事业单位oa应用方案论文

事业单位oa应用方案论文内容摘要：

实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效。 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 4 / 28 2 事业单位办公特点 传统办公特点 传统办公模式 ： 图 传统办公模式 传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。 在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。 在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错： 一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错； 二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通； 三是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。 可以想象，掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。 现代化办公特点 办公自动化 及一体化 现代网络化办公模式： 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 5 / 28 图 网络化办公模 式 现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。 同时企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库 对象。 办公自动化系统的带来的好处有： （ 1）信息传递与沟通交流顺畅 排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。 （ 2）规范工作管理，提高整体效率 解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。 同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作 管理。 (3) 整合信息资源，实现知识管理 打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。 (4) 增强凝聚力，提高响应能力 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 6 / 28 在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。 公文的上传下达 公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 公文的种类主要包括：命 令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 在各类企事业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。 上传是指及时向领导和上级传达单位内外工作，下达则指将领导和上级的部署和意图传达到应知对象。 公文一直是我国党政各级机关以及企事业单位实现上传下达的唯一正式形式。 在整个办文流程的文件产生、传输、收取、传阅、归档等环节中，传输是最容易变革，也最容易产生应用效果的环节。 在传统的 公文发送模式下，基本上采用印刷和邮寄方式，这种方式速度慢，一般城市都需要两三天的时间。 且邮寄方式还存在环节多，保密性差，容易丢失、无法及时追踪送达进度等问题。 电子公文传输在计算机和网络技术的支持下，实现了公文的电子化传输。 主要处理过程是在建立的电子公章管理体系中，把将要发的公文文件转换成不可篡改的版式文件（ CEB 格式），加盖经规范制作和严格管理的电子公章，制作成含有红头和公章的电子公文，并通过电子网络发送给收文单位；收文单位在收到电子公文后，可以进入 OA 系统流转或者在权限允许范围内利用彩色打印机打印出具有 正式效力的纸质文件。 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 7 / 28 3 事业单位协同办公趋势 协同办公概述 随着企业对协同办公要求的提高，协同办公的定义随之扩展，将其提升到了智能化办公的范畴。 大多企事业不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能，并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更进一步的需求，不仅如此，很多企事业也在寻求低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台。 一、协同办公的 本质 协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。 二、 协同办公 的发展历程 : 第一阶段： 1998－ 2020 年电子邮件为中心的协同办公时代 第二阶段： 20202020 年信息交流的协同办公时代 第三阶段： 2020－ 2020 年工作流管理、知识管理和项目管理进入主流的协同办公时代 第四阶段： 2020－ 2020 年目标绩效管理的协同办公时代 三、 协同办公 的发展方向 未来的协同办公 将会在以下三个方面得到发 展： 协同化：协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。 协同软件一方面将加强自身 “ 内涵 ” 的协同性，更多地突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境；另一方面，由于协同软件的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其 “ 外延 ” 的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。 智能化：协同软件不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 8 / 28 “ 参谋 ” 的角色。 这就意味着协同软件不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在、制定未来发展计划等提供更多的决策支持。 知识化：协同软件还应是企业知识管理的工具。 尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的原动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。 协同软件将利用自身的优势，更多地关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，实现企业的可持续 发展。 协同办公的意义 如果我们把一个组织进行抽象理解，那么在任何一个单位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知识的要素、客户资源的要素、项目事件的要素、物的要素和财的要素 ； 这七大要素并不孤立存在必定是相互之间强关联的，同时这些要素在单位组织内部的各个部门之间进行流转。 人是流转的中心枢纽，流程是各个环节连接的纽带，知识是整个过程的资源库，客户资源是目的资源库，项目是宏观过程中的分支，物和财则是整个流程的基本要素与最终价值，只有将这些要素有机的结合在一起，才能有效地实现对资源的综合利用。 协同办公的重要性 随着信息化建设的日益深入，无论是政府还是企事业单位，相互之间的信息沟通与协同工作越来越重要。 单位发展壮大，费用肯定要升高，但却没有一个有效手段加以控制，碍于成本费用，工作效益以及分机机构沟通方面的全面协调， OA 协同办公平台营运而生。 协同办公平台是解决方案的核心部分，主要面对有分支机构的事业和政府机关单位，主要作用是把总部和全国的分支机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。 领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升管理、防范风险的目的；同时利用协同办公平台作为 信中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 9 / 28 息化平台，使各种信息数据能共享使用，减少信息孤岛，充分发挥信息化带来的实际作用。 为协同办公平台能降低财物、客户忠诚度、员工忠诚度等风险。 在没有一个有效的手段对这一风险加以控制，那它带给企业将是毁灭性的风险。 由此也可以看出协同办公平台的重要性。 协同办公的必要性 协同办公来源于自动化办公。 从 90 年代末期开始 ,随着市场环境的变化和协同管理的兴起 ,更多的强调跨地域、跨部门之间的协同 ,OA 中也加入了新的协作工具 ,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等。 但此时的OA 实现的协作也仅是局部的、浅层次的。 更多的 单位 资源依然处于割裂和难以管理的状态。 要实现良好的协作 ,首先需要突破物理边界和组织边界 ,让处于不同的地理位置 ,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通。 其次 ,需要对整个的协作进行管理 ,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作 ,对协作过程进行监控、调整 ,对协作产生的信息进行完整的保留 ,并以知识 的方式进行再利用。 由于协作发生在企业的各个运营环节中 ,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。 在传统 OA 中 ,协作往往是浅层次的 ,邮件、 BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作 ,然而它们的涵盖面十分有限 ,沟通的内容零散 ,之后也很难对其结果进行进一步的整理。 而在协同办公中 ,由于各种资源之间的屏障被打破 ,因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。 如协作的内容可以是 单位 积累的各种知识文档 ,项目进展中的某个任务 ,或是 单位 的一个合同会签流程 ,一种需要分配的物资。 协作的对象可以是一人对一人 ,或多人对多人 ,可以发生在 单位 同一部门员工之间 ,也可以发生在跨部门员工之间 ,还可以是不同 单位 ,单位 与客户或合作伙伴之间的协作。 协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。 同时 ,协作的过程和结果可以得到很好的记录 ,并最终形成知识体系的一部分。 中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 10 / 28 此时协同办公的出现就有了明显的必然性 ,首先是信息技术发展的必然结果 :软件、网络与通讯技术的融合是 IT 发展必然趋势。 依靠这三大技术及其依赖的硬件与电信基础设施的成熟 ,协同办公将水到渠成。 4 办公自动化的发展 办公自动化的发展 发展 前提 科学技术突飞猛进的发展 ， 在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件 ， 社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。 科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工 (脑力和体力劳动的高度结合 )为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化。 办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝 ， 办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代 ， 办公室墙边的文件柜被又小又薄的 磁盘 所取代 ， 包括记录 ，起草 ， 编辑 ， 修改 ， 打印 ， 存档 ， 复制在内的办公室常规工作 ， 无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了 ， 这不但减轻或节省了人们的办公劳动 ，而且大大提高了办公效率 ， 改善了办公环境 ， 使人们从原先繁重的重复性 ，例行性的办公事务中解放出来 ， 从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。 应用领域 用于办公室工作的这些技术越来越先进 ， 设备越来越多 ， 功能越来越强 ，性能也越来越高 ， 这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。 例如 ，用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机 (包括微型机 ， 超级小型机和中 ， 大型机 )； 起草文稿用的文字 (词 )处理机 ； 制作报表用的电子表格打印机 ； 编排各种文件 ， 资料格式等的 电子台式出版系统 ； 存放 ， 管理文件和档案用的文档资料管理系统 ； 自动控制各种工作流程的办公自动化系统 ； 支持远距离协同工作的视频会议系统 ； 计算机通信用的局部网络系统 ； 用于办公通信的现代化电话机 ， 传真机 ； 复制资料用的复印机等 ， 这些技术和设备中北大学 信息商务学院 2020 届 本科毕业论文 11 / 28 对办公室工作提供有力的支持 ， 在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。 趋势前景 在这些技术和设备中 ， 对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。 信息处理技术得益于计算机的高速处理能力 ， 没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。 信息处理技术也延伸了办公室业务处理的内涵 ， 成为办公室自动化的。