oa办公自动化系统系统方案

oa办公自动化系统系统方案内容摘要：

a 办 公系统解决方案 系统管理 提供集成的系统维护窗口，简化了系统管理员的维护强度，主要内容分系统管理、数据库管理和工作管理等三部分。 1． 系统管理：提供系统安装、卸载、升级系统及模块扩充与维护，处理系统异常，同步组织结构，模块签名、刷新系统权限设置、强制系统安全检查等自动化管理功能。 2． 数据库管理：提供数据库权限管理、数据库复制备份、数据库索引、引入或添加新模块（含二次开发的）等管理功能。 3． 工作管理：提供了组织机构、工作流程、应用表单、数据字典 等定义及维护功能，流转监控、流转日记查询等系统维护功能。 组织机构 层次化的组织机构设置，“部门 岗位 人员”树状结构应用，使 OA 系统进行工作分配和权限设置更加清晰，广泛应用于系统各模块。 组织机构的增加、调整或撤销，人员的调入、升迁、调职或离职等等变动时，调整灵活，应变自如。 可设置多级部门，一部门多岗位，不同部门可存在相同岗位名称。 一岗可多人，一人也可同时在多个不同岗位上任职。 提供公用通讯录的人员整批自动导入功能。 可快捷启用或禁用某部门、岗位或某些用户，冻结系统登录和访问权限。 表单定制 为管理员提供自由进行系统定制和二次开发的功能，定制系统所需的各种应用表单，设计好的表单在系统各模块间可自由发布和应用。 充分利用了 Lotus Designer 技术，定制日常使用的各种规格表单格式。 提供了丰富的样例示范表单、增强功能函数包和模板，应用灵活、集成方便。 包括集成 MS Office、数据字典应用、电子签名、印章使用、自动流水号计数、区域隐藏及只读控制、组织机构调用、日历时间选择等应用。 设计的表单不仅仅应用于各类审批流程，还可广泛应用于各模块，例如，文 oa 办 公系统解决方案 件库。 已经应用的表单随时可 修改、更换，并能立即生效。 流程定制 工作流系统是 OA 系统的核心模块之一，除能数量不限地定制出各种日常行政审批、申请流程外，工作流系统作为一个系统的共享引擎，还能支持和满足系统其它模块内文件的审批或流转需要。 系统的流程定制模块从通用和实用角度出发，提供了大量的可自定义选项，流程设置全面，实用性强，可调性好，适用领域广， 管理员无需编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各种各样的业务流程，例如收文、发文、文件承办、文件阅办等公文处理流程，报销、出差、项目、合同、请假、用车、工作请示、意见上报等各类审 批及申请流程，以及，各种费用申报及管理流程，如报销申请、借款申请、物品申购等。 从流程规划、定义、检查、授权、流转，以及监控和管理，均动态地体现出完整的业务处理过程。 单位内各种工作事务处理过程，在 OA 系统中表现为流程形式。 一个流程的定义包括流程定义、环节定义、流向定义三个步骤。 1．流程定义：定义流程的一些基本属性，包括流程名称、类别、应用表单、管理者、使用人、归档方式等内容。 其中：  流程管理者：指定可以监控流程内所有流转过程中的文档的用户。  自由流程：满足现实中无规范流转顺序的文档处理需要，此类流程无需另 外定义流向，文档可在各环节间由办理人自由选择。  提供流程文档流转处理结束后通知对象指定功能。  提供流程的启用、禁用功能。  提供多种归档方式选择。 2．环节定义：每个环节均由指定的办理人按指定的办理方式和办理权限完成相应的工作处理任务。  环节数量因流程需要而定义，随时可增加、修改或删除。  提供审批式、编辑式、分发式等多种办理方式选择。  提供灵活的办理人指定功能。 包括可由上一环节指定、由文档中域 oa 办 公系统解决方案 指定、预先指定办理人列表等办理人指定选项；以及只能由创建人所在部门人员办理、提交时选择具体办理人、全部或其中一人办理等 办理人限制选项；提供将办理人信息（部门名称、姓名）写入文档域等选项。  提供丰富的办理权限指定功能。 包括是否允许编辑文档、允许填写意见、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程、允许打印文档、允许分发文档等选项；提供能限制文档显示、隐藏、只读、可编辑区域的控制变量定义选项。  提供多种提示催办方式。 包括新工作到达时是否在线短信通知、不在线时是否手机短信通知、逾期邮件催办方式等选项。 3．流向定义：指定流程各环节的流转次序以及流转规则。  流向数量因流程需要而定义，随时可调整、增加、修改或删除。  可自由指定一个流向的 起点（源环节）和终点（目标环节）。  支持循环流向，使文档能在各环节间因处理需要重复流转。  支持条件流向，使文档能根据预定义的条件公式自动送达相应的目标环节。  支持主办 协办，使文档可拆分成多个相同文档分别经过不同环节处理后合并，可同时限制处理完成后的合并条件。  支持流程嵌套，使一个流程的文档流转到其它流程继续流转处理。  支持无预定义流向的自由流程，使办理人可以在流程各环节间自由选择。 电子邮件 电子邮件模块提供了常见的邮件新建、发送、接收、转发、阅读、回复等功能。 允许接收、发送外部邮件。 提供类 似于 WORD的在线编辑器功能。 允许上传各种类型附件。 提供回执功能。 oa 办 公系统解决方案 在线短信 即时查找在线用户姓名列表和非在线用户姓名列表。 与在线用户实时短信交流，对非在线用户进行短信留言。 可查看短信历史信息（收信箱、发信箱）。 提供与合强手机短信子系统的接口，将短信消息发送至用户手机中。 电子公告 用于发布各种通知、通告、批评、表扬等消息，被作为一个提供共享信息浏览和发布的综合场所。 提供有权发布公告的用户设置功能；提供公告读者范围限制功能；提供公告发布期限设置功能；提供公告内多附件上传功 能；提供扫描功能。 在线新闻 用于发布各种新闻、报道等消息，最新发布的新闻在系统首页内滚动显示。 提供有权发布新闻的用户设置功能；提供读者范围限制功能；提供新闻发布期限设置功能；提供新闻内多附件上传功能；提供扫描功能。 电子论坛 电子论坛类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，可设置讨论区并分别进行管理。 经过各讨论区管理者授权的个人可以随时发起并创建某方面的议题，进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 电子刊物（信息采编） 用于网上编辑和发布内部刊物。 刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物，并在网上进行发布。 其他职员可对刊物进行投稿和阅览刊物。 日常办公 日常办公是具体处理各流程的流转工作文档的场所。 能自动根据工作轻重缓 oa 办 公系统解决方案 急和办理状态进行分类显示，文档的新建、提交、签收、办理、跟踪、特送、撤回等操作透明化，同时增强了领导工作监控能力。 所有工作按拟办工作、待办工作、在办工作、转发工作四种办理状态自动分类显示。 所有工作文档基于指定流程创建，拥有指定的表单格式。 提供文档提交功能，提交时由流程智能判断后续流向，或提示办 理人进行相关操作。 提供文档撤回重办功能。 提供工作委托功能。 提供文档（单笔、多笔）签收功能，明确处理文档的处理责任转移及处理状态改变。 提供领导的工作监控功能，实时了解工作最新流转状态及处理情况，并能在需要时进行催办、特送、删除等特殊操作。 提供已办人对工作后续办理过程的跟踪功能。 操作透明，能自动根据经办人的办理权限提供相应的操作功能，包括文档编辑、填写意见、查看意见汇总、查看流转历史等。 提供文件打印、电子签名功能。 提供印章加入功能，办理人根据授权经密码验证在指定区域插入电子印章。 提供文档内多个附 件上传、各种格式文件（如 Word、 Excel 等）处理等功能。 提供文档修改痕迹保留功能，能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，能自由控制修改痕迹的显示和隐藏状态。 提供扫描功能，一次性能将多页纸质文件扫描并自动合并成一个附件上传文档内。 提供与合强手机短信子系统的接口功能，用于发送待办工作到达的提醒和通知消息。 文件管理 文件管理是 OA 系统的核心模块之一，能对各种文件的产生、存储和访问进行有效的分类管理。 可自由规划生成新的模块（独立数据库文件），专门用于管理各种文档，如：生成用于存放邮政 编码、通讯录及电话、办事指南、法律制度 oa 办 公系统解决方案 库、年鉴及大事记等各种共享信息库；生成用于项目管理、方案管理和工作计划等的各种业务文档管理库；为各部门、项目组甚至个人建立独立的文档管理库；生成用于归档各种日常重要文件的专门档案库等等。  三类文件库模板。 文件库数量可根据单位文档管理相关制度和规定，规划、创建各类文件库，用于集中管理不同性质的文件资料。 文件库分以下三种类型：  只读库。 库中文件不可编辑，一般用于各类审批文件或共享文档。  可编辑库。 库中文件可编辑，一般用于保存各类日常工作文件。  签出 签入库。 对库中文件的任何 编辑（新建）等操作按：“签出（新建） 审批 编辑 签入”审批模式进行，规范文件的维护过程，提供文件的版本控制。 一般用于管理重要文件，例如 ISO 系列标准文件。  文件采用层次化的管理模式，允许在文件库内创建多级的文件夹。 所有文件按“文件库 文件夹 文件 子文件”四个层次进行组织，其中文件可建立子文件，且子文件也允许多级。  提供多重权限框架，能够根据自身需要有效定制访问控制体系。 在文件库、文件夹、文件、子文件等，各级都可设置管理者、编辑者、作者、读者等 4 类操作权限。  实现与工作流程相结合，对需要进行审批的文件可直 接提交到日常办公模块内，按流程设置完成审批过程，其审批流程可自定义。  提供与合强档案管理子系统的接口功能。  文件格式可完全自定义。 不同文件所需表单格式可自由定制，文件中可存储文本、 office 文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。 提供各种图片、 Office 报表文档等格式附件文件的上传功能，支持一次附加多个附件的需要，支持 Word 文档在系统内的编辑和痕迹保留功能。  提供纸质文件扫描并上传功能。  文件管理工具。 提供加锁、解锁、库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝等文件管理工具。  提供关键字全文检索功能。  提供自定义的文件排序功能。  提供文件库及文件库内文件操作事件自动记录的日记功能。 oa 办 公系统解决方案 会议管理 提供单位或部门内会议计划、会议纪要的管理功能。 允许指定会议管理员、会议计划员、会议纪要员。 提供单个会议、一周会议等会议计划的新建、送审批、发布通知，以及会议计划的调整与取消等功能。 提供多种会议通知手段，例如在线短信通知、手机短信通知、电子邮件通知，以及会议前半小时手机短信通知等。 提供会议纪要的新建、送审批、发布和归档等功能。 提供会议计划、周会议计划和会议纪要等信息的查找搜索功能。 提供会议室的管 理功能，包括会议室占用情况查询等功能。 统计管理 提供系统各模块的信息统计功能，以实现数据采集、统计、输出报表等需要。 统计条件定义选项丰富，可满足各种条件组合方式定义。 统计条件定义，一次性定义，保存后可重复使用；可限制统计范围、使用人、统计项等。 经授权的用户可选择合适的统计条件进行数据统计，生成报表。 报表可保存或归档到文件库内。 物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能，实现网上物品统一管理。 提供两种管理模式 （单部门或多部门应用），由特定物品管理员负责管理。 以物品登记卡形式实现入库、报损等物品明细管理，形成物品（库存）目录，包括物品类别、名称、规格、价格、库存量等信息。 车辆管理 提供车辆档案维护、车辆占用状态网上实时查询、用车申请及审批、车辆及司机调度等功能，提高车辆利用效率。 oa 办 公系统解决方案 资源管理 提供可共享资源信息的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理，提高资源利用率。 图书管理 提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能 ，实现网上图书使用及维护信息统一管理。 提供两种管理模式（单部门或多部门应用），由特定图书管理员负责管理。 以图书（库存）目录形式提供用户访问及查询，图书信息包括图书名称、作者、内容简介、库存量等。 活动安排 提供领导活动计划拟定与审批、日程安排查询等功能。 名片管理 提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片及共享名片，提供组合查询的功能。 时刻表管理 提供各类时刻表信息发布与查询等功能，包括航班时刻表、列车时刻表、其他类型时刻表（汽车、轮船）等。 数据字典 数据字典模块是用来专门定义、记录、管理系统各模块应用到的各种常用信息，具有集中式一次定义、分散应用、重复调用等特点。 数据字典： 提供创建、编辑各种数据字典、供公文流转、各流程、各模块调用和选择。 例如文档中的主题词等。 办公用语： 提供个人办公用语及公共办公用语定义功能，这些主题词可供签署意见时直接调用，避免手工录入。 流水号： 提供 OA 系统各个模块、流程、。