20xx年文件资料管理制度(编辑修改稿)

20xx年文件资料管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

(11)“人”指各類人事資料 (12)“圖”指各類圖面資料 (13)“書”指各類書刊 /資料之不同，共分為以下二種方式進行編號 : (1)非質量體系之文件 /資料 : 非質量體系之文件 /資料之編號第三位起為該文件 /資料之流水編號 ，以阿拉伯數字記錄，共為三位數 (自 001 號開始，如編至 999 號則自動上升一碼為第 1000 號 ) ‧ 範例 :管理部制訂的第 一份管理辦法類文件之具體編號方式如下 :  試實行階段中的文件 /表單 /資料，應於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為 2 碼。 (2).質量體系範圍內之文件 /資料 ： 編號之第三位代碼 代表該文件 /資料之質量文件級別，共分以 4 種 : “ 1”為第一階質量文件代碼，即指品質手冊 ； “ 2”為第二階質量文件代碼，指各類程序文件； 管 規 流水編號 權責部門代碼 管理辦法類文件代碼 0 0 1 管 規 試實行階段中的規章制度類文件流水編號 (第一份 ) 試實行階段之代碼 規章制度類文件代碼 試 0 1 權責部門代碼 8 長誠浪板 (昆山 )有限公司 “ 3”為第三階質量文件代碼，指各類作業標準書、管理辦法； “ 4”為第四階質量文件代碼，指各類質量記錄表單；  文件編號第四位 ~第六位為當前文件在 ISO9002 質量體系中所對應的要素編號，從 401~420 .(參考文件 :附件質量體系要素一覽表 )  文件編號中最後兩位 (第七、八位 )代碼為所對應的要素下表單或文件之流水編號． 註 :質量體系中之文件 /資料編號之第三碼及第六碼後應加“－”號分隔。 範例：“品質 241001”代表為 :由品 保課主導的“進料檢驗程序”（為二階質量文件，質量體系編號第 410 要素下之第一份文件）。 ’  質量體系文件中記錄表單之編號方式請參閱非質量體系記錄表單的編號方式。 4. 若文件或表單內容同屬於質量體系與非質量體系範籌時，均作為非質量體系文件進行編號。 三、 文件編號的管理 ： 、表單編號由各部門文管人員依照本辦法進行統一編制； ；每有新文件產生時，應即時登錄其流水號碼以備查找； 之文件檔案編號，各部門文管助理應每月進行一次核對；發現異常情況後，應及時進行更正並交管理部備案． ，不論原為二碼（二位數最大值為 99）或三碼 (最大值為999)，如額滿後即自動上升一碼． (含表單 )如有更新版本時，新版本之文件（或表單）應註明 為第二本文件所對應的質量體系要素為 要素下第一份程序書 品 4 1 0 質 2 權責部門 (品保課 )之代碼 質量文件代碼 二階程序文件代碼 0 1 9 長誠浪板 (昆山 )有限公司 版或第版。 四、各類 檔案的保管權責 ： (一 )公司各類証件：除各權責部門專用 、 常用且重要性較低之証件 (如手機之IC 卡 )得由權責部門保管外，其余較重要之証件一律由總經理室列管． (二 )各類文件： 1. ISO 質量體系文件及其它各類規章 、 辦 法類文件 、 公司各類空白表單等均由管理部及各權責部門列管之． 、 表單，由各權責部門保管之． (三 )合 同：由財務部合同管理員參照公司《合同管理辦法》進行管理存檔． (四 )技術資料： 、 儀器設備資料 、 工程技術資料等由各權責部門主管保管． ． ． ． (五 )人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉証測評試卷，由公司人事部門按機密文件進行列管． (六 )外 來文件、信函： ，送至總務助理處登記 、 分發； ： 收件日期 發函單位．如：業主、政府、社會機關組織等； 郵遞方式．如：挂號、 EMS、包裹等； 分發部門（即收函單位）及日期． (七 )各部門須自行備妥一套表單，如須新增及修改時，應通知資訊部統一進行制作之。 (八 )其它類文檔資料： ：由管理部總務課進行保存與借閱管理． ：統一由資訊部按相關管理辦法進行列管． 、 人事命令均由人事部門負責列管。 資料均應由管理部進行書面存檔備 10 長誠浪板 (昆山 )有限公司 查 (電腦檔案則由資訊部負責 )直到安全保存期限過後，始得予以銷毀之。 五 、 文件格式制作規定： (一 )文字 文件制作格式規定 ： 文件制作格式一律套用同類文件之固定範本形式，文字內容原則上均採用從左至右橫向書寫之方式制作； (必須以直式書寫之特殊文件格式須呈管理部核准後始得進行制作 )文件格式之．具體制作要求如下： 1. 頁首 ： (一律為藍色 )及“長誠浪板（昆山）有限公司”之藍色字樣． ，字體為 22 號、新細明體加粗，長誠標誌應為字的兩倍大小． 2. 標題 ： ．字體為 18 號、新細明體加粗． （含質量體系手冊）須於標題下方附表格 (如下 )，並須對相應內容予以標示． 文件類別 一般文件 密級 機密 極機密 版本： 擬 稿 文件編號 發行日期。