物业管理有限公司行政工作手册

物业管理有限公司行政工作手册内容摘要：

资产所有权及相关责任 资产所有权 资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。 在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。 资产管理部门责任 负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安排。 资产使用部门责任 资产作用部门应清楚本部门所属下的资产所处的位置，并确保该固定资产处于正常的使用中； 如发现使用人变更、 或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该资产管理部门，以便于更改资产的登记资料和作相应的处理； 资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用，并妥善保管、爱惜使用。 固定资产的折旧 固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门 /管理处承担。 资产的取得 申请购买资产 作购买前的准备，填写“固定资产申请表”（所申购的资产属固定资产类时适用）、或填写“非固定 15 资产 /费用申请表”（所申购的资产属非固定资产类时适用），然后将 申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。 资产购入后的验收 资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。 当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：。 注：如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门 /管理处责任人必须通知资源部，并作有关 的协调，保证对资产情况的及时了解。 资产的编号 资产转移 所申请的资产是从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的资产编号，资源部作相应的变更使用人登记。 当一项物品被认定为资产后，由资源部登记，给予其一个新的资产编号，按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。 资产的签收 资源部将该资产编号填写在申请表的“取得登记栏”中，再由申请人或使用人在“取得登记栏”上签收。 资产资料的存档 资产管理的公司责任人，将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书 、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。 资产购买款的支付 由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写“取得登记栏”的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。 资产的处理 资产的处理应填写《实物资产处理申请表》，并根据有关规定执行；如属固定资产 批准后交由财务部操作。 由于使用中损坏而处理的，在归档时必须附有损坏报告。 由于遗失（或被盗）而处理的，在归档时必须附有遗失（或被盗）报告。 需废弃而处理的，应须附有该物品的照片，以作处理参考。 固定资产的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。 其它 定期资产检查 两种周期性的维护来保持记录的精确、真实： 资产的年报（由资源部负责） 周期性盘点（由资源部主持各部门配合） 资产的年报 资源部于每年 12月 31 日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司 /管理处资产的年报，交档案室归档；同时将各部门 /管理处的资产年报发给各资产管理的部门责 16 任人。 周期性的盘点 周期性的盘点为每 年的 3 月和 9 月。 9 采购管理规定 目的 规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。 适用范围 适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。 职责 各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理 作及货款报销、采购资料存档管理工作。 各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。 公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及 采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。 财务部负责资金审核及调拨。 总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。 仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。 采购制度要点 维修物料的采购原则：实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。 每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。 仓存金额最高限额在 10,000 元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过（含） 三次。 采购行为分类 指单位价值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。 包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 /费用类 指单位价值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /费用。 包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。 17 采购方式 ： 员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。 ： 文具 /办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。 经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在 300 元（含）以上，或总价值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供应商来进行比较、核价。 采购审批权限按《广州新世界物业管理有限公司财务审批权限》执行。 其他采购要求 : 尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。 采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。 对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。 采购程序一般分请购、询 /比 /议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。 请购 仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月 25 日前汇总本管理处下月的资金使用计划（附请购清单），依权限逐级报批。 审核各管理处的资金使用计划，并交总经理批准。 急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下，由申请部门填写《请购表》交行政助理审核，经管理处主任批准后交行政助理统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报公司资源部及总经理批准。 大件贵重物品除按照资金使用程序报批外，仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。 （ 1000元以上）采购需填写《固定资产采购申请表》。 询价、比价、议价 行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请 购表》的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方 /供应商审批表》外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。 18 行政助理应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产品的必要信息外（如货号、规格、产地、价格、货期等），还须显示供应商的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。 呈核、订购 行政助理须将经议价后的报价资料汇总，归 纳整理报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上，依权限逐级报批。 于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料，一同呈报使用部门核准后，再依权限逐级报批。 采购材料较专业复杂时，行政助理需密切联系使用部门，并先把《请购单》交使用部门确认无误后，才依权限逐级报批。 《请购单》经核准后，如数量、金额发生变更尤其增加时，行政助理应重新依权限报批。 行政助理接到核准后的《请购单 》后，应密切跟进交货事宜，并及早做好相关的收货准备工作。 验收 验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验，专业产品还需要专业人员陪同验收，验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货，如不合格，由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名，交人事资源部存档备案，月底总结，如《不合格产品验收单》超过一定数量，取消供货资格，另换其它供货商。 仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录，对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门，并作出跟进。 手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。 存档跟踪管理 ，便于查阅，以及做好跟踪管理工作。 、使用说明等相关资料，须由行政助理统一管理。 行政助理应定期整理资料，做好归类、数据统计工作，随时为管理处提供准确的记录信息。 、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。 仓库管理 . 物品出仓 ：《请购单》中申购的物品； 必需的办公用品。 《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。 19 《库存物品盘点表》上。 物品盘点 每月 25 日前，人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。 由财务部复核。 根据清点结果，填写《库存物品盘点表》。 将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。 在次月 1 日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任 审核。 仓库管理 仓库物品应摆放整齐，由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放； 物品应分名别类，在物品前挂上物品标签卡； 仓库除仓管员外，无特殊情况其他人员不准入内； 仓库应通风良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠药，对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒； 仓库内的机械设备应定期保养上油； 仓库内应摆放足够的灭火器； 仓库内应做好安全用电管理，不准在仓库内进行加工、烹调 等作业，必须做到人走灯关； 仓库内应做好防范措施，门、窗、锁保持完好； 仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管，在此期间如需领用物品须有两人同往，并做好登记记录。 物品供应商评审管理 评审范围 /委托方； /委托方 行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容： 供应商 /委托方的名称、注册地址 营业执照 复印件 资质等级证书 评审结果和记录 其他证明材料 物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。 具体要求： 20 掌握委托方 /供应商内部管理的状况 委托方 /供应商产品价格的变化 社会信誉的变化 同本管理处合作的情况跟踪 其他应当跟踪管理的要素 跟踪评审结果的处置 资源部应当依据每半年的跟 踪评审结果将委托方 /供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。 委托方 /供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。 物品采购流程 采购流程 预算内 预算外 是否为 专控物品 需临时应急采购物品 价值是否=1000 元 ? 管理处 主任审核书面同意 货比三家 各管理处行政助理月底汇总各部门下月资金使用计划 (附《请购单》 )。 公司资源部汇总审核 报公司总经理审批 管理处拟写书面申请报告 提交管理处主任通过 行政助理跟进往后采购流程 否 直接与特约供应商进行询价 填报《特约供应商审批表》 由申购部门填写详细《请购单》或提供相关样品 是 21 备注：每月 22 日前各管理处提交下月采购物品计划（注明到货时间），并填写好物品采购单。 10 物品领用制度 物品领用前先填写《工作任务单》或《用料单》，确部门主管审核审核后方可领取，各部门主管须跟进物料使用情况。 对用户维修由相关部门下单，工程部领料，完成维修后，客服中心在进行验收的同时，监管材料是否得到合理使用。 各部门内部需领用物品时，由部门提出申请，报人事行政经理批准后方可领用。 10． 4 每月 25 日工程部各班组须将剩余和回收材料填写退料单、领料单，交仓管员入账，工程部、管理处行政人员每月不定期抽查并核实用料。 物料领用流程 报价分析 呈公司资源部核准 依审批权限逐级报批 安排货期 验收通过否 登记入仓，填写入库登记表及入仓单 退货跟进 资产登记，粘贴标签 使用部门领用，出仓填写出库登记表及出仓单 财务。