复的邮件。 注：若发件人或抄送人中包含用户本人邮件地址，点击【全回】，用户本人的邮件地址将不会出现在回复邮件界面的 “ 收件人 ” 处。  转寄 转寄方式包括两种模式：一种为修改后转发模式；另一种为 以附件方式转发模式 ，在邮箱 设置的参数设置里面可以对转寄模式进行设置。  删除 点击【删除】按钮便可以删除阅读的信件，如果用户删除信件后，发现删除错误，不要担心，可以到垃圾箱中找回。  彻底删除 点击【 彻底 删除】按钮便可以 在 阅读信件 时直接删除信件 ， 执行【彻底删除】操作的信件不会被保存到“垃 圾箱”内，请谨慎操作。  原文 本电子邮件系统提供阅读信件原文功能，供高级用户使用。 在阅读邮件页面点击 【 原文 】 ，用户可以在一个独立的窗口看到信件的原文，信中注明了该信件的发信时间、发信人和发信人地址等信息。  打印 系统支持用户打印信件内容的功能，方便用户阅读和保存，打印信件的格式与信件内容保持一致。 在阅读信件页面点击打印信件，即可将当前信件作为一个文件内容打印出来，这样用户就可以保存信件，离线浏览，也可为信件做备份，以便日后查阅。  查看其它信件 点击【上一封】、【下一封】可查看该邮件所 在邮箱的其它信件。 邮件系统用户使用手册 20 |  返回 点击【返回】，可回到该邮件所在的文件夹邮件列表页面。  存入地址薄 在阅读信件页面点击 存入地址 簿 ，可以将该邮件的发信人地址存入用户的地址簿中，关于存入地址 簿 的操作请参阅 地址 簿 说明。  加入白名单 用户可以通过 加入白名单 链接，将发件人地址 添加至用户的白名单中，执行白名单的操作 ，关于加入黑名单的操作请参阅 白 名单 说明。  阻止发信人 在阅读信件页面点击 阻止发信人 选项，可以将该邮件的发信人地址加入黑名单，执行黑名单操作，关于加入黑名单的操作请参阅 黑名单 说明。  加入过滤器 在阅读信件页面点击 加入过滤器 选项，可以将该邮件的发信人地址加入过滤器，执行各项过滤操作，关于加入过滤器的操作请参阅 过滤器 说明。  在新窗口中查看邮件内容 用户可以通过该连接，在新的浏览器窗口中查看邮件内容。 收件箱 收件箱中存放用户收到的邮件。 在 如图 所示 的“收件箱” 页面 中 ，系统会显示用户有几封邮件没有阅读 ， 并显示出邮件的各种属性，如发信人地址、日期、主题和邮件大小。 在页面的顶端有对信件数目的统计，页面顶端右侧 有分页浏览控制符，即 上一页 和下一页 便于分页浏览（ 由于图中列表只有一页，所以无法看到分页浏览控制符 ）。 注：通过 pop3收取的信件，日期显示的是信件日期而不是当前系统收取信件的时间。 邮件系统用户使用手册 21 | 图  信件的查看 点击 邮件列表中 “发信人”下对应的链接 ， 即可查看信件。  信件的删除 通过 复选框选中要删除的信件，然后点击【删除】 即可， 一次可 以 删除一封或多封信件 ， 也可 通过“ 全选” 选择当前页的所有信件 ，点击【删除】 即可 删除 信 件。 被删除的信件会保存到“垃圾箱”内，当用户发现误操作时，可以到“垃圾箱”内找回。  信件的彻底删除 通过复选框选中要彻底删除的信件，然后点击【彻底删除】即可，一次可以删除一封或多封信件，也可选择 “ 全选 ” ，点击【彻底删除】就会把当前页中的所有邮件彻底删除。 注：执行【彻底删除】操作的信件不会被保存到 “ 垃圾箱 ” 内，请谨慎操作。  信件的备份 通过 复选框选中要 备份 的信件，然后点击【 备份 】 即可， 一次可 以备份 一封或多封信件 ， 也可选择 “ 全选” ，点击【 备份 】就会把 当前页中的 所有邮件 备份，详细操 作请参阅 备份箱 说明。  信件的其 他操作  标记为未读： 通过此功能可将选择的信件标记为未读状态。  标记为已读： 通过此功能可将选择的信件标记为已读状态。  以附件转寄： 通过此功能可将选择的信件作为附件转寄给其他用户。 邮件系统用户使用手册 22 |  信件的移动 通过 复选框选 中要移动的信件，在下拉菜单中选择目的信箱，然后点击【移动 邮件到 】即可， 一次可移动一封或多封信件 ， 也可选择 “ 全选” ，点击【移动 邮件到 】 即可 把 当前页中的 所有邮件 移动 到所选的信箱中。  邮件排序 用户可随意根据邮件的发信人、主题、日期、大小排序，合理安排信件，便于查看。  快速清空垃圾箱功能 在文件夹的任何页面上均设有 【 清空垃圾箱 】 链接，独特的快速清空垃圾箱功能，便于用户直接清理信箱，而不需进入垃圾箱进行操作。 送件箱 如图 所示为“送件箱”界面， 送件箱 用来 存放发送 出 去 的信件。 对于送件箱中的信件，本系统为用户提供了“再次发送”功能，如图 所示，用户 查看送件箱中的信件，通过【 再次发送】 功能，可将信件再次发送给“收件人”，方便用 户的操作。 图 邮件系统用户使用手册 23 | 图 草稿箱 如图 所示为“草稿箱”界面， 草稿箱存放 用户 写过的或未写完的信件 ， 在 “ 写邮件 ”页面 中 ， 用户可以点 击 【保存草稿】 ， 将其放到草稿箱，在 空闲 的时候可以直接使用已经完成的邮件或 继 续 完成 未 写完的邮件。 邮件系统用户使用手册 24 | 图 垃圾箱 垃圾箱存放用户已删除的信件 ，如图 所示。 当用户删除邮件时，这 封 邮件会自动转移到垃圾箱中，等待用户的进一步处理 ， 如果是误删除，用户还可以从这 里 恢复 或 直接查看其内容 ， 同时 也 可以把信件【移动】到其它的文件夹 ， 如果用户想彻底删除， 选择信件， 点击【删除】 即可。 图 邮件系统用户使用手册 25 | 备份箱 备份箱中存放用户需要备份的信件。 当用户将需要备份的邮件放到备份箱中（注：并不实际创建邮件副本），可以选择将备份箱中的内容备份到网络存储（需开通网络存储功能）或者备份到本地计算机中。 注：备份箱中的内容在每次退出邮件系统时会自动清除，即当用户重新登录邮件系统后，上次放到备份箱中的内容并不被保留，会自动清除。 备份信件的详细操作如下：在如图 所示 的“备份箱”界面中，点击 【 开始备份 】按钮，将出现如图 所示的“保存备份邮件”提示页面，如果用户希望将备份的。