西北大学办公自动化系统使用手册

西北大学办公自动化系统使用手册内容摘要：

西北大学办公自动化系统使用说明 22 部门领导进入后可以修改正文，实现文件的痕迹保留，具体操作清参考： 如何修改正文 完成操作 后可以填写意见，意见可以选择也可手动填写， 点击“ ”按钮，弹出窗口： 点击“ ”按钮，可查看整个文件所有的流转信息。 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员， 说明： 根据 学校流程规定，部门领导处理完成后，下一步将送交本部门秘书进行流转，部门秘书会根据部门领导的处理意见来操作； 人员选择完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 西北大学办公自动化系统使用说明 23 . 部门秘书如何处理（部门秘书使用须知） 如以 部门 秘书为例，登陆 OA 系统后，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题，如下图： 点击文件记录进入后将显示如下页面： 点击“ ”按钮，可查看流转信息，整个文件流程的过程，当前处理人、当前处理环节都可以通过点击“ ”按钮来进行查看。 部门秘 书对文件的内容进行校对和修改，可以填写意见，可以进行会签处理，处理完成后点击“ ”，弹出下一环节的选择框： 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员； 说明： 根据学校流程规定，部门领导处理完成后将会返回给部门秘书转办，部门秘书需要根据领导意见 进行操作，下一步是选择进行文件会签，是返回给拟稿人，还是发送给校办或党办秘书等；如本例根据部门领导处理意见选择发送给“校办 秘书”； 选择完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 西北大学办公自动化系统使用说明 24 文件发送成功。 . 办公室秘书如何处理（ 办公室 秘书使用须知） 以 办公室 秘书身份登陆 OA 系统，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题，如下图： 点击文件记录进入后将显示如下页面： 办公室 秘书进入后对需要对文件正文进行校对，并可以修改正文，具体操作请参考： 如何修改正文 点击“ ”按钮，可查看整个文件的流转信息。 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 办公室秘书可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相 西北大学办公自动化系统使用说明 25 应的办 理人员， 说明： “ 办公室 秘书处理”这个环节是发文流程中的关键环节，起到承上启下的作用。 根据学校流程规定，文件流转到 办公室 秘书后， 办公室 秘书下一步将送交“办公室审稿”，然后根据办公室主任审稿的意见送交“ 主管 校领导签发” 或“其他校领导审核” ，“校领导签发”完成后返回到 办公室 秘书，同时 办公室 秘书需要根据领导意见决定是否需要会签；整个文件处理完成后要发送给“文印室”进行“编号成文”和“文件套红”等；最终进行文件下发。 办公室 秘书 选择 完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 . 办公室主任如何处理（办公室主任使用须知） 以办公室主任为例，登陆进 OA系统后从首页“待办事宜”中点击需要处理的文件，如下图： 点击文件标题，进入后显示如下页面： 西北大学办公自动化系统使用说明 26 办公室主任进入后可以对文件进行审稿，并可以修改正文，具体操作请参考： 如何修改正文 文件审稿完成后，要填写审稿意见，点击“ ”按钮，弹出窗口： 用户可以选择常用的意见，也可以在填写意见栏目中手动输入。 点击“ ”按钮，可查看流 转信息。 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 西北大学办公自动化系统使用说明 27 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员， 说明： 根据学校流程规定，办公室主任审稿完成后，下一步将直接发送给校秘书进行处理，校秘书会根据领导的处理意见来执行； 选择完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功，此时文件被发送给校秘书处理。 . 校领导如何签发（校领导使用须知） 校领导登陆进 OA 系统后，在 首页 “待办事宜”中会看到由校 办 秘书发来的待处理的文件 ： 西北大学办公自动化系统使用说明 28 1. 点击 文件标题， 可以打开具体待处理文件； 2. 点击“ ”，可以查阅或修改文件的正文； 3. 4. 点击“ ”按钮，可以查看 整个文件的流转信息 ； 5. 在领导 意见 框中 可以填写 办理意见 6. 意见填写完毕后，点击“ ”按钮， 将弹出窗口 ，点击“确认” ，如下图： 西北大学办公自动化系统使用说明 29 7. 文件发送成功。 . 如何结束流转（办公室秘书使用须知） 如果文件即将办理完结，进入结束流转环节；一旦文件办理完结将不能被修改。 以校秘书的身份进入 OA 系统，点击文件记录进入办理页面： 点击“ ”按钮，可查看流转信息。 点击“ ”按钮，结束文件流 转，文件将会自动由在办文件转为办结文件，同时可以对文件进行分发，整个流程中的人员都可以对各环节中人员的处理意见进行查看，申请人员能够看到请示的处理意见等。 . 如何查询文档 如需要查询，可点击“ ”按钮，得到相应的页面如下： 搜索可以全文搜索，也可以通过文件标题、拟搞人和发文日期进行关键字查找。 需要注意的是“发文日期”一栏有两个时间选择，只填前一个，表示查找此时间之后的所有文档；只填后一个，表示查找在此时间之前的所有文档；如果两个都填写，则表示查找在这两个时间之间的所有文档。 西北大学办公自动化系统使用说明 30 . 如何删除文 件 当用户是起草人或者具有系统管理员权限时，可以在发文管理拟稿页面看见“ ”按钮。 当用户需要删除文档时，点击“ ”按钮 ,系统会提示： 点击“确定”按钮，文档将被删除；点击“取消”按钮，文档删除将被取消。 当用户是具有管理员权限时，在开户销户页面点击“ ”按钮直接进行删除。 点击时必须先选择要删除的对象 ，否则将会弹出： . 如何翻页 在 “ 发文管理 页面”的 底部，显示了当前的页数和记录总数。 如下图： 用户可以通过点击“ ”，进行翻页的操作。 当用户知道具体文档的页数的时候，用户可在输入框中输入相应的页数，然后点击“ ”按钮，就可以转到相应的页面进行查看文档。 . 发文传阅 使用说明 . 如何进入发文传阅模块 （ 办公室 秘书使用须知） 用户登陆后，进入办公自动化系统中，点击 “ ”，再点菜单中的 西北大学办公自动化系统使用说明 31 “ ”或“ ”，如下所示： 可以进行查询、刷新操作。 . 如何进行发文传阅 （ 办公 室 秘书使用须知） 点击要分发传阅的文件，可以看见如下图： 点击传阅 按钮，如下图： 点击选择按钮： 西北大学办公自动化系统使用说明 32 选择该文件需要分发传阅的人员。 点击“ ” ，能看见已经查阅过的人员和未查阅的人员，见下图： 西北大学办公自动化系统使用说明 33 . 收文管理 使用说明 . 如何进入收文管理（面向所有使用用户） 用户登陆自动化办公系统后 ,点击左边菜单中的“ ” ， 再点击“ ”， 显示收文管理页面 (系统授权用户有新增和删除权限，不是系统授权用户将没有新增删除权限 )，如下所示： (收文管理页面 ) 该页面显 示收文管理的当前处理人、当前状态、来文字号、文件标题和收文登记时间。 用户可点击其中一条记录，查看文件的具体内容。 . 如何起草文件（收文登记员使用须知） 例以校办秘书为登记人，开始登记文件。 点击“收文管理页面”中的“ ”按钮，得如下页面： （收文管理拟稿稿纸） 起草文件的注意事项： （ 1）其中标题为必填项；如未填直接点击“ ”按钮，系统会提示： 西北大学办公自动化系统使用说明 34 （ 2） 来文原文：当用户填写完相应资料，点击“ ”按钮后，点击“ ”按钮，选择相应的附件点击“ ”按钮进行添加，如未 选择附件直接点击“ ”按钮，系统将提示： 附件添加如有误，用户可以在相应附件前方框里标注“ ”，点击“ ”按钮删除附件。 其中附件的格式一般都为 PDF格式，因为外来文件大多是纸质文件，因此需要先通过扫描仪扫描后再上传；对于外来文件为电子的文件即可直接上传。 （ 3） 点击收文管理稿纸页面的“ ”按钮，保存所填写的项。 （ 4） 点击“ ”按钮，可查看流转信息。 （ 5） 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 西北大学办公自动化系统使用说明 35 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员，完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 . 办公室主任拟办（办公室主任使用须知） 以办公室主任为例，从首页“待办 事宜 ”中点击需要处理的文件： 西北大学办公自动化系统使用说明 36 点击文件标题，进入后 办理 页面 后， 办公室主任会根据文件的实际情况来进行拟办，在“来文原文”里面可以看到文件的原始文件；看完原文后，可以 填写相应的意见 或 选择 常用的意见。 点击“ ”按钮，可查看流转信息。 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 为方便办公室主任处理，下一环节将返回到办公室秘书，办公室秘书会根据文件实际情况来执行。 点击“ ”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 . 办公室秘书如何处理（办公室秘书使用须知） 以办公室秘书为例，从首 页“待办 事宜 ”中点击需要处理的文件，点击文件标题，进入 办理页面后， 可以看到收文的内容，可以做适当的调整 ； 点击“ ”按钮，可查看整个文件的流转信息。 西北大学办公自动化系统使用说明 37 点击“ ”按钮，系统将弹出窗口： 办公室秘书需要根据文件的实际情况以及领导的批示意见来选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员， 说明：“办公室秘书办理”这个环节是收文流程中的关键环节，起到承上启下的作用。 根据学校流程规定，文件流转到办公室秘书后，办公室秘书下一步将送交“办公室主任拟办”，然后根据办公室主任的意见送交“校 领导阅批”，“校领导阅批”完成后返回到办公室秘书，办公室秘书需要根据领导意见决定是否需要会签；同时秘书要根据领导的批示意见来分发给哪些部门进行办理。 办公室秘书选择人员 完毕后点击“ ”按钮，将弹出发送。