集团公司行政运营工作手册

集团公司行政运营工作手册内容摘要：

购置。 十 、 公司财务部、督察部应当对有关采购活动进行监督。 十一 、 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 十二 、 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约 、 杜绝浪费 、 禁止贪污，努力降低消耗、费用。 十三 、《办公设备用品领用登记表》 14 会议管理制度 AM/行政 006 为进一步加强公司会议管理，特将公司会议管理相关办法 规定 如下： 一、公司例会规定 （一） 管理部级会议 管理部高层 会议： 参加人员： 董事 长助理兼 总经理、 分公司 副总经理、 财务部总监、综合管理部总监。 会议内容：就公司短期工作计划、公司现存问题等进行讨论。 会议地点： 公司会议室。 会议纪要：总经办。 中高层会议： 每周六上午 9： 30 召开。 参加人员： 董事长、董事长助理兼 总经理 、 分公司 副 总经理 、 各部门负责人参加。 会议内容：各部门 负责人、各部门就一周以来各部门的工作、业务情况在会上汇报，并将工作中存在的或临时出现的问题在会上提出。 管理部、总经理对一周的工作进行讲评。 会议地 点 ：公司会议室。 会议主持：董事长助理； 会议 组织 ： 行政部 ；会议纪要：总经办。 管理 人员晨会： 每周二、周六上午 8： 30 召开，会议主持： 行政部。 全年总结表彰大会： 每年春节后召开。 参加人员：公司全体管理人员（含主管、领班及员工代表。 会议地点：根据当时情况选址。 由 综合 部组织， 行政部 协助会议筹备。 （二） 物业公司级会议 物业公司驻场主管级以上会议： 时间由物业公司根据情况而定， 参加人员：物业公司驻场主管以上管理人员。 会议地址：公司会议室 或培训室。 会议主持：物业公司负责人。 会议纪要：物业公司文员。 物业公司班长级以上会议： 时间由物业公司根据情况而定， 参加人员：物业公司班长以上管理人员。 会 议地址：公司会议室 或培训室。 会议主持：物业公司负责人。 会议纪要：物业公司文员。 物业公司全体员工大会： 具体时间 及地点 由物业公司 负责人 通知。 参加人员：物业公司全体员工。 会议地点：创新中心起步园区。 会议主持：物业公司负责人。 会议纪要：物业公司文员。 （三） 保洁 公司 级会议 保洁部片区经理级会议： 每周六上午中高层管理人员会议结束后召 开。 参加人员：保洁部片区、驻场经理以上管理人员。 会议地址：公司会议室。 会议主持：保洁公司 经理 ；会议记录：保洁部文员。 保洁部各片区主管领班会议： 不定期举行 ，具体时间及地点由各 片区负责人确定并通知。 会议主持：各片区经理。 保洁部主管领班会议： 原则上 每月末 举行 ，具体时间及地点由各片区负责人确定并通 15 知。 参加人员：保洁部各项目主管、领班以上管理人员。 会议地址：公司六楼会议室。 会议主持：保洁部 相关 负责人。 会议纪要：业务部门文员。 保洁部片区全体会议： 原则上 每月一次，具体时间及地点由各片区负责人确定并通知。 会议主持：各片区经理。 （四）其他会议 公司“心连心”联谊委员会： 具体时间及地点由“心连心”负责人确定并通知。 参加人员：“心连心”联谊委员会会长、副会长、常委、委员。 会议主持 ：会长、副会长。 会议纪要：副会长。 工会委员会 月例会 ： 具体时间及地点由工会负责人 确定并通知。 参加人员：工会主席、副主席、委员、经审委主任、委员。 会议主持：主席、副主席。 会议纪要：副主席。 临时性会议： 各部门、各级临时会议由各部门及相关负责人组织，具体时间及地点由会议召集人确定、通知。 各部门会议： 每周六上午中高层会议结束后进行。 会议地点由各部门负责人确定。 会议主持：各部门经理。 培训会议 ： 由培训 科 召集确定参加人员及会议地点并通知相关人员参加。 会议主持：培训 科。 二、会议管理 所有需要开会 的部门 需提前组织 ，查看有无其他部门使用以避免冲突 ， 各部门 提前通知 会议时间开始及预计结束时间、参会人员 等信息。 若需要使用公司投影仪等公共设备 或其他特殊要求（是否需要茶水、摆花、横幅、白板、纸笔、席牌等）则要提前以联络函的形式通知总经办秘书处。 会议结束后 将 座位布置 复位，并打扫会议室清洁卫生。 有特殊要求的，安排相应的服务人员协助会议进行。 三、会议室管理规定 会议室未经许可，不得随意进入。 进入会议室人员应严格遵守会议室管理制度， 保持清洁卫生、切勿随意损坏会议室任何物品。 会议室内不得吸烟，乱扔 杂物。 会议室 使用者应爱护会议室内的物资，不得随意搬动，拖拉，乱刻、乱划、乱翻，如有损坏，照价赔偿。 会议室内严禁随意堆放任何杂物。 会议室离人关灯，关闭所有电源。 16 文档管理制度 AM/行政 007 一、文件保密规定 为了保障公司的正常经营、管理、稳定持续发展，保证公司机密不流失，信息不外泄，全体管理人员需提高保密意识，特制定相应的文件保密管理制度，以此保证公司的情报安全。 保密范围 公司的一切商业信息、营销方针、经营策略及技术、人事、行政、财务、工 资，各种管理制度等一切内部情况均属公司内部人员应严格保守秘密的范畴。 保密等级 公司所有文件分为四个等级： 最高级：绝密，公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；如公司经营、营销、财务等方面的情报属绝密情报，一般情况下只适用于公司高层掌握 ，高层以下借阅需经董事长批准。 第二级：机密，如公司管理情况，技术、行政、人事等，机密文件的发放适用于公司中层以上管理人员。 第三级：秘密，如公司行政规定、人事任命、技术情况、质检情况等，秘密文件的发放适用于公司主管以上的管理人员。 第四级：一 般级，如公司内刊、快报、表扬、通报等属一般级文件，可发放至公司全体人员。 以上四级保密文件都属公司内部保密资料，各级管理人员及员工有责任有义务维护公司秘密，妥善保存收到的所有文件，不向无关人员透露公司情报并引导员工提高保密意识，共同维护公司利益。 其他文件保密规定参照《保密制度》。 二、归档管理 资料的形成 1） 公司各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档。 2） 文件资料的形成与积累必须纳入各部门工作计划，在专（兼）职文档管理人员岗位中予以明确。 3） 行政部 要对公司文件资料的形成、积 累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 归档文件的范围 1） 各种上级下达的文件； 2） 公司下发、上报的文件； 17 3） 总经理办公会及各专项会议会议记录、纪要、决议、公司章程； 4） 各项计划、检查、总结； 5） 会计凭证、报表、财务分析； 6） 各种合同、契约、协议、招投标系列文件、工程预决算； 7） 合作企业的专业资料及各种相关文件； 8） 电子文档及声像资料； 9） 其他应归档的文件、材料。 10） 本制度第 2 条中第 款为永久保存； 11） 本制度第 2 条中第 8 款视其保存价值予以保存，但至少要保存 5 年。 归档要求 1） 归档的文件资料必须字迹工整、纸张及文件、格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 2） 归档的文件资料要完整、系统、准确、真实。 3） 保持归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。 档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。 4） 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。 5） 文件资料的归档必须办理移交手续。 归档时间 1） 财务档案在会计年度后，由财务部门暂时保管一年，一年后由财务部门编制清单，移交本公司档案管理部门。 2） 文书及管理资料在次 年第四季度前经由各职能部门负责人审定后按归档要求整理后向档案管理部门归档。 3） 公派学习人员获得的文件材料应在出差回单位后两个月内按归档要求及时归档。 归档数量 各类文件资料归档一式一份，主要的和利用频繁的文件资料归档可一式两份或适当增加其归档份数。 档案的保管 1） 收文件资料时必须认真验收，并办理好交接登记手续。 2） 存放文档必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 3） 每年底进行一次资料的清理、核对和保管质量检查工作，做到财物相符。 对 破损或变质的档案，要及时修补和复制。 4） 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出的文件资料须在规定的时间 18 内归还。 档案借阅 1） 公司员工都应该重视保护档案并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。 2） 各部门应建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。 3） 借出和归还档案时，应办理清点、签名登记手续，档案管理员和借阅者当面核对清楚。 4） 借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、拆卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件 上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。 5） 借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。 6） 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。 7） 各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。 8） 调离人员必须清理移交、归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。 9） 财务人员查阅财务档案须经财务部门经理并总经理或管理部经理批准。 财务人 员因工作需要借阅的须经财务部门经理批准。 10） 人事档案除总经理、副总经理、 分管总监、 行政 、 人事部负责人以外任何人不准借阅。 三、文件打、复印制度 所有文件的审核及发放范围要严格遵循文件打、复印制度执行。 初稿打印出来后，必须仔细校稿，（程序：起草人 → 部门经理 → 文员进行），无误后由行政经理或行政主管进行打印（ 内部文件一律用废纸打印、或双面打印，外用文件 用正式纸张）。 原则上文件打印、复印由 行政部 文员进行。 公司会议纪要由总经办文员负责打印。 督察报告由督察经理负责打印。 行政部 发放的文件需有登记。 所有公司文件必须统一格式。 公司工作人员根据工作需要，如需使用名片，遵循以下规定申办： 1） 名片只作为工作联络使用。 2） 经理级别以上人员及专职业务人员方拥有使用公司名片的权利。 3） 如需使用名片，由本人提出书面申请，经直接上级领导签字后，送 行政部 ，由 行 19 政部 送总经理审批后统一办理。 4） 名片打印每人每次仅限 1— 2 盒，使用完毕后再申请；公司名片使用统一格式，个人无权更改。 公司内所有电脑上禁用 U 盘， MP3 等物品；如需传递打印文件，请采用 等传递方式进行，如有违者，一律没收传递物品。 （特殊情况 下可以得到相关部门允许后可以使用 U盘等移动存储设备，如：网络传输速度过慢、网络出现故障、急需或因工作需要外带者可考虑。 ） 四、记录 《发文处理笺》 《文件（资料）领取记录》 《资料领用登记表》 《方案领用登记表》 20 工 装 管 理 AM/行政 008 公司职员上班时间必须穿工装（工装分夏装和冬装），工装款式由公司据时统一制作，个人承担补贴外费用。 一、 员工着装规范 （一） 管理人员着装规范： 公司管理人员工作时间着装，要求一律以工装为准，上班前换上公司统一工装。 工装应经常清洗，保持干净整洁，无皱折、污渍，钮扣无脱落。 不乱卷衣袖、裤脚、衣袋不装杂物、制服破损、吊扣、褶皱应及时修补、熨烫。 男士要求：系公司统一发放的领带。 未领工装的员工要求穿与公司工装颜色、款式相近的职业装。 着装标准： 夏季着装： 男 士：白色短袖衬衣，藏蓝色西装裤，银黄白三色斜纹领带，黑色皮鞋，深色袜子，佩带公司工牌； 女 士： 公司条纹短袖衬衣，藏蓝色西装裙，肉色长丝袜，黑色皮鞋（ 不穿露趾凉鞋）。 冬季 着装： 男 士：藏蓝色西装，白色长袖衬衣，黑色尼大衣，银黄白三色斜纹领带，黑色皮鞋，深色袜子，佩带公司工牌，； 女 士：藏蓝色西装，白色长袖衬衣，兰色尼大衣，黑色皮鞋，蓝白红三色丝巾，佩带公司工牌。 公司男士 领带节统一选用大三角（温莎节）的打法（见下图）。 4） 丝巾：上班时要求统一佩带公司配发的 蓝白红三色丝 巾。 丝巾的佩带方法见下图 : 21 （二） 一线员工着装规范 ： 公司员工着装要求一律以工装为准，着装要求参照《礼仪规范》相关规定。