xx新编档案数字化方案制定与实施

xx新编档案数字化方案制定与实施内容摘要：

策略 需求导向策略：社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。 汇集多年档案利用情况统计，把利用频繁档案的进行综合分析，科学地圈定优先档案数字化的范围。 并建立快速反应机制，执行常用档案继续做与急用档案突击做 的计划，达到数字化档案利用即时见效的目的。 本级为主策略：地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。 进入信息时代，馆际间重复的上级档案文件，与其分头进行数字化及开放鉴定，不如发挥中国特色档案管理体制的优势，由上级档案行政管理部门组织，向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展，尽量减少档案馆多层的重复劳动。 分步实施策略：馆藏档案数字化不可能一步到位，而且随着时间的推移，档案室进馆范围的档案将陆续移交到档案馆，这些档案采取馆室共建、共赢、共享的数字化策略非常有意义。 剔除无用策略：馆藏现行档案是否进馆 往往由立卷人员决定，加之保管期限表比较笼统，馆藏不该归档、不该进馆、重复档案颇多。 特别是建国超过 50 年以后，市以下档案馆长期保管的档案逐年超过保管期的上限。 因此，开展档案价值鉴定，剔除无用，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费应是长久的策略。 四、技术路线的优化选择 档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈 档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。 只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。 多种档案数据库建 设同步：一是首先建立文件级目录数据库。 满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。 目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。 所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。 二是适时建立专题数据库。 随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。 三是优选建设全文数据库。 满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。 按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八” 定律（即以 20%的努力达到 80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。 档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。 通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。 五．重组和再造的优化流程 为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。 档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。 长春市档案馆高度重视每一个细节， 再造和优化了上百个流程和内部标准，保证优化技术路线的顺利执行。 六．档案数字化示范案例 长春模式 从 2020 年开始，长春市档案馆以科研课题为先导，以项目管理为手段，以效益实现为检验标准，组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线，探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式，终于闯出一条独特的档案数字化之路。 (一 )实施三个工程，建立一个团队 长春市档案馆把信息化带动作为首位战略，视为一把手工程、班子工程、全员工程突出抓，并创新管理机制，打破行政分工，在计算机 网络环境下，建立了行政领导、指导专家（技术业务总负责）、专业人员、外聘技工 20 人的长期流程团队，并与现有计算机和扫描设备进行合理搭配。 该团队由局（馆）党组直接领导，馆技术部门提供支持，管理部门提供档案，专家提供指导，创立了高效的组织体系，搭建了投入小产出大机制框架。 （二）集中四个环节，坚持流水作业 文件级目录数据录入是档案数字化的基础，档案鉴定是档案信息资源共享的前提，全文数字化是提升档案服务水平的途径，整理是档案文件实体管理主要环节，把上述四个环节集中，是提高工作效率和质量的最佳选择。 长春市档案馆四集中 流水线上，目录数据录入岗位安排业务和技工 7 名、档案鉴定岗位安排 5 人、档案数字化加工 4 人、档案实体整理 4 人，在网络环境下实行集中办公和流水作业。 （三）数字化成本降低，数字化速度加快 由于采用高效的组织体系和优化的技术路线，已有 20 万件档案走下流水线。 低成本主要体现在： 20 万件档案缓销剔出占 %，留存档案占 %；留存的 %档案，全文数字化占 %，现用现扫占 %，比全部扫描节省费用 40%以上。 同时，三年时间建成数据库 50 个，文件级数据库 120 万条（包括 20 万件全文）；专题数据库 120 万条；照片数据库 2020 张；资料数据库 5000 条，案卷级目录数据库 23 万条；现行文件和政府公开信息 1 万余件（条）。 局域网运行档案目录数据 260 万余条， 20 万件全文；互联网运行档案目录数据 120 万条 ,8 万件全文。 完成这样规模的数据库建设，全部人工费只有 万元（包括流程团队档案干部的工资），经济成本很低，时间成本很少。 高效率主要体现在：价值鉴定、开放鉴定、数字化筛选、原件扫描、实体整理同步完成，比各项分步做效率高数倍，同时有现用现扫的方法配套，投入少量设备，相当于将 20 万件（ 200万页）档案全部扫描 的效果。 （四）利用方式变革，社会效益显著 为充分发挥网络优势，长春市档案馆采取了直接与间接相结合的方法提供利用。 直接提供利用：对数字化档案全文，在局域网内，接待人员利用网络检索后直接打印，为用户提供数字化档案打印件。 在互联网上提供数字化档案全文下载、打印服务。 并通过CA 认证、电子签名等安全技术，对特定的用户直接提供加盖电子签章的数字化档案打印件，已有案例。 2．间接提供利用：对目录数字化档案，在局域网内，接待人员机检到档案后通知档案库管人员，档案库管人员调出原件全文扫描后，通过网络打印机直接传输打印 件，由接待人员提供给用户。 目前，长春市档案馆基本实现了三个替代：网络检索替代手工目录检索，查看数字化档案替代查看纸质档案，网络打印替代手工复印。 高效益体现在：档案全文数字化占馆藏档案的 10%，提供数字化档案占利用率的 70%。 为上万人提供了档案证明，公众成为档案数字化的最大受益者。 档案数字化成果得到社会公众，上级档案和信息化部门，当地党委、政府，国内外同行的普遍赞誉，数以百计的留言、锦旗、感谢信、奖励证书、媒体报道就是最好的证明。 档案数字化解决方案 档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数 码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 公司装备多种扫描设备：高速扫描仪、零边距扫描仪、宽幅扫描仪、书刊扫描仪，可处理各类纸质文档。 可根据不同文档的材质、幅面大小及内容，提供不同的电子化扫描及索引（著录）解决方案，并可根据客户需求量身制定扫描加工方案。 经验丰富的实施生产队伍 自 2020 年开展数字化扫描加工业务以来，掌握了较全面的专业知识及积累了丰富的工作经验。 成熟的管理机制、有效的管理控制手段。 严谨的质量控制手 段，可实现扫描加工过程中各个环节的质量控制和自动化的量化记录，可确保扫描加工的影像、索引的正确性。 严格的客户财产保全制度及控制手段。 可确保客户文档资料、数据在扫描加工服务中的安全性、保密性。 先进、灵活的扫描加工生产系统 公司自主研发的扫描加工生产软件系统，基于工作流的任务机制，实现流水线式的生产模式，可根据客户的需求灵活的配置、调整，以适应不同客户、不同类型文档的加工任务。 包括：文件、档案、文献、资料、报纸、书刊、杂志、合钉本、汇编 扫描模式：黑白二值、灰度、彩色 扫描分辨率： 150DPI～ 2400 DPI 保存格式： TIFF、 JPG、 CEB、 PDF 等。 扫描加工生产软件系统针对文件、档案管理工作的特点，通过集合图像处理、 OCR 等多项自动化智能技术，实现处理扫描图像自动纠偏、除黑边、去污等处理，实现扫描文件自动命名与装订，生成多页 TIF 文件，通过 OCR 识别技术实现电子文件元数据半自动获取，在大幅度提高扫描加工的工作效率的同时，可以完成电子文件元数据的获取工作，并在保证扫描图像文件质量前提下，以最低的容量存储文件。 主要功能介绍 ① 自动扫描与目录图象属性加工设置； ② 自动倾斜校正 /去黑边 /去白页 /加 粗 /A3 切割为 A4； ③ 前置处理设置：去斑、亮度 /对比度、颜色通道设置； ④ 自动文件命名； ⑤ 自动装订（将多个单页 TIF 文件合并为 1 个多页 TIF 文件） ,支持固定页分割、白页分割、标志按钮分割； ⑥ 自动 JPG 输出质量设置； ⑦ 自动扫描页计数（见主界面扫描计数器），目录中文件与页数自动统计。 根据各档案馆（室）在处理历史档案问题的经验，结合我公司图像处理技术上的优势，特提出了档案数字化制作流程及相应的技术参考。 档案分类整理 档案分类整理是指将案卷按扫描要求进行分解整理，包括原件的拆卷、起钉、粘贴页撕开。 并按扫描后的电子文件组织形成进行分类，以便扫描时的批次处理。 档案交接 分类整理后的档案按时间先后或其他分类项顺序提出，并按实际卷（页）数填写详细的档案交接清单，并由双方管理人员签字。 标引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但著录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关档案管理人员进行指导，制作相应的《文字录入工作说明书》，确保文本域录入的准确率。 档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家 档案管理的统一标准要求扫描。 扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如倾斜校正、去污等批处理功能。 在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、明暗度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。 图像的分辨率正常情况下为 150dpi ，如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的 同时，又不影响远程查询和浏览的速度。 图像处理 档案数字化制作模块中的图像处理采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。 通过对图像进行校对，确保图像顺序正确，在校对时，发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 1）污渍、黑白、偏斜处理 2）全文字面的扫描密度 3）粘帖页与表格 4）插页 5）照片页的处理 6）存储格式与面页空间 分辨率： 100－ 300dpi 图像格式： TIF、 JPG、 PDF、 CEB 储存空间： A4，黑白二值， 4050KB/页 质量检验 对扫描处理完成后的图像页进行检 验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，由系统自动进行文字图像与系统的匹配挂接。 挂接到档案数据库系统中后，进行再次的成品验收。 案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位实际情况进行有序的整理，安排专人负责案卷合并与整理。 入库交接 装订还原后的档案按时间先后或其他分类项顺序入库，并按实际卷（页）数填写详细的档案交接清单，并由双方管理人员签字。 档案资料是历史的见证、社会的财富，无论在国内还是国外都对其价值与重要性给予了高度的重视。 但是，由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，保管时易损坏，如纸张易黄、易粘、易脆，而且查阅、利用非常不便；虽然目前有部分单位使用计算机管理，但其多数是基于目录级的管理，文档资料本身仍以纸张形式存在，其管理、查询与利用仍需要在库房中进行，因此并没有 解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的成本高、效率低、原件容易损毁等问题。 如何安全、有效地管理日益庞大的档案信息并能满足快速查询的需求。 建立一套完整的、自动化的、扩展性强的文档信息管理系统已势在必行。 一、目前现状 ，需靠手工查询纸张原件，响应速度慢。 ，当需要查询档案时，需花费几个小时甚至一天的时间在档案室查找。 耗时、耗力。 ，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张 受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投 入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。 ，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。 ，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文 档如何管理、查阅、应用有待全面解决。 二、解决方案 高速文档扫描仪：富士通扫描仪 EDOCscan 文档自动扫描软件。