格兰国际商务会所采购部管理制度手册(编辑修改稿)

格兰国际商务会所采购部管理制度手册(编辑修改稿)内容摘要：

四川格兰国际商务会所 采购部 管理手册 采购部 部门组织结构及岗位说明书 内业 岗位说明书 版次： A 页次： 1/1 工作职位：行政文员 直属部门：总经办 直接上级： 采购部 总经理 上班时间： 9： 30— 18： 30 素质要求： 男女不限 ，中专以上文化程度，形象气质佳，熟练掌握办公自动化，有档案管理经验，责任心强， 有团队合作精神，服从管理。 工作概述： 负责 采购部 内务工作。 岗位职责： 各部门各类文件的打印、复印； 负责文件分发与管理：含编码、分类装订、编查询目录、借阅管理、销毁等， 及过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管；发至各部门的文件，要求各部门经理签收同时公司存档。 打印纸张及印发表单管理（需作出月报表）； 办公用品申购、领用、管理，每月 28 日前需做出实用情况月统计表；并于每月 5日前上报下月的办公用品计划。 完成 采购 经理交办的其它工作。 接口部门：人力资源部 编制： 审核： 批准： 日期： 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部 管理手册 第 五 章 部 门 管 理 制 度 四川格兰国际商务会所 采购部 管理手册 部门管理制度 管理手册的编制和控制 版次： A MSEO001 页次： 1/2 目的：指导各部门如何进行编制、管理《部门管理手册》。 一、 管理手册是部门经营管理工作的指导、保障文件体系。 二、 每卷管理手册都由八个章节组成。 第一至第三章除封面外的所有内容由公司 采购部 办公室统一编制，并发放到各个部门。 第四章为《部门组织结构和 岗位说明书》，包含部门组织结构图、部门职责和各岗位的岗位说明书。 组织结构图、部门职责和主管以上岗位说明书由部门经理编制、部门总监审核、总经理批准，主管以下岗位说明书由部门经理编制，部门总监批准。 第五章为《部门管理制度》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作需要进行编制，并经部门总监审核、总经理批准后生效； 第六章为《部门操作程序与规范》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作需要进行编制，并经部门总监批准后生效； 第七章为《接口文件》，指本部门收到的其他部门发放的与本部门工作相关的管理制度、操作规范或运作表 格，各部门根据接口文件编制《接口文件目录》即可，并将收到的接口文件按目录清单列表顺序附在目录后。 第八章为《部门运作表格》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作需要进行编制，并经部门总监批准后生效； 三、 文件的编写格式说明： （一） 各类文件都有其固定格式，应该保持统一； （二） 每章节都有格式统一的封面，第四 —— 八章还有固定格式的目录； （三） 每份文件页首应有规定的标题、文件编号、版次、页码等文件标识，页尾有接口部门栏和审批签字栏，如果文件内容超过一页，则只需在最末一页的页尾写明接口部门及审批签字。 （四） 文件标识的说明：（参照本表） 文件代码的说明： A、 文件类别代码： 共三类： MS管理制度， SOP操作程序及规范， OF运作表格 B、 部门代码及分部门代码 四川格兰国际商务会所 采购部 管理手册 部门管理制度 管理手册的编制和控制 版次： A MSEO001 页次： 2/2 文件编码管理： 采用文件编码的目的是便于查找、管理文件，文件编码由文件类别代码、部门代码 /（分部门代码）、文件序号三部分组成，文件序号从 01 开始，各部分之间用“ ”连接。 如： “ MSEO001” A、 版次：用英文字母表示，由 A 开始，每次修改后需更改版次号； B、 页码的书写格式：（页次） /（总页数） 如： 1/2 C、 字体字号：页首页尾格 式固定，具体内容统一使用小四号宋体 四、 文件的发放控制： 所有部门管理手册应整卷抄送行政办公室存档。 第五、六、八章节的文件应发放至各接口部门，“接口部门”指文件内容涉及到的所有部门。 各部门文件如有增添、删减或更改，应按照规定审批程序审批后，应及时发放至行政办公室存档及各接口部门，发放时使用《文件签收登记表》（见附件）登记，并收回原文件作废。 在每次发放的同时，应将部门最新制度目录（封面）一同发放给各部门。 五、 相关运作表格： OFEO001《文件签收登记表》 部门名称 部门编号 部门名称 部门编号 EO 总经理办公室 EO 人力资源部 HR 营销部 SM 财务部 FIN 分部门：销售部 S 采购部 PUR 公关策划部 P 前厅部 FO 采购部 FB 客房部 HK 分部门：中餐厅 C 西餐厅 W 接口部门：各部门 编制： 审核： 批准： 日期： 采购部 门管理制度 版次： A MSEO001 页次： 2/2 第一条：为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、特制订本制度。 第二条：采购部工作基本要求 所有采购项目均需由部门申请，财务部审批， 1 万以内的采购项目经总经理 签批授权即可实施采购； (1 万以上须经董事会指定人员签批 ) 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供两次报价单； 所有采购物品的品质须保持一惯稳定； 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责； 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取公司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给财务部、总经理； 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。 上 述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库。 采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。 采购部禁止采购任何未下采购申请单的物品（ 200 元内不常用物品采购可以免申请），否则财务部将不予以报销。 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。 采购部负责跟进、协调各供货商的货款支付事宜；对到期的应付帐款，公司应及时支付，以建立公司良好形象，维护公司财务信誉，同时也为日后的采购工作提 供便利。 第三条：采购方式及供货商的确定： 一、采购方式的确定： 对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。 对于使用平率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。 对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。 二、供货商的确定原则： 初选供货商：要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。 试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质 量、价格、服务三方面来进行比较尝试。 确定供货商：在使用两个月的基础上，由总经理、财务部、总厨、采购部主管组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。 签订供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年。 供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。 第四条：市场调查原则 由财务部人员、采购主管、行政总厨每月不少于两次进行市场调查。 调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及 调查结果，由全体人员签字后交财务部存档。 调查时间、地点的选择： 每 15 天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。 市场的调查以供货商所在的市场为准。 调查的方法和程序： 调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。 调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。 对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。 在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方一口价。 除实 地调查外，当地的报刊、杂志、电视、网络等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。 调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。 零星物品的调查由财务部人员（采购人员除外）实施。 第五条：采购的定价原则： 对供货商所供物品的定价：在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。 定价程序：由财务部人员及采购经理一起根据市。