20xx年企业年会指导工作手册(编辑修改稿)

20xx年企业年会指导工作手册(编辑修改稿)内容摘要：

用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。 如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。 交通安排 重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。 通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。 对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。 因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。 旅游安排 实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为 是真正的商务考察 (为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作 )。 短线旅行旅程很少离开会展举办地 500 公里以上，时间不会超过 48 小时(大多数为 24 小时以内 )。 少数旅程可能超过 1000 公里以上，时间可以长达一周 —— 甚至可以跨国旅行。 此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。 司仪安排 如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。 礼仪工作一般包括模特召集、程序 分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。 值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。 各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。 秩序维护 对于会议而言，无不希望有良好的秩序。 小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。 大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好 茶歇安排 茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。 茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。 通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。 大致上茶歇的分类是中式与西式。 中式的饮品包括矿泉水、 开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋 装食品、时令水果、花式果盘等等。 西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。 摄影摄像安排 摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给 会后结算总结 会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验 „„ 会议资料：会议资料的收集和资料的保管 会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票 通讯录：制作通讯录并发送参会人员 总结：对整个会议流程进行详细的总结 公司年会的策划 一、成立公司年会小组 公司年会通常会由一个年会小组来负责，主要是为了更好地协调各部门的事务及更有效地调配公司的各种资源来为年会服务。 一般年会小组的成员会是各个部门领导指派本部门的活跃份子参加。 年会小组负责整个年会的前期策划和后期执 行。 年会小组会在初期推选一名总负责人，组织并安排所有人员的工作内容和时间管理。 成员之间的能力、资源互补搭配也很重要，因为是从各个部门临时抽调的人员，总负责人必须能够发扬每个人身上的长处，在短期内组成一个团结而强大的团队为年会服务。 二、主题选定 年会的主题既抢眼又精练地表达了当次年会的主要方向。 拟定出色的主题，首先需要对企业的市场情况、品牌情况以及活动目的进行充分的了解，特别是企业想通过此次年会传递的信息。 其次，还需注意拟定的活动主题应与企业品牌定位吻合。 现场的气氛是像一家人聚会般的温馨，也是需要热烈的 高潮。 依据选定好的主题，背景板、会场的布置和环节的安排都可以围绕主题去展开。 跟随这个步骤 ，在活动整体调性明确之后，也就确定了活动主题的方向。 年会年年做，每个公司都做，在基本达到目的之后，公司客户一定会希望每年的年会有出。