烟台同辉照明科技公司管理制度规定(编辑修改稿)

烟台同辉照明科技公司管理制度规定(编辑修改稿)内容摘要：

内，特殊业务不在此限制。 严禁用公司电话拨打私人电话，不提倡在工作时间拨打私人电话，如员工在上班时间接听私人电话应简短。 如电话铃响而本人不在，其他工作人员应代其回答或留言。 严禁拨打任何声讯电话或其他收费电话，如工作需要，应向行政部提出申请，经确认实属业务需要方可 拨打；否则对责任人予以10 倍罚款。 查不出责任人的，由部门负责人承担。 长途电话使用规范： 各部如业务需要拨打长途电话，通话时间一般限定在 3 分钟之内， 员工拨打长途需经部门经理批准，在行政部拨打长途需经行政部经理同意，未经允许拨打私人长途电话，公司一经查明应扣除拨打人相应花费并处以10 倍罚款，无法核实责任人的，由部门负责人承担处理。 行政部每月打印长话清单，核查费用发生，适时落实非正常费用的责任，并向财务部出具相关罚单。 14 四、 移动电话管理 因工作需要，享有公司移动电话费用报销标准的员工应保证其持有 的移动电话畅通，不得出现未开机或欠费停机现象，一经查证月关机 2 次（含2 次）以上或不能及时应答的，如无正当理由，当月话费不予报销。 五、 传真机、复印机管理 行政部负责传真机、复印机的申请配备及定期维护、保养、按公司固定资产管理相关规定执行。 传真机、复印机的使用应有部门指定专人管理，收发传真和复印（包括：档案、图纸、文件、资料、证件、账册、发票凭证、统计报表等）应认真填写登记表。 严格控制办公 纸张的使用。 发送传真应事先确认其传真内容及接收人正确无误，防止人为性重复操作造成浪费。 公司行政部收发后要按照公司公文管理规定进 行处理，部门业务传真应及时传递并进行处理。 六、 计算机及网络管理 行政部负责计算机及网络设备的配置、网络的申请开通、局域网的建立和服务及各种费用的缴纳、设备商、软件商的售后联络工作等。 公司采取谁使用、谁管理、谁负责的管理原则，各部门经理负责监督管理本部门员工按操作标准使用计算机。 员工应正确使用计算机和打印机，如发现问题及时报告部门经理及行政部。 各部对电子文档实行分级加密制度，有使用权限的员工才可打开该电子文档，未经允许任何人不得复制、刻录公司密集电子文档。 公司财务部、行政部或其他部门存在 有重要内容的计 算机不得上网，以免重要文件和资料、财务账册、数据的丢失或 损 坏。 为了保证工作的正常开展，禁止员工利用计算机网络聊天或玩网络游 15 戏或网上股票或其他金融产品交易及查阅相关行情，利用网络查阅不健康的、淫秽信息和观赏电影，及其他与工作无关的行为。 在上网处理业务完成后，应立即 关闭 相关上网程序，严禁长期挂网。 各部应定期对所属计算机进行病毒检查，及时发现及时排除，如无法解决的报请公司行政部处理。 有效利用公司电子邮箱收发邮件，并定期对本部门有关的邮件进行存档和删除，以保证电子信箱有足够的空间可以使用。 行政部定期对公 司电子信箱进行清理，保证其正常。 员工违反有关计算机管理规定，公司视其情节轻重或所造成的经济损失的大小给予相应的行政和经济处罚。 第 六 节 公司印鉴管理规定 凡以公司名义签订的合同、协议等，必须按审批权限严格执行。 使用公司行政章、合同章、财务章原则上须经公司总经理批准。 各部门印章的使用必须经部门经理批准，必要时须报总经理批准。 行政部经理负责公司行政章和合同章的管理，财务部和法人章由财务部负责管理。 其他部门印章 由 部门负责人管理。 印章使用时必须登记清楚。 公司各类印章原则上不准带出公司，却因公务需借 出时，除特殊工作外（如财务工作），必须经总经理批准，各类印章外借时须由两人以上的签字。 凡对外使用印鉴的各类文件资料，管理部门应将复印件归档或记录。 印鉴保管人员发现不符合审批权限的，应予以坚决拒绝。 若发现徇 16 私舞弊、弄虚作假现象，对双方当事人予以开除处理，并依法追究其法律责任。 行政部负责对印鉴的管理进行监督检查，对违纪人员按公司相关规定严肃处理。 第 七 节 公司合同管理制度 合同签订前，签约部门必须填制《签约申请表》，或口头告知总经理。 严格按工作程序和权限审批。 合同金额 2 万元以上的 项目，必须上会评审。 2 万元以下的合同可由业务部门严格按照采购程序签订。 所有合同文本必须报总经理批准后方能签字、盖章生效。 个人及部门不得擅自人为将整体合同分签。 主管领导对合同执行过程负全面责任。 主办部门对合同的条款完备性负全面责任。 所有合同、协议原件须交由行政部存档，相关部门留存复印件，财务部备存作为付款依据。 合同签订部门负责审查合作单位的主体资格。 如果因合作单位的主体资格问题引起法律纠纷而造成公司损失的，合同签订部门负主要责任。 合同签订后，执行部门负责合同的跟踪执行工作。 如发生合同的补签和换签，其批转 流程与合同签署相同，换签的，签字执行部门须负责将原合同收回，送交行政部。 若发生合同纠纷，执行部门应及时上报公司领导妥善解决。 分管员工对合同承担具体实行责任，如发生招标和签约过程中的泄密、玩忽职守等违纪行为致使公司利益受到损失时，责任人应承担 17 全部责任，同时公司保留对其追究法律责任的权利。 合同因故中止，执行部门应以书面形式逐级上报至总经理审批。 第 八 节 公司档案管理制度 （一） 总则 公司档案一律由行政部统一建档管理，整理立卷，并设专人对档案经行管理。 （二） 档案主要分类 行政管理类：分对外和对内发文（发文格式同公文管理 制度）； 人力管理类：包括职务任免、岗位调迁、培训、招收录用、使用转正、奖罚、工资表等。 综合管理类： （ 1） 企业评定：工作计划、总结、报告等 ； （ 2） 公司设立之章程、协议、公司合并、撤销、变更等工商注册、资质评定； （ 3） 各类与公司经营运作相关的（采购）合同协议、法律文书； （ 4） 外颁证件、资质、书籍等。 业务规程与记录：包括业务管理程序、流程、业务信息报表等。 开发报批资料。 包括：项目开发批准文件、规划许可证、用地红线图、土地使用合同，建筑开工许可证等。 工程技术资料。 包括：竣工验收资料和设计施工资料、机电设备资料等。 如：地质 报告书、沉降观测记录、 机电设备资料（包括合格证、说明书、安装、调试报告）、电器原理及接线图、设备保修资料 18 等。 与客户有关的资料，如客户档案包括已购房业主的身份资料、户型、面积、房号、联系电话、付款方式等。 与企业销售有关的资料。 包括：企划案、营销推广纲要、销售策略、销售报表、优惠单等。 （三） 档案保管 所有档案在形成核准后， 由 指定档案管理人员按执行日期的先后顺序编号，并归类建档存放。 档案管理人员进行存放的档案必须是原件，有原始人签字和盖章，复印件或传真件无效。 （四） 档案借阅管理 如公司内部员工借阅行 政档案，则需向档案员填写“借阅单”，或登记本人签字，并 由 部门领导和行政部管理人员同时认可，方可借阅。 借阅时限原则上 不 超过十日。 若借阅人仅在档案室阅览档案，则所阅档案 仅需行政部经理同意即可，不需要填写“借阅单”但需登记签字。 对涉及公司机密档案的借阅仅限 经 公司经理以上领导允许，其借阅的程序除需填写“借阅单”外或登。