泉州汽车制造公司行政办公制度及工作流程(编辑修改稿)

泉州汽车制造公司行政办公制度及工作流程(编辑修改稿)内容摘要：

2. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 3. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 4. 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第七条 档案整理 1. 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“风出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2. 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1. 永久保存：（公司章程）；（ 2）股东名册；（ 3）组织规程及办事细则；（ 4）董事会及股东会纪录；（ 5）财务报表；（ 6）政府机关核准文件；（ 7）不动产所有权及其他债权凭证；（ 8）工程设计图；（ 9）其他经核定须永久保存的文书。 2. 10 年保存：（ 1）预算、决算书类；（ 2）会计凭证；（ 3）事业计划资料；（ 4）合同；（ 5）其他经核定须保存 10 年的文书。 3. 5 年保存：（ 1）期满解除之合约； (2)客户资料等；（ 3）其他经核定保存 5 年的文书。 4. 1 年保存：结案后无长期保存必要者。 5. 其他资料由各部门自行保管，使用部门视其有效期间保存。 第九条 档卷清理 1. 档案管理人员应随时擦拭档 案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。 每年更换时，依规定清理一次，己到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。 2. 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将在其上注明延长保管的期限。 第十条 调卷程序 1. 各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案员调阅。 15 2. 档案员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“档案调阅单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。 “档案调阅单”则按归还日期先后整理，以备催还。 3. 在档案室当场 借阅者，免填“档案调阅单”。 4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。 第十一条 调卷管理 1.“档案调阅单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 ，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。 3. 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。 4. 调卷档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经行政人事部主管同意。 声像档案管理规定 16 QZ行政 106A 第一章 总则 第一条 为加强本公司声像档案管理，特制定本规定。 第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片 (含底片 )及文字说明等组成。 第三条 声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由行政人事部档案员实行集中统一管理。 第二章 声像档案资料的收集 第四条 收集范围 ； ； ； ；。 第五条 收集要求 、录像带、摄像带、照片 (含底片 )和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。 凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； ，底片、 原件与影像、复制品要相符。 第六条 声像档案资料的征集 各部门有责任随时上交重要声像资料。 第三章 声像档案的整理 第七条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。 第八条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案员协助。 第九条 分类、编号 17 、问题分类。 同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号； 、录像带、摄像带按年代 问题分类，按内容编号。 同一内容分录几盘的应视为 一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；。 格式为 (档案形态 )档号 /(档案形态 )档号。 第十条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 第十一条 文字说明的编写 、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者 )等； ： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； (2)照片的自然张 (内容相近的亦可以 若干张 )编写文字说明。 录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。 一组声像资料联系密切的应加文字说明； (3)文字简洁、语言通顺； (4)时间用阿拉伯数字表示。 第十二条 编制格式。 其格式为照片 /底片号 文字说明 参见号 摄制时间 摄制者； 、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。 按要求逐项填写。 第十三条 案卷要求 ，集中编放； ： 照片、底片以 自然张为单元填写卷内目录； 录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 ，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。 第四章 声像档案的保管 第十四条 对库存的照片档案，要一年检查一次。 第十五条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，报经主管审批，登记造册。 第十六条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、 18 保管情况、提供利用及效果等项统计工作。 第五章 声像 档案的开发利用 第十七条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。 第十八条 建立声像档案借阅制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。 第十九条 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。 第六章 附则 第二十条 本规定由 行政人事 部制订经呈总经理核准后公布实施，修改亦同。 第二十一条 本规定自 自颁布之日起实行。 19 文书 管理制度 QZ行政 107A 一、本制度的目的，在于确保公司文书事务正确且顺利的进行，促进与提高公司各部门组织管理工作的效率。 二、所谓文书是指业务工作往来公文、报告、会议决议、规定、合同、各种许可证、各种帐簿等一切业务用书类与公文。 三、全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有，公司严格贯彻文书保密机制。 四、凡公司重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等一律以文书形式进行，所有文书的处理都必须以“准确”与“迅速”为原则，紧急情况下，可以先行以口头或电话形式处理，事后以文书形式作以记录。 五、外来文书由当班保安负责签收并转发收件人，内部文书的收发由文书收发对应部门自行办理。 六、公司文书的处理原则是部长负责制，各部部长对发送至本部门的文书负首要安排、指导的责任，对于不用涉及部门的文书，可由文书发送和收取双方直接人处理。 七、如果与各部门有关联的事项或者涉及公司改革的制度性文书，要经过相关部门部长级会议或全公司部长级会议商讨方可予以处理。 八、涉及公司或部门商业信息的机密性文件，不得中途他人转送，任何文书公司均提倡阅览后签字确认制度。 九、与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文 书的主管部门出面进行组织协商，如 果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。 十、请示和审批是公司经营中的一项重要程序，凡涉及公司经营的重要事项都必须经过请示，获得各部门直属领导和公司高层领导审查、裁决和批复后，方能实行或行事。 十一、须请示审批的事项如下： 重要人事的安排、变动 各种制度性规定的定制和变更 重要契约的缔结、解除与变更 与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等 馈赠、谢礼以及宣传广告费用的支 出 财务预算和决算事宜 20 须请示审批的重要或高额物品的采购 有关公司经营的重要计划与企划 其他上述未涉及的重要事项 十二、提请请示的文书提案必须进行认真斟酌，以便能节省审批时间和顺利的予以实施。 十三、任何文书的起草都必须征得所在部门部长的同意，并且在部长有了明确的决定之后进行。 十四、须请示的文书必须简明扼要，一事一议，必要情况下要附上有关资料和文件。 十五、文书如果需要加盖公章时，按《印章管理规定》办理。 十六、对于一些需要邮寄或专人 递交的文书，文书封面要明确发送或接收单位与地址、收件人姓名，并且注明“邮寄”“面呈”或“转交”字样。 十七、公司各种文书要按照公司保存年限的规定进行分类、编号整理保存，重要文件要标注“重要”字样，机密文件要标注“机密”字样。 十八、各部门的文书分两类进行保存：一类是特别重要的文书，直接由各部部长保存，另一类是一般性文书，可由部门内部直属人员进行保存。 十九、保存期届满的文书，以及每必要继续保存的文书，经主管领导决定，填写登记废除的理由和日期之后，可以予以销毁。 二十、如果职务或部门职责划分发生变更，文书存档 归并作出调整，则必须在有关登记簿上做好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。 二十一、本公司所有员工处理文书均按此制度执行。 21 公司图书管理规定 QZ行政 108A 第一章 总则 第一条 为规范公司图书管理工作，特制订本规定。 第二条 本规定所称图书是指公司为满足各部门生产工作需要而购置的图书资料，包括各类工具书、期刊、杂志及相关学术著作等。 第三条 本公司图书的管理，除另有规定外，均依本规定办理。 第四条 本公司图书由行政人事部档案员负责管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清点一次。 第二章 图书购置 第五条 需购置图书（杂志）的品种和数量，应广泛征求有关部门的意见，由行政人事部档案员汇总，报总经理审批。 第六条 凡个人提出购买图书资料的应先征得本部门主管同意，并报总经理审批后方可办理。 第七条 有关人员在购回图书后，应及时送至档案室验收归档，并由档案员在单据上签字后，方可按正常审批程序到财务部报销。 第三章 图书保管 第八条 新购图书应按顺序编号，将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。 第九条 本公司图书由行政人事部档案员编制目录卡供员 工查阅。 第十条 档案员对所保管的图书资料，应做到防潮、防霉、防蛀；对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性；对各类期刊要按年度装订成册。 第四章 图书借阅 第十一条 员工借书分为个人借书与部门借书两种，部门借书系指属部门专用图书，由部门主管签名借用。 第十二条 公司员工因工作需要，可借阅各类图书，但必须办理借阅手续，其借还手续比照本办法第二十三条、二十四条规定办理。 22 第十三条 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书（如词典类）只供查阅，原则上不外借。 有特殊需要的人员，可酌情给予配备。 第十四条 专业性强的工具书经研究可以长期借用。 一般技术图 书每人一次最多可借阅两册，借阅时间不得超过一个月。 第十五条 一般书报杂志得随意阅览，阅毕归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。 第十六条 员工所借之图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。 第十七条 公司员工在解雇、辞职时，须将所借图书归还。 第五章 借书时间、借阅期间与册数 第十八条 借书时间限办公时间内上午 10 点 30 至 11 点，下午 3 点至 4 点，其他时间概不受理。 第十九条 借书期间一律不得超过一个月，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。 第二十条 借书册数以两册为限。 第二十一条 部门借书期间与册数不受前二条的限制，但遇调 (离 )职应将借用图书全部归还。 第六章 借还书手续 第二十二条 员工借书应先查阅图书目录卡片，填。