档案工作制度汇编-兰州理工大学

档案工作制度汇编-兰州理工大学内容摘要：

过程中形成的文件材料。 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备． 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事 活动中形成的各种文件材料。 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第 — 个字母，如： “ xz”即“ xing zheng” (行政 )的简称。 （二）二级类目的设置和标识 二级类目是对 — 级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。 设置的标准，在大的原则统 — 情况下。 各校可视具体情况对随机类目进行选择，例如：科学研究的二级类目，本法只规定按学科或专业或项目设置。 具体 到一个档案馆（室）如何选择，由各校自定，产品生产与科技开发基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理。 一经确定，不得随意变动。 二级类目的标识，采用“双位制” 如：“综合”为“ 1 1”，其余二级类目依次层累为 1 l „„、 99， 但 l 0、 2 0„„等带“ 0”的数字不用。 （三 )三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 （一）档号： 是存取档案的代号，排架的依据。 必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。 (二 )档号编制的原则： 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的 13 双向功能。 （三）档号结构、模式和标识： 档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。 少数扩展到三级类目 者，还应把三级类目代号包括进去。 分类号究竟包含几级类目，由各校自行掌握。 比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“ DQ”，由二级类目组成者为“ DQ11”；由三级类目组成者为“ DQll”。 案卷号同样有特定的含义。 它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。 由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 档号的模式。 本法规定为： 年度号 +分类号 +案卷号 对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。 标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。 档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“ — ”连结。 例如： 1990 年内容是学籍管理的第23 号卷的档案，可标为： 1990JX1423。 （四）档案的实体排架问题： 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。 但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，各校在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目 —— 年代纵向排列，也可按年度 —— 类目横向排列。 五、关于实体分类中几个问题的处理 (一）关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。 它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。 随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。 从当前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列。 但由于载体和幅面尺寸 (类型 )不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型 分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。 其编号模式为： 年度号 +声像档案代号 (sx)+载体代号 (代码 )+保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。 例如：某中央领导同志 1990 年来校视察，照片册序号是 23，录像带序号是 102，则可分别标引为： 1990— SX11— 23 1990— SX13— 102 CB15 音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。 (二 )关于教学类档案类目的划分 教学类档案是高校档 案中数量最多的一部分。 考虑到不同规模、类型学校的差异性，为保持其有机联系和便于管理、利用，在二级类目的设置上采用了二种分类方案，供各校根据实际情况选择。 但一个学校只能选一种，并保持稳定。 （三）关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，其他九个一级类目都 14 包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了“外事”一级类目。 其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高，有其特殊性，在二级类 目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。 (四 )关于纳入管理的人事档案的分类编号 按 1991 年 4 月 2 日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字［ 1991］第 1 3 号文件，即《关于印发 干部档案管理工作条例 的通知》办理，本法不另作规定。 (五 )关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题： 由各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。 第二章 主表 DQ 党群 11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战 民主党派材料入此。 16 工会 妇女工作材料入此。 17 团委 学生社团材料入此。 XZ 行政 11 行政综合 学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。 12 人事 师资培养材料入此。 13 监察审计 14 武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博 J X 教学工作 11 综合 学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。 12 学科与实验室建设专业设置入此。 13 招生 14 学籍管理 学生奖惩材料入此。 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生 毕业生信息反馈工作入此。 18 教材 注；此类二级类目的划分，也可以采用以下分类方法： 15 11 综合 12 研究生教育 13 全日制本、专科教育 14 成人教育 KY 科学研究 11 综合 科研经费管理、学术活动材料入此。 ［ 12］按学科或专业或项目设置 类目 CP 产品生产与科技开发 11 综合 ［ 12］按产品种类或项目设置类目 J J 基本建设 11 综合 ［ 12］按单项工程设置类目 SB 仪器设备 11 综合 ［ 12］按仪器设备种类或型号设置类目 CB 出版 11 综合 12 报纸 13 刊物 1 4 书稿 15 音像 WS 外事 11 综合 12 出国 (境 ) 国际合作与会议材料入 WS 1 4。 13 来校 外国留学 生工作材料入 WS15；国际合作与会议材料入 WS14。 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 CK 财会 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册 奖金、助学金入此。 注：“［］”代表随机符号 附： SX 声像 12 照片 13 录音带 14 录像带 16 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 19 光盘 17 高等学校档案工作规范 (节选） (1993 年 11 月 16 日国家教委发布，自 1994 年 1 月 1 日起施行 ) 第二章 高等学校档案部门业务建设规范 1 引言 1． 1 为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理。 管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化。 提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等 学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度制定本规范。 1． 2 本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。 1． 3 本规范适用于高等学校档案部门。 中等职业技术学校可参照执行。 2 高等学校档案工作的基本原则 2． 1 高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案。 2． 2 高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的 重要内容之一。 2． 3 高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 2． 4 高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 2． 5 高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专 (兼 )职档案干部具体承办。 2． 6 高等学校要把档 案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。 2． 7 高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。 3 高等学校档案部门的任务 3． 1 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。 3． 2 制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。 3． 3 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。 3． 4 开展档案的开放和利用工作。 3． 5 参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。 3． 6 参加档案工作协作，学术研究和交流活动。 3． 7 培训全校专 (兼 )职档案工作人员。 3． 8 开展档案宣传工作和利用者教育活动。 3． 9 完成学校领导交办的其他任务。 4 高等学校档案部门的制度建设 4． 1 综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。 4． 2 立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案 归档范围、归档时间和归档办法。 4． 3 档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 4． 4 档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。 18 4． 5 档案的统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。 4． 6 开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。 4． 7 未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。 4． 8 档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、 办法、程序、手续等。 4． 9 档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职权、权限、任务、考核、。