总账报表岗位工作流程

总账报表岗位工作流程内容摘要：

6 所示，若试算结果不平衡，根据提示的明细科目对当月凭证进行检查。 检查方法： 在无法确定是哪张凭证出错的情况下， 以 当月 不同日期进行平衡检查，逐步缩小查找范围，便于查找错误凭证。 图 46 26 （五）报表操作流程 会计报表编制流程 （ 1） 打开报表： 登录 GS 系统→财务会计→报表→报表操作→打开报表，如图47 所示界面： 图 47 打开报表 计算生成报表 报表校验、审核 报表汇总（中心店） 将元表调整为千元表 报表系统审 核 27 选择 打开报表 功能，进入图 48 所示界面，左边框选择要打开报表名称→右边框勾选单元编号。 图 48 点击 确定 按钮 进入图 49 所示界面： 图 49 28 （ 2） 生成报表 ：登录 GS 系统→财务会计→报表→打开报表→数据→计算本表，先计算 JT0002 利润表（新准则），再依次计算 JT0001 资产负债表（新准则）、 JT0003费用明细表（新准则）、 JT0004 会计主要 指标表（新准则）、 0006 零售门店费用明细表，如图 410 所示界面： 图 410 计算完毕， 选择 “文件”菜单 下 保存报表 功能 ，进行报表保存。 “数据”菜单 下 只计算报表公式 功能 表示只计算报表中 以报表涵数定义的 公式。 （ 3） 报表校验： 登录 GS 系统→财务会计→报表→打开报表→数据→校验本表，选择 校验本表 功能， 如提示“校验完毕”表示校验已通过，如提示“存在不平勾稽关系，查看校验报告”表示校验未通过，根据报告提示检查原因，点击 确定 按钮进入图 411 所示界面： 图 411 29 根据图中“坐标描述”、“坐标”、 “公式说明”等提示，通过查看 报表公式、核对科目余额表找出错误原因 进行修改。 主要从以下方面检查： （ 1）检查通用公式是否正确，或是否适用本单位，如通用公式不正确，再定义适用于本单位的单元公式； （ 2）检查单元 格 公式定义是否正确，或公式级别定义有误，造成取数不正确； （ 3）其他原因，如有无漏记账凭证等。 修正错误后 在 数据状态下（视图菜单下选择数据状态） → 重新计算本表 → 保存报表 → 校验本表，重复操做此步骤，直至校验通过。 （ 4） 报表调整 :报表 校 验通过并手工检查报表确认无误后，须将元表报表调整为千元表，操作流程：登 录 GS 系统→财务会计 → 报表 → 报表数据 → 报表调整，如图 412 所示界面： 图 412 30 选择 报表调整 功能，进入图 413 所示界面，左边框选择报表名称，右边框“ √ ”选单元名称，可同时选择多个单元，点击 调整 按钮 完成操作。 图 413 调整完毕，打开“报表操作”菜单→ 打开报表 →修改报表并 校验本表 → 保存本表，完成千元表的调整 操作。 ： 生 成利润表并校验、检查无误后，首先向上级领导汇报本月的利润情况， 31 包括与同期、上期的利润增减幅度及增减原因，汇报完毕再依次生成其他报表。 （ 5） 手工报表审核检查 ： (1)根据“总账 科目余额表”及有关“明细科目余额表”逐项核对报表数据是否正确，是否符合总部有关规定，会计报表各对应项目之间，是否相互一致，会计报表 本期与上期的有关数字是否相互衔接，例如：利润表中三项费用与费用明细表、主要指标表中三项费用是否一致，利润表、费用表中上期累计数加本月数是否等于本期累计数。 (2)核对无误后，根据资产负债表、利润表、费用明细表编写编表说明，说明的主要内容有：①总体简要说明本期收入、成本、毛利、费用、利润情况；②各种非正常情况的原因说明，如本期报表的期初数与上期报表的期末数不一致的原因；③本期金额较 上期或平均数变动较大项目及发生非正常变动的说明；④本期发生额较大的各项费用开支等及其他需要说明的问题。 （ 3） 报表及报表编写说明经核算科长、财务负责人审核，用 A4 纸打印装订并由制表人、科长、财务负责人、总经理在封皮上签字，加盖本单位公章报总部会计管理科及本店总经理、财务负责人，并留存一份报表归档保存。 （ 6） 报表汇总： 中心店每月除编制单位报表外，还须编制中心店所属单位的汇总报表，系统汇总报表不同于合并报表，是对各单位报表数据汇总求和的过程，一般不需要定义报表公式（也可以定义报表公式，通过计算报表公式来生成 汇 总 报表），如需合并抵销报表数据，可在合并范围内增加一张合并抵销 表来进行报表合并。 登录 GS 系统→财务会计 → 报表 → 报表数据 → 报表汇总，选择 报表汇总 功能进入图 414 所示界面： 图 414 32 汇总前只需选择报表期间，月报表（系统默认）、 汇总本审（只汇总本级审核）、汇总上审（只汇总上级审核）、汇总计算（汇总的同时对存在单元公式的单元格进行计算）等选项一般不作选择，左边框选择报表名称→右边框勾选汇总报表单元编号（可同时选择多个汇总单元）→点击 汇总 按钮，系统提示“汇总完毕”完成汇总。 选择“报表操作”菜单→打开报表 →保存报表→选择报表项目为“率”的单元格 (如费用率 )→点右键选择 计算选中区域 →保存报表→较验本表→较验无误后进行报表数据审核，报表汇总操作完成。 （ 7） 报表系统审核： 报表校验通过，人工检查报表数 据 ，并与账务核对无误后，进行系统审核。 审核流程：登录 GS 系统→财务会计 →报表→ 报表操作 → 报表数据审核，选择报表数据审核 功能，进入图 415 所示界面，勾选 “ 本级审核 ” ，点击 保存 按钮（每月 3 日前完成），中心店审核下属单位报表时勾选 “ 上级审核 ” ，审核前下级单位必须已进行本级审核： 图 415 33 （ 8） 会计期间维护： 登录 GS 系统→财务会计→总账→期末处理→会计期间维护，选择 会计期间维护 功能，进入图 416 所示界面，一般在本月报表编制完成后 ,即可进行下月账务处理 ,选择下月会计期间，点击 打开 按钮后方可制作下月凭证。 图 416 账务进行 “ 月结 ” 后，会计期间的状态将变为“关闭”，重新打开时，必须从最后一个关闭的期间执行，例如，一月至五月账务已进行月结，现需要将二月份的会计期间重新打开，应选择五月份会计期间，点击 重新打开 按钮，再依次打开四月份、 34 三月份、二月份，而不允许直接打开二月份期间。 新建报表流程： 以上会计报表操 作是每月各单位必须编制的公用报表操作流程，各单位根据需要也可以建立属于本单位的私有报表，新建报表流程如下： （ 1） 创建报表： 登录 GS 系统→财务会计→报表 →报表操作 →新建报表，选择新建报表 功能进入图 417 所示界面： 图 417 例如，新建报表为“部门指标完成情况表” ,输入“报表编号”、“报表名称”，定义行、列数、保护属性点击“私有”，报表类型选择“月报表”，报表类别根据各单位划分的报表类别进行选择，点击 确定 按钮 完成。 如图 418 所示界面： 创建报表也 可以点 击“模板选择”引用公有报表格式，进行修改后保存为私有创建报表编号、报表名称等 报表格式设置 报表公式定义 报表数据单元关联 报表格式保护、封存 报表数据生成等操作 35 报表。 图 418 （ 2） 报表格式设置 :首先 点右键选择“设置格式涵数”进行副标题区设置 （涵数变量可查看 “ 编辑 ” 菜单下的 “ 定义宏公式 ” ） ，其次，手工录入行、列名称，最后 ， 点右键进行行高、列宽等设置（与 EXCEL 操作基本相同）。 如图 419 所示界面： 图 419 36 （ 3）报表数据关联 :登录 GS 系统→财务会计→报表→报表字典 →报表数据关联 ，如图 420 所示界面： 图 420 选择 报表数据关联 功能，进入图 421 所示界面： 图 421 37 左边框选择要关联报表，右边框选择关联 数据单元 ，点击向左箭头 将数据单元移到中间栏， 点击 保存 按钮 关联完成。 新开门店在报表数据关联前 应 先进行“数据单元定义”。 登录 GS 系统→财务会计→报表→报表字典 →数据单元定义 ， 选择 数据单元定义 进入 图 422 所示界面： 图 422 点击 增加 按钮 根据界面提示录入单元编号（浪潮 GS 技术人员分配编号）单元名称、金额单位、处理级数（ 根据汇总级数录入 ）、来源方式（单位报表选择“独 38 立数据”、汇总报表选择“汇总依赖”）、所属公司（默认本单位编号 ）。 汇总报表还需进行计算公式的 定义 （如图中所示定义） ， 录入完毕点 击 保存 按钮。 （ 4） 报表格式、公式保护： 登录 GS 系统→财务会计→报表→报表操作→报表启封封存， 选择 报表启封封存 功能，进入图 423 所示界面， 首先 ， 选择数据类型，然后 ， 根据附注提示进行选择，封存后报表格式不允许修改。 如果需要进行报表格式修改、行列增删，格式封存选择“不保护”， 在打开报表状态下 选择“ 视图”菜单中 格式 状态 功能， 进行格式修改。 图 423 公有公式 （通用公式）一般由集团统一定义，公式保护设置 为 “ 不增删改动 ”，单元公式由本单位定义， 保护属性设置为“允许增删改动”。 （ 5） 报表公式定义 ： 报表公式定义分三种：计算公式、校验 公式和平衡公式。 计算公式主要是通过公式定义从报表取数、科目取数以及 部门、项目、往来等辅助信息的取数功能；校验公式主要是对报表间或者报表内的勾稽关系的检查；平衡公式是报表汇总或报表调整后显示的勾稽关系不平时，使用平衡公式使之平衡。