采购部制度规范手册

采购部制度规范手册内容摘要：

审稿的审查采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。 合同审查的具体分工和流程如下：（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；（3）采购经理负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；（5）公司采购部经理在审查后签字，表示认可合同文本；（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。 第10条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据财务处、设备处、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。 第11条采购合同签订过程中各部门的职责划分。 1公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。 2公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。 3公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。 4公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。 第12条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。 第3章采购合同履行第13条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。 第14条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。 第15条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。 第16条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。 1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。 2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。 3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。 4其他合同约定或法律规定的情形出现。 第17条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。 第4章合同管理纪律要求第18条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。 1泄露或私自更改合同内容。 2丢失合同。 3损害公司利益。 4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。 第19条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。 第20条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。 第5章合同资料管理第21条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。 第22条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。 第23条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。 第6章附则第24条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。 第25条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。 编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购价格、谈判与合同管理表格询价单编号： 公司：一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物资，请速予报价，以便进一步联系。 物资名称规格型号质检说明数量二、来函或来电请寄至本公司采购部 先生，电话 ，并请注明贵公司联络人及电话。 三、附《公司介绍》。 公司采购部 年 月 日采购询价记录表采购计划单工作号询价单工作号申请采购物资编号供应商电话供应商报价（单价）备注出厂价批发价零售价平均价询价员询价员工号询价日期采购谈判计划表谈判议程谈判议题谈判目标谈判策略参加人员最优目标预期目标底线目标备选策略实施策略采购谈判记录表记录人： 记录时间： 年 月 日供应商谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述（内容较多可以附表）谈判主要争议点谈判结果谈判参加会签主管领导审批意见签字： 日期： 年 月 日合同签订审批单采购业务口采购物资名称合同编号送入系统时间合同草签基本内容供应商名称采购数量采购单价采购金额交货时间其他特别条款采购经理审核意见签字： 日期： 年 月 日法律顾问审核意见审核意见签字： 日期： 年 月 日填表人： 年 月 日合同信息统计表登记日期： 登记人：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同总额采购形式联系人及联系方式1234审核人： 审批人：第五章 采购进度控制第一节 采购进度控制岗位职责采购跟单员岗位职责职责1掌握所负责物资的规格型号及相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目相关采购员不在时，代替回答供应商的一些基本问题针对已经有过合作的供应商，订单处理后续事宜（电话沟通或接收传真），并转交给相关责任人采购物资出现质量问题时，协助采购人员与供应商进行沟通，填报“物资交货异常信息反馈日”报表追踪外发加工产品，要求全部回仓，并跟进外发余料库存情况根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8每日做好日清、对账工作，定期汇报采购情况完成上级领导临时交办的其他工作职责9职责10第二节 采购进度控制管理制度一、采购进度控制制度下面是某企业采购进度控制制度，供读者参考。 制度名称采购进度控制制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为有效控制采购进度，确保物资供应，掌握采购时间，准确控制库存存量，降低成本，提高公司的经济效益，特制定本制度。 第2条适用范围本制度适用于与公司物资的采购进度控制相关的所有工作。 第3条归口管理采购部是采购进度控制的归口管理部门，负责采购作业的顺利进行。 第2章采购进度控制程序第4条设定采购作业期限采购部应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。 第5条确定采购作业进度控制要点1内购作业分为询价、订购、交货三个管制点。 2外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。 第6条每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段sw 预定进度。 第7条采购部收到请购单后，采购跟单员应将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度控制表”。 第8条“采购进度控制表”可提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。 “采购进度控制表”应每周填写一次。 第9条每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期，如该阶段的实际日期已填入，则填写下一阶段的预定进度。 第10条采购跟单员每周五下午制定下周应完成的采购业务的预定进度。 第11条逾期末完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。 第3章采购作业进度各控制要点监督管理第12条询价、谈判进度管理采购进度控制主管需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。 具体的询价、谈判工作可参照公司制定的相关采购询价、谈判制度。 第13条订购进度管理订购进度管理工作包括订单的跟催等，具体请参照本公司制定的《订单跟踪管理制度》。 第14条交期管理交期管理，具体请参见本公司制定的《采购交期管理办法》。 第5章附则第15条本制度由公司采购部制定，解释权归采购部所有。 第16条本制度呈总经理核准后实施，修订时亦同。 编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期采购进度控制管理表格采购订单采购合同编号： 供应商编号：订单编号： 供应商名称： 项次物资编号品名规格单位数量单价合计交货日期交货地点采购部联系人联系电话注意事项交易条款核准： 审核： 经办： 年 月 日采购进度控制表编号： 年 月 日请购单号请购部门请购日期物资名称供应商订购需要日期交货期付款条件付款情况交货记录备注日期数量单价金额审核： 制表：采购物资跟催表编号： 物资订购日期订购单号订购数量规格供应商计划交货日实际入库跟催员编号名称数量交货日期审核人： 审批人： 第六章 采购质量控制采购检验岗位职责职责1制定采购货物检验标准和检验规范按照相关质量检验标准，协同使用部门人员对采购物资进行质量检验按照企业规定的程序实施检验工作，防止不合格品入库或投入使用协助供应商评估工作，对供应商提出质量改进建议对检验不合格品提出处理意见识别和认真记录各类物资质量问题，填写“检验报告单”，登记质量原始记录定期对所检物资的质量情况进行统计分析，形成报告并上报领导职责2职责3职责4职责5职责6职责7第二节 采购质量控制管理制度一、采购物资检验制度制度名称采购物资检验制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为严格检验采购物资的采购标准和质量标准，杜绝不合格物资入库，现结合公司的实际情况，特制定本制度。