文控手册文控工作完整编

文控手册文控工作完整编内容摘要：

保存期限的记录，应与最新的记录分开存盘 ， 并且应记录处理方法。 各部门须由专人负责管理文件。 受控的文件 (生效及未生 效 )不可作环保纸使用。 各部门之文件均应建立《记录 文件 表格一览表》， 并按文件保存期限要求存档。 尽量将工作上经常使用的文件整理在一起，经常一起使用的档案就近排列。 为了合乎容易寻找的要求，须技巧地制作【容易取阅的档案】，如制作活页夹标签，各部门活页夹需按公司统一规定格式制作标签，以 下 为统 一规范的活页夹样式： 文件类型 文件 /表格名称 编号 版本 /生效日期 制作 部门 使用部门 存放地方 最少保存期限 备注 手册名称：文控手册 版本： 生效日期： 手册编号： YXD01003 页码：第 9页 页数：共 18页 文件的销毁 已过保存期限的文件若需销毁，需填写《文件销毁申请表》，经相关文件批核人员的批核后方可进行销毁。 销毁需由相应文件级别的负责人员执行，若销毁的是机密文件，部门负责人需检查销毁后的场所，确保文件已完全销毁。 机密文件需用碎纸机碎掉。 文件的补发及丢失处理 文件补发的前提条件： a. 使用部门不够用； Train material 培训教材 Administration 行政部 1 文件夹序列号（ 1,2,3,……….) 文件夹名称（即此文件夹中保存的文件内容） 文件夹所属部门 FILES FOR 文件 夹标签 字体： 英文 为 Times New Roman字体，中文 为 宋体，黑体，字体大小可依文件 夹 大小适 当 适整。 手册名称：文控手册 版本： 生效日期： 手册编号： YXD01003 页码：第 10页 页数：共 18页 b. 原有文件已严重脏污或损伤； c. 遗失； d. 客户或供应商需求 （不需盖“受控文件”章，应加盖“参考文件”章）。 申请补 发文件之部门须填写《文件补发申请表》，经部门经理及行政部批准后，文控中心方可复印并给予补发。 所有受控文件如有丢失或损坏，需以报告形式向部门经 理申请报失，并解释相关原因及进行纠正及预防行动，同时抄送一份给文控中心。 文控中心 将根据文件的重要程度追究相关人员的责任。 若发现受控文件丢失而没有报失者，将会对相关人员进行处罚。 文件借阅及其它注意事宜 所有需借出之文件或记录必须记 录于《出 /入记录表》，以免遗失。 文件使用 后 须放回原处。 文件使用者不可随意涂改文件内容，不可在正式文件上加以标记或书写任何文字、图象及符号等，不可自行影印正式文件，应在良好的环境下保存文件，以免文件损坏或遗失。 文件借出部门有权要求经常损坏或丢失文件的部门或人员采取纠正与预 防措施，以防问题再次出现。 、 文件 复印及传送 控制 机密文件和 受控文件若需复印，须由授权的复印人员执行。 机密文件和受控文件 的电子 档案不可以随便传送给其它部门 人员或外传，如有发现，必会追究责任，有必要时应将机密文件加密处理，内部计算机传送的文件 以非受控、无批核处理，当作参考文件。 任何 人员都不 得 随意打印计算机中的受控文件和机密文件 ，或 将文件进行派发或使用外来接口（如 USB 接口）、光驱、软驱等窃取公司资料， 如经发现，必会追究 责任。 手册名称：文控手册 版本： 生效日期： 手册编号： YXD01003 页码：第 11页 页数：共 18页 文件 制作 文件编号规则 公司部门代码： 行政部： AD 财务部： AC 文控中心： DCC 采购部： PU 计划部 (物控 /仓库）： PMC 生产部： PR 项 目 管理 部： PM 研发部： RD 品质部： QC 售后服务 部 ： AS 国内营销部： DM 国际营销部： IM 工程部： PE 仓储部： WH 编号规则 类别 代号 名称 格 式 索取方式 范例 1 QM 手册 YXD01XXX（序号） 向 文控中心 索取 YXD01001（质量手册） 2 QP 程序书 YXD02XXX〔业务流程编号〕 根据业务 流程编号 YXD02001（文件控制程序） 3 QW 指导书 /管理办法 部门代码 03XXX（序号） 向 文控中心 索取 DCC03001（文件制作指书） WI 作业指导书（ 适用于 生产线） WI产品型号 XXX（序号） 部门内部自 行编号 WIL2050001 / 图纸 /BOM 表 以产品物料代码为编号，参照《 BOM 管理办法》 4 QF 表格 部门代码 04XXXX（序号） 向 文控中心 索取 DCC040001(V01) 5 / 外来文件 部门代码 05XXX（序号） 向文控中心 索取 DCC05001 6 AD 行政公文报告 AD年份月份 序号 行政部 自行编。