[精品]紫晶文档一体化管理系统ams

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分类大纲号： 60 文件题名： 180 摘要： 200 主题词： 50 分类号： 60 备注： 120 全文文件：不限 全文级别： 6  窗口的上半部  顺序号由系统自动生成，是机器识别号。  收文日期由系统自动采集计算机机内当前日期，用户也可根据实际情况进行修改。  文件类型 /来文单位可用下拉菜单进行选择，当用户输入文件类型库 /来文单位库中不存在的文件类型 /来文单位时，系统会提示“是否加入收文类型库 /来 文单位库中”，如果回答“确定”，则自动记忆功能启动，新增值被自动记忆，下次输入时就可以直接用下拉菜单选择。  为了加快用户的输入速度，系统将文件日期中间的分隔符已标识出来，用户只需键入 4 位年度， 2 位月份， 2 位日期；  点击 分类大纲 按钮，会出现系统设置中已经设置好的分类大纲表。 分类大纲号的生成是通过对分类大纲中一系列结点的选取而生成的，不紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 17页 ,共 40页 熟悉本档案馆 (室 )分类大纲号的用户可以利用分类大纲方便地确定文件实体分类大纲号。 当分类大纲打开，加亮相应类目，按确定按钮即可。  分类号的手工标引与分类大纲号相似，其自动标引直 接点击相应按钮，如果在“分类表管理”模块中已经建立了分类表自动标引的数据基础，则此处系统将自动找出匹配的分类号。  备注由用户根据实际情况进行填写。  全文文件名直接用 全文挂接 按钮来挂接所对应的电子文件。  全文级别用下拉菜单来选择。 若登录用户的密级低于这里的全文级别，将不能进行全文浏览。  窗口的下半部  选中“查重份文件”的对勾，则保存新记录时系统会自动核查目前收文库中是否已有“来文字号”或“文件题名”字段与之完全相同的记录；若有，则系统提出警示。  单击 列表 按钮，系统录入界面变为列表方式，系统录入界面可由 此功能在列表方式和卡片方式之间切换。  单击 调阅 按钮，用户输入当前年度的顺序号就可以直接调出该记录。  单击 检索 按钮弹出“收文检索”功能，其帮助见“收文检索”章节。  单击 打印 按钮弹出“打印”功能选择，可进行 “文件拟办单”、“登记表”、“批阅单”等格式的打印。 发文管理 发文管理的项目与收文管理基本一致，各项目的字段长度与使用方法可借鉴收文管理窗口的操作。 公文处理表格和收发文簿打印  文件拟办单、登记表、文件批阅单打印 用户可根据实际情况点击“文件拟办单打印”、“登记表打 印”、“批阅单、批阅单批量打印”按钮选择打印不同的公文处理表格。 此处以文件拟办单打印为例，见图 22。  收文目录表打印 收文目录表又叫收文簿，可根据用户需求进行选择性打印，记录排序方式也可进行升序或降序的选择，见图 23。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 18页 ,共 40页 图 22 图 23 缺省时，图 23 内的记录为空，只有当用户选择“所有记录”、“指定收文日期”、“指定顺序号”中的某一项时，表中才会有记录。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 19页 ,共 40页 图 24 此功能模块中，可单击表格题头进行某个字段的排序，也可以单击 多级排序 按钮进行多级排序 (详见“多级排序”章节 )，再将排序后的结果 提交打印；同时，还可以打印所有记录，或打印规定顺序号 /某段收文日期内的记录，乃至直接用 检索 进行模糊 /组合查询后进行任意组合数据集合的打印。 其打印的选择范围和排序方式完全由用户自己任意控制，见图 24。  发文目录表打印 发文目录表 (又叫发文薄 )打印与收文目录表打印类似。 自动归档 本系统按照 DA/T222020《归档文件整理规则》的整理方法制定出相应归档文件整理工作流程，用户根据实际工作的要求对归档文件进行分类、排列、编号后，由计算机自动进行相应的操作。 自动归档结果用以指导用 户排列实体归档文件，从而达到归档的目的，其界面见图 25。  分类  形成年度 为收文的文件日期、发文的发文日期所在的年度。  按机构 /问题分类时，用分类大纲号对文件进行分类。  特殊类型的文件，可以选择分类号进行分类。  如果分类条件均不选，则所有收、发文均参加自动归档。  排列  归档文件分类完毕后，按具体要 求选择排列次序。  排列时，由用户点击所选排序字段前面的小方框，出现的阿拉伯数字表示排列的优先次序，数字越小，优先次序越高。  编号  全宗号、卷 (盒 )号编制时，不足 3 位的最好用 0 补齐 3 位；否则系统用这两个号排序时可能不规范。  年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1988。  如果已输入全宗号、目录号，用鼠标点击卷 (盒 )号数据框，系统可以自动生成卷 (盒 )号。  将“页数 /盒”前面的小方框打上对勾，表示计算机在自动装盒时，会判断符合条件的文件总页数是否超过一盒能装的最大页数，若超过，计算机会将多出的文件自动装入后面的几盒中。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 20页 ,共 40页 图 25 点击 归档 按钮，系统会自动按照用户选择的条件进行归档 /装盒；在自动归档过程中，系统会提示用户查看自动归档操作的收发文数据，见图 26。 自动归档结束后，系统给出结果报告。 用户可继续在 人工归档 模块中进行数据检查，还可进入归档文件目录 /卷内目录子模块进行文件的调整，若归档结果有误，也可以删除该案卷 (盒 )，重新进行归档。 图 26 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 21页 ,共 40页 人工归档 /卷 (盒 )内文件调整 如图 27 所示。  左下角是收发文文件列表的条件，点击 检索 按钮可以进行文件列表记录的检索。  左半部是来源于收发文库的文件列表，点击 文件来源 按钮可在收文库、发文库、回收库中转换，以便为页面右半部的卷 (盒 )内文件库提供合适的数据来源 .  可对收文库、发文库进行检索和对检索结果进行多级、单级任意排序。  右上角是档号输入栏，输入需要操作的档号后回车，若是系统中已有的档号，系统提示：“您调出了一个已存在的案卷 (盒 )”，如果是未用过的档号，系统提示：“新增加一个案卷（盒）”。  右 半部是组成所调出的案卷 (盒 )的文件列表。  窗口中部是两个方向为“左、右”的红色箭头，将左半部文件列表中的某条文件点中，用右箭头可将其加入到右半部的归档文件 (卷内文件 )列表中，反之，可将右半部归档文件 (卷内文件 )的某条文件放回尚未归档的文件库中。  在左边的收发文列表中，可用 ctrl+单击的方式选中多条记录，再批量地送入右边的归档文件库中。  窗口最右边两个方向为“上、下”的红色箭头使用规则：将右半部文件列表中某条文件点中，用上、下两个箭头可调整其在卷 (盒 )内的次序。  所有的调整功能完成后，点击右下部的 保存 按 钮才会使操作生效。  单击“件号局部重编”按钮，可以在本卷 (盒 )的局部范围内进行件号的重新编排。 图 27 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 22页 ,共 40页  删除案卷 (盒 ) 在“人工归档”处还可进行案卷 (盒 )的删除操作。 这里的删除是指将档号及其中的内容从本系统中删除，如果原来卷 (盒 )内的文件来源于公文库，则该卷 (盒 )内文件回到公文库中；若是由人工直接进行文件级录入，则卷 (盒 )内文件也一并删去，所以在删除案卷 (盒 )时一定要慎重。  案卷 (盒 )号修改 如何在人工归档处更改档号。 如想把一个档号为“ ”的案卷 (盒 )改为“ ”，步骤如下：先在档号处输入“ 333”，回车后调出该卷 (盒 )，窗口右半部的“组成本卷 (盒 )文件列表”栏便出现该卷 (盒 )的文件信息；再将档号改为“ ”，回车后出现如图28 所示对话框，点击 确定 按钮后，进行保存即可。 图 28 封面编辑和打印 用户输入完整的档号后，全宗号、目录号、卷 (盒 )号由系统自动生成；系统提供“部门名称同时填入备注”的功能，用户可选择使用；时间项为卷 (盒 )内文件的起止日期；点击归档日期栏，系统将自动填入计算机当 前机内日期。 见图 29。 图 29 单击 封面打印 按钮，进入封面打印模块，字体可以自行调整，也可以选择硬、软两种封面格式进行打印。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 23页 ,共 40页 归档文件目录编辑、打印 /文件级数据录入 模块界面如图 30 所示。  可以在本模块中直接进行文件级数据录入，数据增加、修改、删除时的有关计算 (如页号、序号等 )均由系统自动进行。  窗口中蓝字“文件来源”、“年代 顺序号”指该卷 (盒 )内文件来自公文库的有关信息，若文件条目直接由本模块录入，该两项不会有值。  在本模块进行卷 (盒 )内目录的全文挂接与全文浏览。  如果选中“添加 继承”复选框，则此处添加记录时，系统会自动复制上一条记录做为新增记录的内容，可以减少输入量。  此处直接录入的卷 (盒 )内文件记录，删除后进入回收站，也可以调整到其他案卷 (盒 )内。  卷 (盒 )内文件打印：可以选择指定序号，选择打印纸张，选择打印字体、选择打印档号、选择打印件号或序号等。 图 30 本系统兼容各种档号格式，在用“序号”为准的档号格式处理完后，可以利用 档号选择 模块进行其他档号格式的批量转换，见图 31。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 24页 ,共 40页 图 31 用户指定档号格式后，系统会自动将本卷 (盒 )所有的卷 (盒 )内文件统一改成指定 格式，以满足用户的特殊要求。 备考表、脊背的编辑打印 用户按系统要求输入有关数据后即可打印出备考表和脊背。 注意：  必须先输入档号，系统才执行相关“备考表”或“脊背”功能。  每次编辑完成，须保存后再打印。  “脊背”打印的厚度可选。 案卷目录、全引目录打印  案卷目录的打印有两种方式：按照“档号”方式筛选打印案卷目录；按照“打印序号”方式筛选打印案卷目录。  以上两种方式，通过“案卷目录打印时，按打印序号筛选”的复选框进行切换选择，即该复选框选中时，按“打印序号”方式筛选案卷；该复选框未选 中时，按“档号”方式筛选案卷。  如果按照“档号”方式选择案卷的打印范围，则用户利用全宗号、年度 (可选 )、目录号、起、止案卷号来选择打印的范围。  如果按照“打印序号”方式选择案卷的打印范围，则系统自动生成打印序号，用户利用起、止打印序号来选择打印的范围。  案卷号打印时填入的项目栏，可在“档案馆编”和“档案室编”之间进行选择。  全引目录打印时可临时输入类目名称及起始页数再进行正式打印。 档号批量替换 本模块提供批量替换档号第一段 (全宗号 )和第二段 (年度 [保管期限 ])中的内容，按系 统的提示操作即可，如图 32。 图 32 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 25页 ,共 40页 件号处理 本模块可将用户选择的多盒归档文件进行件号的统一编制，如图 33 所示。 图 33 用户通过 档号选择 按钮，选出需要集中进行件号编制的案卷 (盒 )，然后执行 件号处理 按钮，系统即自动进行件号编制。 提示：当某一 盒 的归档文件增删记录时，会引起多个相关 盒 内文件件号发生变化，其手工调整非常麻烦；所以，凡是归档文件出现记录增删，均可以执行本模块由系统重新编制件号。 案卷 (盒 )批量处理 案 卷 (盒 )批量处理模块提供了两个功能：  档号格式批量转换。 用户用 案卷 (盒 )检索 按钮选出需要处理的多个案卷 (盒 )后，一次性地批量完成图 31 所示的档号格式转换工作。  用户也可以将选出来的案卷 (盒 )连同其归档文件一并批量地删除，但需注意的是：该批量删除是不可逆的，被批量删除的数据不可能恢复，所以请慎重使用。 分卷 (盒 )及合卷 (盒 ) 本模块可以将案卷 (盒 )内的文件 进行分卷 (盒 )操作，也可将若干卷 (盒 )的归档文件合并，见图 34。 紫晶文档一体化管理系统 (AMS)使用手册 第 26页 ,共 40页 图 34。