迅利汽车销售服务公司行政办公管理制度(编辑修改稿)

迅利汽车销售服务公司行政办公管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

方可查阅。 查阅机密档案资料须填写档案查借阅单，属本部门产生的机 密档案经本部门经理 批准，属外部门产生的经外部门经理批准同意后给予 查借阅。 如因工作需要查阅秘密档案资料填写查借阅登记簿后进行查阅。 查阅登记薄应填写清楚，如需复印档案，必须将复印件的去向填写清楚，档案员有权询问与借阅档案有关的问题。 对于突发性查档，需领导签字，而直管上属不在公司的，可由上一级领导代签；如上一级领导仍不在，需向行政人事部有关领导说明情况；如行政人事部有关领导也不在公司的，由档案员视情况紧急程度及档案重要程度确定是否予以查阅。 如情况紧急，对普通密级的档案可予以查阅；情况紧急，查阅机密档案的，档案员必须电话请示相关领 导，并做好电话记录；事情可以暂缓的，可酌情予以延后借阅。 查阅 查阅档案的人员将查阅单交给档案员，由档案员负责查找。 借阅单由档案员留档备查。 查阅单手续因故不全的，档案员应督促查阅人事后补上相关手续。 档案在查阅过程中不能带出档案室，如需复印，在复印后马上归还，不得将档案滞留在个人手中。 档案室正式归档（如何算正式归档，还需进一步讨论制定相应制度）的档案原则上不予借出，如确因工作需要，需借出者，需遵守以下制度： 填单 《借阅单》 （参见附表 6）由各部门保存，借阅绝密档案资料及土地使用证 和借用房产证 办理产权分户、过户手续档案资料须填写 《查（借）阅绝密、机密审批单》 （参见附表 7），经公司领导批准同意后方可借阅。 借阅机密档案资料须填写档案查借阅单，属本部门产生的机密档案经本部门经理批准，属外部门产生的经外部门经理批准同意后给于借阅。 如因工作需要借阅秘密档案资料填写查借阅登记簿后进行借阅。 借档前填写查借阅登记薄。 借阅单内容应填写清楚，完整。 档案员有权询问与借阅档案有关的问题。 如签字领导不在公司，档案员必须电话联系询问，并做好询问记录，直管领导回来后，档案员催促当事人立即补办借阅手续。 借档 借阅档案的人员 在手续齐全后，将借阅档案单交档案员存档，由档案员负责查找。 档案借出后，借档人员作为责任人必须负责档案的收回归档工作，档案员有权督促当事人将借阅档案及时归档，以保证公司档案的完整性。 借阅档案单必须 10 天清理一次，对不能及时归档的档案，借阅人必须说明情况，对暂时无法推进的事情，要求将档案暂时归还，需用时再行办理借阅手续。 任何部门或个人借阅图书档案，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈 划、增删、抽取、翻印或损坏。 违者，除予以必要经济赔偿外，将视情节轻重，给予相应处分。 档案归还时，由档案管理人员当面核 查后，在借阅簿上及时注销。 外单位因工作关系，需查阅相关档案资料时，须持有其单位介绍信，并经行政人事部领导批准后，方可进入档案室查阅。 超过保管期限的档案，由档案室及时提出处理意见，造册列出目录清单，并填写 《档案销毁登记表》 （参见附表 8），经档案销毁鉴定领导小组的负责人审查，公司领导批准后方可销毁。 档案销毁由档案销毁鉴定领导小组负责，必须由二人以上人员在场方可销毁（统一送造纸厂进行纸浆处理）。 销毁完毕，销毁人要在档案销毁登记表上签字确认。 档案销毁目录单予以永久保存。 档案统计 档案管理要 建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。 档案统计主要有档案基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。 档案管理现代化 电子文档的管理 文档资料存于软盘或光盘，在移交档案室时，需注明文件名称、建立日期、保存的磁、盘号等； 员工对公司电子文档负有安全保密的责任，重要的文件必须加密，并做备份。 建立和完善档案计算机管理系统，各部门可以通过电脑网络跨地区共享和利用档案信息资源。 在公司档案管理小组的领导下，整合企业内部信息资源，构建信息网络平台，实现公司信息化，提高内部档案信息资 源分享的程度。 有下列行为之一的，由档案室、有关主管部门对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚： 损毁、丢失属于公司所有的档案的； 擅自提供、抄录、公布、销毁属于集团所有的档案的； 涂改、伪造档案的； 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给其他人的； 违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案的； 明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 在利用档案室的档案过程中，有前面所列的第 3 条行为的，由档案室给予警告，可以并处罚款；造成损 失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 车辆管理规定 为方便办公，提高办事效率，公司对所属车辆做如下管理规定： 一 .车辆管理。 车辆由行政人事部调派，并负责维修、检验、清洁等。 《车辆调用申请单》（参见附表 5） 于事前向行政人事部申请调派，行政人事部依重要性顺序派车。 不按规定办理申请，不得派车。 3. 每车应设置《车辆行驶记录表》（参见附表 6） ，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。 使用后应记 载行驶里程、时间、地点、用途等。 管理部每月抽查一次。 发现记载不实、不全或未记载者应呈报行政人事部提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给予处分，并停止其借用权利。 4. 每车设置《车辆使用记录表》（参见附表 7） ，由会计于每次加油及修护时记录，以了解车辆受控状况。 每月初连同行驶记录表一并转行政人事部稽核。 二 .车辆使用 5. 使用人必须具有驾照。 6. 公务车不得借予非本公司人员使用。 7. 使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象 ，应立即报告行政人事部，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。 8. 驾驶人须严守交通规则。 9. 驾驶人不得擅将公务车开回家，或作私用，违者受罚。 经公司特许或返回时已逾凌晨者例外。 10. 车辆应停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。 任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予之以处分。 11. 为私人目的借用公车应先填《车辆借用登记表》（参见附表 8） ，注明“私用”，并经公司领导核准后转行政人事部及会计稽核。 12. 使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。 13. 私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后全部由私人负担。 三 .车辆保养 14. 车辆维修、清洗、打蜡等应先填《车辆维修申报单》（参见附表 9） ，注明行驶里程，核准后方得送修。 15. 车辆应由行政人事部指定各厂牌保养，特约修护厂维修，否则修护费一律不准报销。 可自行修复者，报销购买材料零件费用。 16. 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过 20xx 元时，应与行政人事部联系请求批示。 17. 如由于驾驶人使用不当或行政 人事部疏于保养，而致车辆损坏或机件故障，所需之修护费，应依情节轻重，由公司与驾驶人或行政人事部负担。 四 .违规与事故处理 18. 在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。 1．无照驾驶。 2．未经许可将车借予他人使用。 3. 酒后驾车。 19. 违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。 20. 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与行政人事部及主管联络协助处理。 如属小事故，可径行处理后向行政人事部报告。 21. 意外事故造 成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。 22. 发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司各负担一半。 五 .费用报销 23. 公务车油料及维修费以凭证实报实销。 24. 私人公用凭实证报销。 25. 公车私用： 1500CC 以内，每次行驶 30 公里内 ,缴交公司＠ 2/元公里： 每次行驶超过 30 公里，缴交＠ 元 /公里。 1600CC 以上，每次行驶 30 公里内 ,缴交公司＠ 元 /公里； 每次行驶超过 30 公里 ,缴交＠ 元 /公里 财务管理具体办法 本公司实行总经理领导下的逐级财务负责制，如下示意图： 总经理 | 财务经理 | 会计 ┏━━━━━━┳━━━━━━┓ 出纳员 保管员 收银员 本办法着重表述以下几方面内容： 一、 资金收支管理及财务报销审批制度 二、 低值易耗品和固定资产管理制度 三、 差旅费报销制度 四 、 银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度 一、 资金收支管理及财务报销审批制度 本公司所有资金收支工作均由财务部实施。 无论是营业收入、押金、租金、代收款项、预收款项 、罚款，还是其他任何形式、任何性质的资金来源款项，必须由财务部收取，其他部门和个人都无权收取或截留、挪用。 违规则视为贪污。 货币资金的支出，必须实行“一支笔”式的最终批准制度。 董事长或被董事长授权者例如总经理、副总经理等（为叙述方便，下文统称为总经理），方能行使该最终批准权。 原则上，公司所有资金不可私借私用。 但公司员工因特殊情况确需借支的，必需总经理亲批。 对于职工因公借支款项，必须由借款人填写借款单，注明时间、金额、用途等事项，由本部门经理同意并签署意见后，报请总经理最终以书面形式亲笔批准， 方可到财务部门借款。 职工因公需借支款项却又无法面见总经理获得书面批准时，必须电话请示总经理，由总经理亲自指示财务人员，然后办理借款手续。 但是，事后必须补办总经理签字手续。 因公借支款项，必须从公务活动结束、取得发票之日起 7 天内办理报销事宜。 凡在借款当月不能按规定报销的，缓发本人工资。 特殊情况确需延期报销的，必需总经理亲批。 持原始发票报销的，其发票的合理性、合法性、规范性必须符合税务部门的规定，比如：单位名称要求是本公司的全称“ 钦州市 迅利汽车销售服务 有限公司”，数量、单价、金额逻辑关系正确，大小写金额相符，收款单位盖章等等。 白条不予报销。 原始发票报销前需填制“原始发票粘贴单”， 注明原始发票数量、金额、经办人等必填内容。 如果是采购行为，还需要有“验收入库单”作为原始发票的附件。 “原始发票粘贴单”需要经本部门经理签字，以示认可其因公性、必要性，并在财务部门初审通过后，提请总经理最终批准。 二 、 低值易耗品和固定资产管理制度 本公司设立仓库及保管员，专门对低值易耗品和固定资产（为叙述方便，下文统称为物资）的入库、保管、领用、报废、盘点等 进行管理。 仓库应建立帐簿，适时登记。 物资采购权限：公司指定特别部门及人员负责全部物资采购工作。 除总经理特批外，其他部门和个人都无权采购物资。 物资采购程序：为防止重复采购，物资采购前，采购员应列出物资采购清单，并就采购品种和数量征得仓库保管员签名同意后，预算采购费用，报请总经理审批。 物资采购过程：采购清单获得总经理批准后，即可向财务借款。 市场采购，要货比三家，在质优价廉的原则下理性购买。 物资验收入库：物资运到后，仓库保管员应认真核对物品与采购清单是否相符，尤其注意品种、数量、规格、质量 等要素。 验收无误后，填制“入库单”一式三联。 若物品与采购清单不相符，则报请总经理指示。 采购报销：凭采购发票和“入库单”， 填制“原始发票粘贴单”， 按规定办法提请总经理最终批准，到财务销帐。 物资领用：领用人填制“领料单” 一式三联，经本部门经理签字后向仓库领取物品。 与此同时，同步登记领料台帐，即按领料人姓名分别开设帐页，按日期顺序登记，以便于日后工作变动时及时收回。 但这种领料台帐登记的物品应该是比较耐用或价值较大，比如计算器、饮水机等。 而办公消耗品（例如圆珠笔、纸张、文件袋等）一次领用数量不大 时，不必登记领料台帐，以免陷入“为登记而登记”的形式主义。 物资报废：比较耐用或价值较大物品报废而领用新品时，必须列出理由。 属于正常报废时，交旧换新。 否则，不予领用新品。 物资盘点：仓库应每月盘点并与财务对帐，发现差错，应查找原因，报请领导批示，及时更正。 制约机制：公司可通过以下几种方式实施约束： 1） 、对品种、价格到市场上随机调查暗访 2） 、要求采购员提供商家电话、网址，用信息手段调查核实 3） 、付款时尽可能通过银行转帐，不用现金 4） 、对同种商品不同时期的价格进行对比分析，如果差额较大， 则要求采购员作出合理解释 5） 、单独一人具体实施采购的行为尽可能避免，最好由二人同时与商家谈判、选购、付款 三 、 差旅费报销制度 到外地市出差前，由出差人填写借款单，注明时间、金额、用途等事项， 由本部门经理同意并签署意见。