集团公司行政工作手册

集团公司行政工作手册内容摘要：

作。 （ 7） 文件存档 对完成批复的文件及时存档，文件存档前应对存档文件进行登记并编号，登 13 记主要内容包括：存档编号、收 文日期、来文单位、来文文号、文件标题、文件内容概述、审批人、审批意见、分发范围、审批结束日期、分发日期、存档日期等。 （三）注意事项 、准确、无误。 ，提醒相关人员尽快进行文件批示。 ，注重效用，注重针对性和可操作性。 ，不得越级请示和报告。 （报告、请示等）应由主要负责人签发。 ，不得在报告等非请示类文件中夹带请示事项。 处理内容的了解，对文件所涉及事项做到简单了解，加强与来文单位沟通。 ，确保文件完整，并严格遵守集团文件借阅制度，保证存档文件不会遗失，机密文件不会外泄。 14 第 四 部分 档案管理 一、档案管理流程 及时交档案管理员 送达 N Y 档案员填写《档案登记表》， 需存档的资料 档案员检查，清点 资 料 是 否完整。 退回原部门修改 15 归档部门人员签字确认。 借阅档案 办理借阅手续 办公室负责人、借阅人签字 3 天内归还、档案员清点查收 二、注意事项 防止和克服 “ 七 重 七 轻 ” 防止“ 重集中突击，轻日常推进 ”。 上边推一推，下边动一动，突击收 集材料、突击整理案卷、突击改造保管条件， 日常 重视 力度应加强； 防止“ 重坐门等客，轻主动服务 ”。 被动接待查阅和收集材料多，你来我收，来多少收多少， 把关不严， 主动上门服务、收集材料 力度应跟上； 防止“ 重档案使用，轻 规范流程”。 注意 档案使用工作便捷同时，往往不档案员进行档案编码 档案资料 交已审核《档案资料借阅申请表》至档案员 档案员填写《档案借阅登记表》 借阅 借阅人在《档案借阅登记表》上签字确认归还 档案员归档 退还档案资料 是否同意借阅。 不同意 同意 16 能一视同仁，越过流程、忽视制度规定的要坚决杜绝； 防止“重档案分类，轻密级划分”。 部门按照类别系统性归档的同时，要注重档案秘密区别对待和知悉权限范围界定； 防止“ 重 纸质档案 ，轻 电子台账”。 不局限于 当 “ 保管员 ” ， 纸质档案之外的电 子文档、台账的建立、保管要 深入 ； 防止“ 重制度建立，轻制度落实 ”。 注重建立健全规章制度，但执行起来不够严格，对领导和熟人较宽，对基层和陌生人较严 ； 防止“ 重 档案 整理，轻 手段保障”。 注重档案管理软环境提高的同时 ，档案保管 安全措施的硬手段应引起重视。 17 第 五 部分 印章管理 一、印章管理流程及要求 （一）印章领取流程 （二）印章使用流程 用章领取申请 分公司负责人签字确认 集团总裁签字确认 控股集团董事局办公室负责人签字确认 控股集团档案室 领取 分公司相关责任人存档 结束 填写用章审批表 经办人签字确认 部门负责人签字确认 18 二、印章管理注 意事项 各子（分）公司应设置专门的电子保险柜用于公司公章和合同专用章的存放，由总经理保管保险柜密码，总经理指定的企管办主任保管钥匙；保险柜钥匙不得乱丢乱放，密码不得私自泄露。 财务专用章和法人章应分开保管，财务专用章由财务负责人领取和保管，法人章有子（分）公司办公室负责人领取和保管。 保管人应在《印章保管登记表》上记录签名。 保险柜密码必须 3个月更换一次； 印章原则上不允许带出公司； 子分公司、项目部不得私刻任何印章 (未经董事会同意 )； 每份盖章的合同、文件必须留存原件（不论文件多少页等情况）； 严禁在空白纸上盖章； 所有用章文件必须由印章管理员亲自盖章； 子分公司、项目部关于施工签证、变更类的文件需要用章的，必须由分管总裁签署意见，否则不得盖章； 子分公司、项目部关于抵押、担保、过户、融资、工商变更与注销等类特别重要的合同、文件用章必须请示集团董事会办公室。 董事长签字的可除外； 用章文件页数超过 2页（含 2页）的，必须加盖骑缝章； 员工要求公司出具收入证明、实习证明、工作证明等情况的，印章管理员应审核文件内容，要求人资部、财务部等相关领导签字，证明与事实相符，否则不予盖章， 更不能在文件中出现任何担保类的表述； 1仅有签字和盖章而本页无正文内容的页面（签字页），如需盖章，必须和前面正文内容加盖骑缝章或在本页正（反）面说明用途或相关情况，否则不予盖章； 1申请盖章的合同或其他文件必须内容填写完整（含抬头、备注、空格、领导签名等），一律不能留有空白，无须填写处应划掉。 严禁给内容填写不完整的文件用章； 1严禁私自办理印章交接手续； 1合同正文原则上不能有手写修改之处，如必须修改相应内容的应当由合同双方领导签字并加盖公章，否则不予盖章； 第一负责人签字确认 盖章 存档、结束 19 1一式多份的合同、文件须审核 每份是否内容一致； 1作废或损坏的印章不得私自销毁，必须由总经理带回集团总部档案室予以统一封存； 1合同落款处须有子分公司（或项目部）总经理或其授权人签字，如无签字的予以退回补签。 并且必须根据合同金额大小由对应权限的领导签署，不得越权越级代为签署； 1印章使用审批表上的用章次数应大写； 1原则上，合同必须由对方先盖章。 20 第 六 部分 车辆管理 一、车辆预约范围： 为了促进集团公务用车管理规范化，提高小车使用效益，特制定本制度。 集团 下属各子（分）公司参照本制度执行。 用车范围：以下情况可安排用车 集团、子（分）公司大型接待（政府、媒体、企事业单位等）； 集团总裁级及以上领导因公出差至子（分）公司； 21 集团总部总经理及以下人员去项目公司项目公司不得安排车辆接送。 其他特殊情况。 二、车辆预约使用流程 集团总部用车流程： 南京 南京 市外 市内 用车 用车 分公司用车流程：。