海鑫建材iso9001、14001质量和环境管理手册(编辑修改稿)

海鑫建材iso9001、14001质量和环境管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

O9001:20xx ISO14001:20xx 文件控制程序 记录控制程序 17 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章节号 修改号 A/0 页次 1/3 1 目的 对与质量、环境管理体系的有关文件进行控制 ， 确保各相关场所使用适用有效文件。 2 范围 适用于与质量、环境管理体系有关的文件控制。 3 职责 办公室 负责质量、环境管理体系文件的控制及组织对现有体系文件的定期评审。 各部门负责本部门相关过程控制所需作业文件的编制，部门负责人审核交主 管领导批准。 管理者代表负责审核 质量环境管理 手 册，批准程序文件，批准文件发放范围。 总经理负责批准 质量环境管理 手册。 4 实施 文件分类及编号 质量、环境管理体系手册（一级文件） 手册编号： HXQRM 章节号 版本号 手册代号 企业代号 操作类文件（二级文件），包括管理制度、技术文件、外来文件、记录等 操作类文件编号： HX XX 版本号 顺序号 部门代号（见注 2） 文件类别代号（见注 1） 企业代号 18 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章节号 修改号 A/0 页次 2/3 注 1：文件类别代号：取类别名称拼音首字母，如：管理类―― GL ；技术 类―― JS；外来文件―― WL（无原编号时） 注 2：部门代号（亦作文件发放号） 部门 代号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 总经理 01 管理者 代表 02 办公室 03 化验室 04 生产部 05 经营部 06 车间 07 仓库 08 其他需增添部门代号时，由 办公室 编排。 文件的编制、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分的、适宜的： a）手册由 办公室 负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布； b）程序文件由各相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准； c）操作类文件由各相关部门编制，部门负责人审核，由总经理批准； d）应确保相关部门和重要岗位得到有效适用的文件， 办公室 按《文件常规发放 规定》发 放，超出范围时，填写文件领用申请报管理者代表批准，文件发放时加盖 “受控”章和受控号，填写＜文件发放回收表＞。 文件的受控状况 凡本公司内部发放使用的质量、环境管理体系文件均为受控，呈送认证机 构的也为受控文件，其他提供外部的文件， 须经管理者代表批准后发放， 均为非受控。 所有受控文件应加盖“受控”印章，并注明受控号。 文件的更改 a） 文件更改时，由更改申请部门填写＜文件更改申请＞，报原审批部门审 批，若其他部门审批，应获得审批所需依据的有关背景资料。 b）文件更改后，需注明现行修订状态的修改号： （用字母和阿拉伯数字 分别表示版本和修改次数， 例如： A/0――表示第一版第一次修改） c）文件更改稿和＜文件更改申请＞交至 办公室 ，由 办公室 按受控文件的发放 清单发放同时收回相应的作废文件，并作相应的发放和回收记录，应确保 \ 所发放的所有份额文件的一致性、唯一性。 d）文件更改有换页、换版等方法，应在＜文件更改申请＞中说明。 文件的 保存、作废与销毁 文件的保存 a）质量、环境管理体系文件都应存放在干燥通风、安全、便于存取的地方； b）文件原稿由 办公室 保存，各部门领用文件由本部门资料员保管； 19 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 文 件 控 制 程 序 章节号 修改号 A/0 页次 3/3 c）对发放到的受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《现行 有效文件清单》，每半年核对一次，发现不一致，立即向 办公室 报告； d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借。 e）丢失或破损文件，应填写＜文件领用申请＞，经相应主管部门负责人审批 后，向 办公室 领用新文件。 因丢失而补发的文件，给予新的受控号，注销 旧的受控号，换领的文件，受控号不变，并应交回旧文件。 f）文件的归档按相关档案管理制度执行。 文件的作废与销毁 a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出， 加盖 “作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； b）为参考而保留的任何已作废的文 件，都应加盖“参考”印章，并在文件发 放回收记录上登记，参考文件不起指导作用。 c）对要销毁的作废文件，经管理者代表批准后，按记录销毁方法处理。 文件的借阅、复制 借阅、复制与质量、环境管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制 记录》，借阅须由相关部门负责人批准，复制文件须由管理者代表批准。 外来文件的控制 与质量、环境管理体系有关的外来文件，由各部门负责收集，识别其适用性后，交 办公室 编入外来文件＜现行有效文件清单＞，加盖“受控”印章 ，统一登记发放后使用。 各部门签收后编入本部门＜现行有效文件清单＞。 办公室 每年底到有关部门审查外来文件有效性，及时更换最新版本。 每年年底由 办公室 组织对现有质量、环境管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修订，执行本程序 条款。 本公司文件通常以书面纸张为准，存于电子媒体的文件无硬拷贝时，须设置有效的保管防护措施。 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。 5 相关文件 《记录控制程序》 《档案管理制度》 6 记录 ＜现行有效文件清单＞ ＜文件发放回收记录＞ ＜文件更改申请＞ ＜文件领用、借阅、复制申请＞ 20 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 记 录 控 制 程 序 章节号 修改号 A/0 页次 1/2 1 目的 对质量、环境管理体系所要求的记录予以控制，为确保产品符合规定要求、体系有效运行及产品、过程或相关活动的可追溯性及采取纠正预防措施提供依据。 2 范围 适用于为证明产品符合要求和质量、环境管理体系有效运行的记录。 3 职责 办公 室 部负责编制《记录一览表》，监督、管理各部门的记录。 各部门负责编制记录表格，收集、整理、保管本部门的记录。 4 实施 记录由各部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准，交 办公室 纳入 《记录一览表》。 记录的标识： JL－ XX－ 记录序 号 .修改号 质量手册章节号 记录代号 记录填写 记录填写要及时、真实、内容简洁明了、字迹清晰；因某种原因不能填写 的项目，应能说明理由，用单杠划去；各相关栏目确认签名不允许空白。 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，必要时更改人应签章，并注明日期。 记录的保存 各部门的资料员必须将记录收集、分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥处，防止弄污，按《记录一览表》中 规定保存期限保存。 办公室 将本公司所有质量、环境管理体系运行记录汇总，编制《记录一览表》，规定保存期，管理者代表审批后汇集备案记录的原始样本。 记录的保存形式可以是纸张（卡片、表格、图表、报告、笔记等）、电子媒体（硬盘、软盘、光盘等）。 记录表格的更改按文件更改相关程序执行。 21 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 记 录 控 制 程 序 章节号 修改号 A/0 页次 2/2 记录发放、查阅和复制 各部门填写根 据需要列出本部门《记录一览表》，经管理者代表批准向办 公室领用所需记录空白表。 各部门保管的记录应便于检索，查阅或复制者，需填写《文件领用、借阅、复制申请》，经相应部门负责人批准。 记录的过期处理 记录如超过保存期，由各部门负责人安排处理。 过期或其他特殊情况需要销毁时，由各部门负责人填写《记录销毁申请》 交 办公室 审核，报管理者代表批准。 含保密内容的记录（如：供方、顾客资料、报价记录、销售情况等），部 门负责人应 亲自监督其销毁。 留作草稿或其他用途的过期记录，应划斜杠作明显的作废标识。 5 相关文件 《文件控制程序》 6 记录 ＜记录一览表＞ ＜记录销毁申请＞ 22 南 通 海 鑫 建 材 有 限 公 司 管 理 职 责 章节号 5 修改号 A/0 页次 3/3 5 管理职责 明确最高管理者应承诺和实施的活动，以利于质量、环境管理体系的建立、实施和改进。