广东珠江投资有限公司管理制度汇编第一至十章

广东珠江投资有限公司管理制度汇编第一至十章内容摘要：

19 第五章 行政管理制度 第一节 公文处理制度 （一）收文的处理 拆封：当天的来文当天拆封。 收文单位署名公司的 ，由总经理办公室收发员拆封；署名公司领导个人，由秘书转交领导本人拆封，由政府部门所发的文件，由总经理办公室折封存档并复印给相关部门。 登记：凡明确是公司收文的，不论何种形式收到，都统一由总经理办公室登记、编号。 各部门收的由部门登记、编号。 拟办：总经理办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。 呈阅、呈批：根据拟办意见，由文秘主管输入电脑后转交秘书人员呈送公司领导批示或分送有关部门或二级公司办理。 交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。 紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。 办 结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。 要求：收文的处理全过程，各环节交接都要办理签收登记。 文秘主管负责跟踪督办。 （二）发文的处理 拟稿：按照各部门、二级公司谁主管，谁拟办的原则。 涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。 稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页，按规定要求拟稿。 核稿：由承办单位的部门经理、二级公司经理初核，并在面页上签名并20 签署日期；送总经理办公室审核，从公文规格、内容上把关。 签发：以公司名义对人民政府的发文，由公司总经理签发；对合作单位发文，由分 管老总签发；对政府部门发文，由承办部门经理签发。 编号：由总经理办公室统一登记、编号、计算份数。 打印：公司发文原则上在打字室打印，特殊情况在承办部门打印的文件，承办部门要在一个工作日内拷贝送至打字室。 盖章：由总经理办公室盖章。 封发：由公文收发员封发，承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记，原稿与正文 2份存档。 第二节 档案管理制度 一、资料的收集归档 凡属归档范围的文件资料，经办人员应在办理完毕一个工作日内及时归档，不得私自留存。 工程项目资料在各阶段形成过程中，有关 人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料能够真实，完整齐全地向档案室移交归档。 档案员应根据归档范围对归档材料进行分类整理，编目归档，保证工作的顺利进行。 附表： 21 资料收集部门确定表 序号 接收内容 收集部门 负责人 序号 接收内容 收集部门 负责人 1 立项资料 总经办 7 竣工、验收资料 总工室 2 用地资料 开发部 8 结算资料 财务部 3 报建资料 开发部 9 产权资料 销售部 开发部 4 设计资料 开发部 10 合同资料 经办部 门 5 勘察资料 总工室 11 声像资料 经办部门 6 施工资料 12 其他应归档资料 经办部门 经办人 二、档案查阅 查阅借用任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续； 借阅非机密性文件（包括复印件），须经部门负责人批准；借出原件，须经总经理办公室同意。 凡办理银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料，如下所列原件未经总经理批准不得借出；复印件未经经办部门同意和总经理办公室主任批准不得借出： （ 1）建设用地批准书； （ 2） 商品房预售许可证； （ 3）建设规划用地许可证和红线图； （ 4）建设工程规划许可证； （ 5）固定资产许可证； （ 6）建筑工程规划验收合格证； （ 7）报建审核书； （ 8）国有土地使用权出让合同； （ 9）规划设计要点、方案批复； 22 （ 10）报建图； （ 11）房地产权属证明和产权证； （ 12）公司营业执照等各类证件。 外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司领导批准，方可查阅。 任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制，确因工作需要摘抄、复制，须经总经理办公室批准；不准在文件、资料、 图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。 档案借阅期限：短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过30 天。 如确需延期应提前办理续借手续，否则，超过每一借阅周期扣发借阅人奖金 20 元，直至资料完整归档。 资料档案发生损毁时，由于保管员疏忽造成的，首次扣发奖金 50 元，再次扣发 100 元，并给予行政处分；由于借阅者疏忽造成的，对借阅者进行同样处罚。 造成档案资料遗失者，遗失一般资料扣罚奖金 50 元 /次，遗失重要资料，追究当事人法律、行政责任。 查阅借用档案者必须严守公司机密 ，绝不能将档案资料内容外泄，否则，按公司有关规定处罚；由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。 禁止无关人员进入档案室，外人无故在室内逗留，管理员应坚决制止。 三、存档资料的传递 档案管理员收到合同（协议） 、批文、营业执照、证书，应在一个工作日内将复印件发送到财务部、法律室等有关部门。 23 第三节 印章管理制度 公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现， 因此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的 正常运作。 一、印章的种 类 (一 )正式 (行政 )印章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。 (二 )专用章，为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务专用章等。 (三 )手章 (签名章 )，是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。 二、印章的管理规定 (一 )印章指定专人负责保管和使用，保管印章的地方 (桌、柜等 )要牢固加锁，印章使用后要及时收存锁好。 (二 )财务专用章由财务部负责保管，向银行备案的印章，应由财务部会计、出纳人员分别保管。 (三 )印章要注 意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。 (四 )一般情况下不得将印章携出办公室外使用，如确实因工作所需，则应 由印章管理员携带印章到场盖章或监印。 印章管理人员离职或调任时，须履行印章交接手续。 三、 公司刻制印章需本公司法人代表批准，并由总经理办公室负责办理刻制启用。 四、印章的使用 （一）使用任何级别的印章，需由该级别的领导人审核签字。 为方便工作，公司领导也可授权办公室负责人审核一般性事务用印。 （二）用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确24 认符合用印的手续后，在用印登记簿 上逐项登记，方可盖章。 （三）对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。 （四）不得在空白凭证、便笺上盖章。 （五）上报有关部门的文件资料，未经部门经理、总经理审签，不得盖章。 （六）以公司名义行文，未经公司领导签发，不得盖章。 （七）按照合同会签制度的规定，所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。 （八）公司的章程、合同、协议，所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书，未经公司法人代表审签，不得盖章。 （九）各印章管理人员，如遇该部门领导 审签的文件、资料 (包括合同、协议等 )， 不符合公司的“印章管理制度”、“合同会签制度”或其他有关制度规定的，应当天报告总经理办公室主任，未经总经理办公室主任同意不得盖章。 （十）各印章管理人员如出差，应把印章移交总经理办公室，并办理有关交接手续。 五、印章管理人员的责任 （一）印章管理人员一律要在律师面前与公司签订印章管理责任书，并在“印章管理制度”上签名。 （二）印章管理人员不得擅自使用印章，对于非法使用印章者，造成经济损失的除赔偿损失外，还要追究其行政责任或法律责任。 （三）盖章的合同、协 议，由印章管理员转交档案管理员，并在用章登记登记本上签收。 先在我司盖章，后到合作方盖章的，印章管理人员应在会签表上注明经手人，并负责跟踪。 25 第四节 会议管理制度 为更好落实公司各项计划任务，保证公司业务的顺利开展，特制订会议制度如下： 一、董事会议 按公司章程规定执行。 二、总经理办公会 每隔一周的周四下午召开，综合分析各部门、下属公司的业务工作情况，研究需要解决的问题，落实下一步的工作任务，并根据公司发展的需要，对有关工作计划和人事安排作出相应的调整。 会 议地点：朱总会议室 参会对象：董事长、副董事长、总经理、各副总经理、总经理助理。 三、总公司业务例会 每隔一周召开一次（与总经理办公会相同），各部门、二级公司、项目公司负责人要在会上发言，时间约 1015 分钟， 简要汇报工作完成情况，提出需配合协调的工作及下两周的工作要点。 会议地点：总公司会议室 参会对象：总经理、各副总经理及总经理助理、各部门、二级公司、项目公司经理。 四、工程协调会 与总公司业务例会同天下午召开，协调解决各在建项目工程的设计、施工、管理、进度、质量、安 全等问题，参会代表除在会上发言外，必须提交一份书面材料给记录人。 会议地点：韩江建筑公司会议室 26 参会对象：总工室、工程部、开发部、审核部、总办、设计公司、韩江公司及项目公司有关人员参加。 会议由总工室主持。 五、业务专题会议 根据业务工作进展情况，不定期地召开有关业务专题会议，研究落实专项工作的安排执行，办公室负责或协助组织会议的召开。 参会对象：由会议召集人确定。 六、管线工作研讨会 管线老总每月召开一次自己管辖部门、二级公司、项目公司、合作公司有关人员会议，检查本月工作 计划执行情况，寻求解决存在问题的对策，并布置下月份工作任务。 七、部门工作会议 各部门每二周一次（二级公司、项目公司每月至少一次），召开本部门、公司全体人员会议，传达总公司有关精神，介绍公司发展情况，小结本部门近期工作，分析存在问题，提出下一步工作任务。 八、会场纪律 １、所有参加会议人员须准时到会，迟到者须说明原因，若无正当理由而迟到的，一律罚款 50 元。 ２、不能参加会议的应提前向办公室请假，并说明原因。 无故缺席处以罚款100 元。 ３、参会者一律要关闭手提电话， BP 机不能 发出声响，非紧急重要事情不准复机，不准接电话，有要事者可交待秘书或本部门有关人员代为处理，违者罚款 50 元。 ４、凡公司领导或受公司领导委派的职员，对外洽谈业务以及本制度规定的各种类型会议，除会议召集人本人外，其他参会人员（含司机、勤杂人员）都要27 做记录，谁没做记录，每次扣罚 50元。 ５、总经理办公室全体文秘人员（含正、副主任）要随身带笔及笔记本，公司领导交办工作时做到随时做好笔记，谁没做到，每次扣罚 50元。 ６、违反会议纪律罚款措施的实施。 总公司召开的会议，由负责会议记录或指定人员负责登记，并报总 经理办公室通知财务部扣款；各部门、二级公司、项目公司召开的会议，由会议召集人指定专人登记，并和其他指定人员通知财务扣款。 若登记人未能如实登记，办公室负责人未能在会后三天内开出执罚通知，即和违反会议纪律的人员同时罚款。 第五节。