公司行政制度修改版

公司行政制度修改版内容摘要：

表 3— 7）一式四份，经行政人事部核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，移入部门留存一份，移出部门留存一份。 第五十四条 资产送修处理 固定资产因故障须送厂商修复时，应由送修部门填写“固定资产转移表”一式四份，经行政人事部核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，送修部门留存一份，厂商 留存一份。 送修固定资产修复送回后，由行政人事部和送修部门共同验收并在“固定资产转移表”上签字确认，财务部方可支付维修费用。 第五十五条 出租或外借处理 固定资产出租或外借，行政人事部应先会同财务部呈请总经理核准后方可办理，并应制订合同，副本送财务部以备核对。 合同内容应包括修缮保养及税捐负担、租金、运输费、归还期限、保持原状、附属设备明细表等，并填写“固定资产转移表”一式四份，经总经理核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，经办部门留存一份，承租方 /承借方留存一份。 第五十六条 减损处理 土地、房屋及建筑物、办 公家具、办公设备、运输设备等固定资产因减损而报废者，应由使用部门填写“固定资产增减表”一式三份，注明减损原因，经行政人事部及财务部签注处理意见并呈请总经理核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，使用部门留存一份。 行政人事部应转记固定资产管理帐，并办理相关解除保险、权属变更等相关事宜。 第五十七条 闲置固定资产处理 行政人事部至少每年应将经营上认为无利用价值的闲置资产予以整理，填写 《闲置固定资产处理明细表》（附件表 3— 8） 会同财务部 拟定处理意见，呈请总经理核准后，方可进行资产处理。 承购商付款提货后，由 行政人事部填写“固定资产增减表” 一式三份，行政人事部留存一份，财务部留存一份，承购商留存一份。 第七部分 办公用品使用管理办法 第五十八条 办公用品由行政人事部前台负责分类管理，包括申请、登记、分发、回收、保管等工作。 第五十九条 办公用品申请周期为每月一次，各部门负责人应于每月 25 日前将《办公用品购买申请表》（附件表 3—— 9）提交到行政人事部审核，由总经理签字或盖私章后，由行政人事部统一进行采购。 第六十条 办公用品采购后，由行政人事部进行分类登记，登记内容包括：购买日期、品名、规格、单价、数量、领用人签字。 第六十一条 行政人 事部前台负责办公用品领用，领用人填写《办公用品领用登记表》（附件表 3— 10）后领取；需要回收的或用坏的办公用品，应将回收物品交回后方可换领新的办公用品。 回收品种包括：第五类的固体胶棒、修正带、电池；第六类的笔、替芯；第七类的键盘、鼠标、耳机；第九类的灯泡、灯管等。 回收的办公用品和设备由行政人事部统一进行销毁和处理。 第六十二条 行政人事部每月末最后一天应对办公用品的数量进行盘点 ；行政人事部应会同财务部每季度盘点一次，根据低值易耗品管理帐项目全部清点。 第六十三条 所有的办公用品和设备非公司业务用途，不得私自携带出公司。 第六十四条 员工离职后，应将领用的全部办公用品和设备交回行政人事部，清点无误后方可办理其他手续；如发生缺失情况，应按照办公用品和设备的购买价格进行赔偿。 第八部分 图书管理办法 第六十五条 公司图书由行政人事部负责管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清点一次。 第六十六条 借书人以本公司员工为限。 第六十七条 属于公司购置或所有的工具书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书登记总簿”，并填制图书卡插放于图书的末页。 第六十八条 员工欲借阅应先查阅图书目录卡，填写《借阅单》（ 附件表 3— 11），持单向行政人事部前台处取书，行政人事部前台将图书交予借阅人应先抽出图书卡由借阅人签字后，一并与借阅单妥为保管；员工还书时，应将所借图书交予行政人事部前台收讫，行政人事部前台除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。 第六十九条 因工作需要采购图书的，须填写《图书采购申请表》（附件表 3— 12），报部门负责人签字，由行政人事部审核后统一购买。 第七十条 借阅图书的最长期限为三个月，如需继续借阅应重新办理借阅手续。 第七十一条 员工借阅图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。 第九部分 档案管理 第七十二条 管理部门 公司文书结案后，原稿由行政人事部归档管理，经办部门可根据实际需要留存影印本。 各分公司档案分类目录及编号原则，由总公司统一制订，文书原稿由总公司统一保存。 第七十三条 文件点收及结案移送归档时，根据下列原则： 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查送档人； 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立 即退回经办部门； 有价证券或其他贵重物品，不在归档范围内，应及时退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 第七十四条 文件整理 点收文件后，应依照下列方式整理： 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则； 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐订牢； 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐化一； 所有文件均进行电子文档和光盘备份。 第七十五条 归档范围 行政审批类：公司章程、股东名册、董事会及股东会记录、政府机关核准文件及其他经核定须永久保存的文书； 合同类：公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料； 会议材料类：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、统计报表等； 工作计划类：工作计划、总结、报告、请示、批复等； 财务数据类：会计凭证、财务报表、统计报表、财务分析、不动产所有权及其他债权凭证等； 员工资料类：员工任免、劳动、工资、福利、奖励、处分等方面的文件； 公司决议类：公司制订的组织规程及办事细则，上级主管机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划 等文件材料； 普通文书类：对外的正式发文和与有关单位来往的文书； 大记事类：公司沿革、大记事及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第七十六条 档案分类 档案分类应视案卷内容、部门、业务项目等因素，按集团、公司、分公司、部门、大类、小类六级分类。 先以公司、部门区分，部门区分之后依案卷性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类； 档案分类应力求切合实际。 如案卷较多，可继续增设细类。 如案卷不多，可根据实际情况增减； 同一小类或细类的案卷以装订于一档案夹为原则。 如案卷较多一档案夹不够使用时，可分为两个以上的档 案装订，并于小类或细类之后增设卷次编号，以便查考； 每一档案夹封面内首页应设“目次表”，案卷归档时依序编号、登录，并以每一案一个目次编号为原则； 档案号的表示方式如下： A— B、 B B2— C C2— D D2— E E2— F F2 其中 A 为天联集团， B 为天联北京公司及分公司， C C2 为部门， D D2 为大类，E E2 为小类， F F2 为档案目次。 第七十七条 档案名称及编号 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊； 各级分类、卷次及目次的编号 ，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案卷多少及增长情况决定； 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列以便查阅； 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用； 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意更改，如确有修改必要，应拟订新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第七十八条 档案编写 新档案，应就“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档案号； 档案如何归属前案，应查明前案的档案号 并予以同号编列； 档案号以一案一号为原则，遇有一档案卷叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号； 档案号应自左而右编列，右方装订的档案应将档案号填写于案卷首页的左上角；左方装订的档案应将档案号填写于案卷首页的右上角。 第七十九条 档案整理 归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅； 档案夹的背脊应标明档案夹。