协同办公平台e-cology40系统维护手册2--知识管理模块

协同办公平台e-cology40系统维护手册2--知识管理模块内容摘要：

定此目录下创建文档时的默认共享范围。 具体操作为： 1） 在（图 49）所示页面点击 权限管理 标签进入权限管理设置页面如（图 411）所示； （图 411） 下表是对页面字段的解释： 名称 字段说明 第 12 页 共 60 页 文 档创建权限 设置有权在这个目录下新建文档的用户，可以根据类型：部门、角色、安全级别进行权限组合。 具体如下： 属于特定类型且安全级别在设定值之上的用户； 属于设定的部门且安全级别在设定值之上的用户； 属于设定的角色且级别在设定值之上的用户； 安全级别在设定值之上； 特定的人力资源。 满足以上条件之一的系统用户即可在此子目录下新建文档。 可重复添加不同的条件。 这是必须设置属性，只有创建权限范围内的用户可以在此目录下新建文档（也就是新建文档时可以看到此目录）； 文档复制权限 设置有权将此目录下的文档复制 到其它目录的用户，这里设置的用户可以在文档“复制移动”中将这个目录下的文档复制到其它目录； 文档移动权限 设置有权将此目录下的文档移动到其它目录的用户，这里设置的用户可以在文档 “复制移动”中将目录下的文档移动到其它目录； 默认共享（与文档创建人相关 内部人员） 填写与文档创建人相关内部人员的默认共享人员； 共有“禁止”、“只读”、“编辑”、“完全控制”四种共享级别： “禁止”：则用户对此目录下文档不具有操作权限； “只读”：则用户对此目录下文档具有查看权限； “编辑”：则用户对此目录下文档具有查看和编 辑权限； “完全控制”：则用户对此目录下文档具有查看、编辑、删除权限； 默认共享（与文档创建人相关 外部人员） 功能同上，填写与文档创建人相关外部人员的默认共享人员； 默认共享（与文档创建人无关） 功能同上，对该子目录的默认共享可以进行设置，可重复添加不同的条件； 2） 在（图 411）所示页面中设置好文档创建权限、文档复制移动权限以及默认共享后，右键点击 保存 按钮保存设置； 版本管理 版本管理用于对目录下文档的版本控制，在这里规定该目录下文档是否可以进行版本控制以及用户对文档版本查看的控 制。 具体操作为： 1）在（图 49）所示页面点击 版本管理 标签进入版本管理设置页面如（图 412）所示； （图 412） 下表是对页面字段的解释： 第 13 页 共 60 页 名称 字段说明 启用 启用版本管理 选中 check框时，表示该子目录下的文档将进行版本管理； 设置 显示前缀 查看文档时属性页版本字段的显示前缀，如 version； 只读权限操作人可查看历史版本 文档共享人是否能查看文档的历史版本； 2） 在（图 412）所示页面中设置好文档版本管理权限后，右键点击 保存 按钮保存设置； 编码规则 文 档编码类似于图书资料的卡片，记载目录编号规则、创建日期等描述信息，系统根据制定的编码规则自动生成文档编号，这样可以大大减少文件编码信息的输入、修改工作量，便于大型企业的文档集中管理。 具体操作为： 1） 在（图 49）所示页面点击 编码规则 标签进入编码规则设置页面如（图 413）所示； （图 413） 下表是对页面字段的解释： 名称 字段说明 启用 第 14 页 共 60 页 启用子目录编码规则 规定该目录下文档是否启用编码规则，只有选中 check 框时，本页编码规则属性字段设置才有效，此时表示该子目录下的文档将按照本页设置的规则 生成文档编码； 子文档单独编码 选中后，该目录下的子文档将启用与主文档不同的编码规则，编码规则中添加了“主文档编码”选项； 设置 编码前缀 规定该目录下文档的统一编码前缀； 主目录编码 设置是否启用主目录基本信息页面设定的目录编码； 分目录编码 设置是否启用分目录基本信息页面设定的目录编码； 子目录编码 设置是否启用子目录基本信息页面设定的目录编码； 年 设置目录编码规则中是否启用年信息； 月 设置目录编码规则中是否启用月信息； 日 设置目录编码规则中是否启用日信息； 流水号位数 正整数 ，如设置流水号位数为 4位，当流水号位数用尽到 (..9999)后，重新从头开始 („ 001) 子目录单独流水 选中此项，每个子目录的流水号都是单独分配的，否则在整个文档模块中统一分配流水号 日期单独流水 选中此项时，您可以规定系统是以年、月或者日为单位自动重新开始开始分配流水号 预览 预览您设置的编码规则 2） 在（图 413）所示页面中在 启用子目录编码规则 后的 check框中打勾，然后设置好文档编码规则后，右键点击 保存 按钮保存设置； 【注释】我们还可以通过点击 按钮或者 按钮来调整文档编码中目录、日期、 流水号在编码中的顺序。 3） 当启用 子文档单独编码 后，编码规则设置页面如（图 414）所示，此时设置页面增加了主文档编码和子文档编码属性字段； 第 15 页 共 60 页 （图 414） 下表是对页面增加字段的解释： 名称 字段说明 主文档编码 用于设定子文档编码规则时使用，可以用来规定主文档编码参与子文档的编码规则； 子文档编码 设置 设置好编码规则然后点击“设置”按钮，就可以预览相应的编码规则； 取消 点击“取消”按钮，则取消编码规则的设置； 4） 建议子文档编码规则采用如（图 414）所示的 主文档编码 +流水号 形式 ，具体操作为只将 主文档编码 选中然后点击 设置 按钮，然后右键点击 保存 按钮完成设置； 模板设置 模板设置有效的规范了公司各类文档的格式，包括段落排版、字体样式、附加信息显示等，而当我们对文档属性进行编辑修改时，我们不需对文档本身逐个进行操作，而只需对文档模板来统一操作。 具体操作为： 1） 在（图 49）所示页面点击 模板设置 标签进入模板设置页面如（图 415）所示，点击 添加 按 第 16 页 共 60 页 钮添加模板如（图 416）所示； （图 415） （图 416） 下表是对页面字段的解释： 名称 字段说明 模板 类型 共有四种模板类型可供选择，分别为： html显示模板、 html编辑模板、 word 显示模板、word编辑模板； 模板选择 选择相应模板类型的模板文件； 默认 当有多个同种模板类型存在，且绑定类型均为“可选择”时，可在同类型的模板中选择且仅能选择一个默认值； 模板绑定 “可选择”，表示该目录下的文档可在多个相同模板类型的模板中选择使用；“正常文档绑定”：表示编辑或显示某种类型文档时一定使用该模板，同种类型的模板只能有一个选择‘正常文档绑定’； “临时文档绑定” ： 表示 编辑或显示某种类型文档时可以 使用 其他 模 板 ； 内容设置 只有 word 显示模板能进行内容设置，内容设置用于显示模板标签与文档属性页的字段关联； 删除 删除已选模板 word 显示模板高级应用 2） 在（图 416）页面点击 word显示模板后的内容设置链接进入（图 417）所示的设置显示模板标签与文档属性字段关联页面； 在这里我们可以设置文档内容显示时自动提取哪个文档属性页上的字段值。 第 17 页 共 60 页 （图 417） 下表是对页面字段的解释： 名称 字段说明 模板标签 这些标签来自于您创建 Word显示模板 时定义的标签 文档属性页字段 即文档页面的字段信息，如：文档标题、文档编号、文档所有者、部门、主目录等； 3） 在（图 417）页面点击 按钮弹出如（图 418）所示文档属性字段信息，这里列出了所有的文档属性字段； 4） 如选择模板标签 Content与 主文档 对应、 主题词 与 文档标题 对应等，如（图 419）所示进行设置，然后右键点击 保存 按钮，则完成了模板标签与文档属性页字段对应的设置； 第 18 页 共 60 页 （图 418） （图 419）。