集团公司采购规章制度

集团公司采购规章制度内容摘要：

价单通常应包括以下栏目：产品名称及要求、需求数量、需求日期、价格、付款条款、交货期、报价有效期、最小订购批量（若有）、结算方式、发票类型（境内供应商）。 通过电话询价的，应以 询价记录单 （ 附件五 ）记录以下内容：产品名称、价格、询价日期、报价有效期、报价人、联系电话、结算 方式、发票类型（境内供应商），询价记录单须经询价人签字； 通过书面方式进行询价的，应及时与供应商确认是否收到询价单；当供应商以传真进行回复时，应注意资料的保密性； 若申请部门向供应商询价的，也应遵照上述指引进行，但应让对方知道最终价格是由采购部门决定； 针对询价结果的谈判，应由采购门确认，其他人员不得在询价过程中对最终交易条款作出承诺。 询价应采用书面方式进行，需要供应商提供正式的报价单；口头询价只作为紧急采购或供应商不能及时书面报价时的补充。 报价单 指引 在满足质量 /技术要求的前提下， 采购中 应获得竞争性价格以节约成本。 根据本公司的《财务授权手册》之规定 公司的报价单指引如下： ? 所有的报价或询价结果均需要有书面文件支持； ? 单项采购金额在人民币 1， 000 元以下（含 1,000 元）， 不需多家选择； 单价 500 元以下（不含 500 元）的办公用品由行政部负责采购； ? 单项采购金额在人民币 1,000 元至 5,000 元（含 5,000 元），需有 2 家供应商选择最佳者； ? 单项采购金额在人民币 5,000 至 500,000 元 (含 500,000 元 )，需有至少 3 家供应商，选择最佳者； ? 单项采 购金额在人民币 500,000 以上，需进行招标，适用招标程序； 采购规范 8 ? 运输或办公用交通工具及办公设备的采购，可采用向多家供应商询价的方式来确定而不需采用招标程序； ? 实行联合采购的产品或服务，可以直接依据港华投资与供应商签署的合作协议向有关供应商进行采购； 港华投资实行联合采购的，公司可以根据港华投资与供应商签署的合作协议直接向供应商采购，而不需要另外进行招标或比价程序。 库存项目 ―― 普通采购 采购员控制库存水平与订定物料需求。 另外，针对特别项目，使用部门可提出采购建议（材料计划单）； 检讨库存状况和确认需求后（材料计划单） ,采购员决定采购量； 然后采购员确定合适的供应商并提出采购申请单。 根据 条的 规定，必要时 ,采购员需要向潜在的供应商要求报价单； 采购负责人或其授权人复核采购申请单后，按照 《财务授权手册》 的相关规定，根据不同金额提交相应的管理层批准； 然后根据采购申请单采购员订定采购订单通过传真方式将采购订单发给供应商； 采购员追回供应商签字确认并盖章后的采购订单。 库存项目 询价采购 对于新增的采购项目或没有最新价格的 采购项目，除执行 条 之程序外，在采购单提交管理层批准之前，应遵循以下程序： 对于新项目采购，采购员应书面或口头向潜在供应商进行询价，询价内容包括规格、价格、交货能力等必要信息； 如果不是新项目采购，采购员应通过电脑系统、根据历史交易及现有供应商的合同期限确定能供应物料的供应商和最低价的合同商。 在订单确定之前，必要时，他将再次同供应商确认价格和适用性； 采购员将分析获得的报价、指出最合适的价格和供应商以供采购负责人的审核和批准； 非库存项目 询价采购 申请人应尽量按照 获得关于价格和市场供应的信息； 申请人根据 制作工具设备 /办公用品申请表并连同相关文件提交给采购部门； 如果申请采购项目为固定资产，申请部门应从会计处获得一个资产代码 ； 采购员审核该申请表以确保上面相关信息或采购条款的适当、清楚和正确性；审核该项目的 CEA、 EA 或相关预算支持的有效性；如果需要，与供应商进行谈判或向其它供应商询价，并就最终结果制作比较报告，确定供应商并填写采购申请单，采购负责人或其授权人复核采购申请单后，按照 《 财务授权手册》 的相关规定，根据不同金额提交相应的管理层批准； 然后根据采购申请单采购员订定采购订单通过传真将采购订单递交供应商。 采购员及时追回供应商签字并盖章确认后的采购订单； 采购规范 9 具体步骤如下： 采购员收集各部门缴来的采购申请文件，包括采购申请表、材料计划单、图样、报价单等；察看表上内容是否恰当及明确， CEA/EA、技术资料等支持文件是否足够。 如有疑问及时与申请人沟通。 采购员根据库存情况及使用计划，确定是否需要采购。 如需采购，确定合理的采购数量。 然后审核是否有合格的供应商；若没有，则同相关部门一起，根据采购手册规定寻找并审核新的供应商。 采购部门通过谈判，同选定的供应商确定价格、交货期、交货地点、运输安排、交货数量、发票类型、付款条件、售后服务等条款。 供应商报价应满足《采购手册》对报价单数量的要求。 采购员填写《采购申请单》并附相关支持文件就不同金额报相应管理层批准。 批准后复印三份：材料会计（有价格）一份；仓管员（无价格）一份；采购员存档一份。 原件作为付款申请附件。 合适授权人同供应商签订采购订单 /采购合同。 采购员将采购订单 /采购合同编号存档。 采购员跟踪供应商执行采购订单 /采购合同的进度，督促供应商及时交货，要求供应商每批货需附有质检报告、产品合格证等质量证明文件。 第 9 章 采购 招标程序 总则 根据公司政策和中华人民共和国相关法律法规之规定，公司招标采购分为 2 类： A 类 ： 根据《中华人民共和国招标投标法》和各地方法律法规 之规定必须进行公开招标的 ； B 类：除 A 类之外公司规定的特定类型的商品或服务的采购； A 类招标根据相关法律法规规定的程序 进行， B 类依照本程序执行 ， 可公开招标，也可邀请招标。 招标采购的范围 招标项目的总费用预估仅限于招标项目中由投标商提供的物料和 /或服务。 由公司提供的招标项目配套的物料，其费用不计入招标金额预估； 公司《财务授权手册》规定，单项采购金额 50 万元以上的须进行招标； 进行联合采购的物料，由 *****资采购部制定招标采购范围及协作办法。 *****已经进行联合采购的物料，公司可直接向联合采购供应商采购而不需要再进行招标。 采购 招标的提出 使用部门提出 采购申请后，采购员和 /或申请部门预估采购金额，并根据 条确认是否进行招标采购； 对于符合 条要求的，由采购部门 组织 成立采购评标委员会 ，按照公司招投标管理办法 有关 规定进行 招标。 采购 评标委员会 采购规范 10 按照 公司招投标管理办法的规定，采购 评 标委员会 由采购部门、使用部门和相关技术部门的授权人员组成。 采购评标委员会 职责：投标邀请书和 /或招标公告的制作和发出、招标书及相关招标文件的制作、投标文件的收集、登记和保管、评标标准的制订、 开标及评标 、 投标评估报告的提出、招标相关信息 的发布； 联合采购物料需进行招标的，由 ****采购部组织； 如果条件成熟，公司应建立专家库，每次招标从专家库中随机挑选人员组成评标委员会； 若同投标 人有直系亲属或利益关系的，公司评 标相关人员应向其主管报告并主动回避； 投标邀请 /招标公告 采购评标 委员会制作 投标邀请函 （ 附件六 ）。 投标邀请函应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间、获取招标文件的途径和日期、提交投标文件的截止时间和提交地点、开标时间和地点及其它必要信息；若需发布招标公 告的，招标公告应包括以上内容； 投标邀请书由采购 负责人或其授权代表签署后发给潜在投标商，副本保留在招标相关文件 中。 潜在投标商须以书面形式（正本或签字 /盖章之传真）确认其收到投标邀请函；该确认文件保留在招标相关文件中。 采购 招标书 根据 采购 招标内容及公司要求， 由采购评 标委员会制作 采购 招标书 ； 潜在投标人领取招标书时，应在登记簿上签收并注明领取的时间； 如果潜在投标人对招标书有疑问或需要澄清的须以书面询问， 评 标委员会负责及时进行书面答复，并 将书面答复送达所有的潜在投标人。 书面答复不要注明询问的来源。 潜在投标人收到答复后，应签字确认收到。 该。