河南交通物业管理公司质量管理手册(编辑修改稿)

河南交通物业管理公司质量管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

负责对上级主管部门给公司的外来文件的识别和发放； 管理要 求 、管理体系文件的分类： 、公司管理体系文件按层次分为以下三个层次 第一层次 质量管理手册 第二层次 作业文件（规章制度、作业性文件、管理职责）等 第三层次 支持性工具 、公司管理体系文件按控制状态分为“受控文件”和“非受控文件”两类。 受控文件需加盖红色“受控文件”章，非受控文件需加盖黑色“非受控文件”章。 、公司管理体系文件按材质分为书面、电子两类。 其中电子文件按照《计算机网络安全管理规定》，须做好文件上传、加密、防毒等工作。 、管理体系文件的编号 a）、质量管理手册： JW/XSC，即公司代号 /版次 手册代号； b）、第二层次文件： JW/XBXX 即公司代号 /版次 第二层文件 序号 如果在第二层次文件中出现新的文件，只需用源文件的编号后面加上新的序号即可。 c)、第三层次文件： JW/XXX 即公司代号 /版次 记录序号 、管理体系文件的密级 文件密级的设定：公司文件密级分 A、 B、 C 三级。 含 义 代 码 分 配 分 类 代码 表示信息传递的区域及信息浏览的权限 公司经理、公司副经理、公司管理者代表高层管理者 A 公司部门经 理（含）以上员工 B 公司所有员工 C 、管理体系文件的编制、审批权限 文件类别 编制人 审核人 批准人 质量管理手册 河南交通物业管理有限公司综合办公室 河南交通物业管理有限公司管理者代表 河南交通物业管理有限公司经理 第二层次文件 1 相关部门 相关部门主管领导 管理者代表 第二层次文件 2 相关部门 相关部门主管领导 管理者代表 、工作流程 、管理体系文件新制订流程 使用部门书面提 出需求 N Y 综合办公室发布，第二层次 2 的文件由部门到综合 办公室备案后发布 制订《文件控制清单》 、管理体系文件修订流程 提出需求 编 制 审 批 发布 确 认 申 请 Y N 提出需求 责任人及工作要点 综合办公室确认文件是否需新制订 按照本文件第 、审批，同时 填写《文件编制修订申请单》，并提交新文件原档（电子文档） 提出需求 组织讨论并修改改 审 批 发布 确 认 申 请 Y N N Y 使用部门书面提出需求 综合办公室确认文件是否需修订，其中属于第二层次2 类别的文件由部门确认文件是否需要修订 除第二层次 2 类文件，综合办公室负责组织相关人员讨论、修订 按照本文件第 条款编制、审批，同时填写《文件编制修订申请单》，并提交新文件原档（电子文档） 综合办公室做好文件修订记录。 每修改一次，文件版次号应递增１；体系有较大调整时版本号从Ａ、Ｂ、Ｃ „ „ 递增。 修订《文件控制清单》 、文件废止、销毁流程 、文件发放、回收流程 文件与实际 情况不符 新文件产生 申请废止 审批 回 收 原件存档 复印件销毁 继续使用 N Y 综合办公室提出书面文件废止申请，其中属于 第二层次 2 类别的文件由部门提出申请 按照本文件第 各部门文件管理人员负责回收本部门废止的文件，并做好记录，每半年交至综合办公室，综合办公室负责回收公司废止的文件 综合办公室负责将文件原件存档，修订文件控制清单 综合办公室 提出发布需求 通 知 确 认 Y N 确定发放份数 盖受控章 发布新文件 收回旧文件 综合办公室确认文件是否经审批通过 综合办公室发布文件发放通知 综合办公室按照管理者代表批准的意见确定发放份数，部门根据密级要求确定本部门发放份 数，并报综合办公室备案 综合办公室根据按照总经理、副总经理以及部门的顺序加盖受控章及分发号 部门文件管理员负责回收本部门旧版文件，在《文件发放回收记录》上做好记录，每半年交至上交综合办公室一次，综合办公室负责回收旧版文件，并将文件原件存档 、管理体系文件评审流程 公司经理确定是否需进行评审。 见管理体系文件新制、修订流程 N 见管理体系文件编制、审批规定 Y 河南交通物业管理有限公司综合办公室 支持性工具 、支持性文件 无 记录 、 JW/A01 外来文件登 记表 、 JW/A02 文件回收、发放登记台帐 、 JW/A03 文件清单 、 JW/A04 文件借阅登记表 、 JW/A05 文件编制修订申请单 、 JW/A06 文件更改通知单 、 JW/A07 文件评审记录表 提出评审需求 评 审 文件新制、修订 确 认 编 制 文 件 Y N 审 批 发 布 综合办公室 公司管理者代表组织相关人员对管理体文件进行评审 综合办公室根据评审结果对管理体系文件作相应修订 、记录控制程序 目的： 对管理体系所要求的记录进行控制，以证实公司所提供的服务质量和证实公司管理体系运行的有效性，为公司的改进提供相应的资料。 范围： 适用于对证明服务、环境和职业健康安全符合要求以及本公司、各部门管理体系 有效运行相关记录的控制。 记录的形式可以是电子媒体。 职责 、公司综合办公室为监督、管理本公司各部门的记录控制情况的主管部门，并负责汇总记录清单，部门需将记录清单报河南交通物业管理有限公司综合办公室备案。 、各部门文件管理员负责收集、整理、保管本部门的记录。 、综合办公室负责保管超过一年的纸介质记录，并按照《档案管理制度》进行归档管理。 工作程序 、记录格式 记录的格式为 JW/XXX 即公司代号 /版次 记录序号 记录（表格）的控制方法与程序和作业指导书等相同。 记录（表格） 的修改也视为体系文件的修改。 程序文件的记录由综合办公室保存电子版，若有修改则按照《文件控制程序》规定执行，记录应附在正文之后。 、记录标识 、记录的编号按照《文件控制程序》规定执行。 、记录应便于检索并确保记录的完整性。 、记录填写 、记录填写要准确、及时，内容完整，字迹清晰可辨，不得随意涂改；如有某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用斜直线划掉；各相关栏目负责人签名不允许空项。 、如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采取斜 直线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。 、记录的保存和保护 、各部门文件管理员负责编制本部门使用的记录清单，包括编号、名称、保存期限和责任人等内容，部门记录清单的批准由主管经理批准，公司记录清单由本公司管理者代表批准。 、各部门必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，应注意防潮、防火。 所有记录保持清洁，字迹清晰。 各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以 上的记录，按照公司《档案管理制度》，定期交综合办公室保存。 、记录的发 放、借阅和复制 、各部门文件管理员负责发放本部门所需记录空白表。 、各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》。 财务和人事方面的记录查询必要时要河南交通物业管理有限公司经理批准。 、如记录需要发放到相关人员，如管理评审报告，则按照受控文件的发放规定执行。 记录的发放范围由记录的批准人批准。 、记录的销毁处理 过期记录的销毁应得到部门主管经理的同意。 涉及公司重要的财务、人事档案的销毁还需经河南交通物业管理有限公司总经理批准，并 符合国家规定。 支持性工具 、 JW/A08 《记录清单》 、 JW/A09 《文件借阅、复制记录》 管理职责 、管理承诺 公司通过以下活动，对顾客及其相关方要求承诺，以确保建立、实施和保持管理体系并持续改进其有效性。 、公司总经理负责向员工传达满足顾客的重要性。 、公司总经理向顾客承诺： 持续提升顾客满意度，持续改善服务质量。 、公司总经理负责组织公司的发展战略策划，以确定公司经营理念、公司使命宣言（包含公 司管理体系方针、目标）。 、公司总经理为实现公司发展战略目标，负责制定公司的中长期发展战略计划，并适时进行监督和调整。 、公司总经理为实现公司发展战略目标，负责制定公司业绩方针和目标；管理者代表负责对公司方针和目标进行测量监控。 、公司总经理负责向公司提供实现管理体系方针、目标所需的各种资源，以满足物业管理服务过程的需要（包括：人力资源、基础设施、工作环境、信息和资金）。 、公司总经理负责确定顾客和相关方的要求，管理者代表负责把要求转化形成管理体系文件。 、 公司总经理负责组织管理评审以确保管理体系的充分性、适宜性和有效性。 、以顾客为关注焦点 、公司总经理把顾客满意作为各项活动的目的，并通过下述活动使顾客满意得到保证： 、确保在管理方针中对满足顾客要求和持续改进管理体系有效性作出承诺；并在公司范围内传达满足顾客要求的重要性。 、通过与顾客沟通，全面了解顾客对产品、服务的各种要求，包括明示的、隐含的以及法律法规方面的要求，以增强顾客满意为目标，通过质量管理体系的有效运行确保顾客的要求得到确定并予以满足，确保遵守法律法 规。 、通过对顾客满意的调查、了解、分析，评定公司是否满足了顾客要求，并不断寻求改进的机会。 、 质量方针 、总经理确定公司的质量方针，在质量管理体系范围内，确保管理方针适于本公司的活动、产品和服务的性质、规模和影响，就能够为目标指标的制定提供框架。 为此，总经理确定公司质量管理方针为： 科学管理 持续改进 提供优质服务 以人为本 诚信守法 构建和谐企业 环境治理 安全服务 营。