酒店财务部运作手册

酒店财务部运作手册内容摘要：

(2) 外币兑换人民币 兑换处只接受八种外币 (包括现金及旅游支票 )兑换人民币：港币美金，英磅，澳大利亚币，日圆，法国法郎，加拿大币及西德马克。 (3) 兑换外币现金的程序及方法 例：对换 200元港币 (对换率 )对换 200 元美金 (对换率 ) US$*=RMB HK$*= (4) 兑换旅行支票 兑换旅行支票的程序大致与兑换现金一样 , 但必须注意的是：客人兑换旅行支票时，必须要求客人在兑换柜台前面对职员签名，由职员核对旅行支票上面的签名是否一致，方可接受。 另外兑换旅行支票 必 须 在 所 需 兑 换 的 外 币 上 扣 除 % 的 扣 贴 息。 例：对换美金旅行支票 元 , 对 换 率 为 (100(100*%))*= 注： 所有兑换后折成的人民币面额留小数后两位数， 而对换单上必须清楚列出相应外币的票据号码， 对换的旅行支票的背面必须写上客人的国籍及证件号码， 每对换一次外币都必须立即在登记簿上记录。 (5) 兑换处埋数 职员埋数时，先将己对换下来的外币分种类汇总，填写 外币缴款报表 并在报表上列出相对的人民币金额 ,填写 缴款袋 包括收银员姓名，当更时间，缴款袋内所装的外币相对人民币金额，外币缴款报表一式两联连同相对的外币放入已填好的缴款袋内，由证人在旁作证将已包裹好的缴款袋投入保险箱中，而第二联的缴款报表放入对换记录簿上，最后，计算缴款报表上的人民币总额加上所剩余的 备用金总额等于原有备用金额，交更时让接更的同事核实并在登记簿上签名确认 (6) 领回备用金 将兑换后的外币投入保险箱后，次日兑换处收银员根据外币缴款报表到总出纳取回相应的人民币填补备用金，双方在缴款报表上签名作实。 6) 部门 KEY 的存放及领取手续 ─ 前台兑换处设有部门 KEY 的保管 ,酒店属下各 部需将部门 KEY 存放在帐务处保管的，必须出具书面申请书及授权领 KEY 人的签名式样， 经财务总监批准后，方能生效，并由前台帐务处职员给该部门 KEY 设立编号。 ─ 授权领 KEY 人领取部门 KEY 时， 必须出示员工证， 然后填写领取部门 KEY 的登记部，填写内容包括：领取日期，时间， KEY 的编号及条数，领 KEY 人的正楷中文签名及员工号码。 收银员检查后 ,方可将 KEY 交给领 KEY 人，经手人在登记簿上签名。 当部门职员前来还KEY 时，必须检查其所交还的 KEY 总数是否与领取时相同，核对无误后，经手人签名 .如特殊情况部门非工 作时间，而需领 KEY 的，必须知会大堂经理，并由大堂经理签名认可后方能发放。 c. 夜间稽核组 负责对酒店各部门营业收入进行稽核，向上级提供准确的经营信息，保证每一笔的营业收入能够准确无误，并且要有高度的责任感，不能放过任何错数或漏收数。 熟悉各部门收银程序，使各项数据准确无误地反映出来，而且要做好保密工作，不得将酒店有关经营情况数据泄露出来。 具体程序如下： ─ 将前台收银员的帐单进行审核 ,整理及统计。 ─ 对电话的计费电脑进行清机工作，并累加上大堂投币电话帐单对平前台报表。 ─ 对所有已退的房还有余额留在电脑上的要查明原因，并处理。 ─ 复核所有当天迟退房应加收半日或一日房租的房间，是否已入数及收费。 ─ 与接待处核对房租。 ─ 检查每日新入住客人的入住登记表是否齐全及资料正确。 ─ 复查餐厅收银各更次报表及餐单，是否跟齐各种付款方式与手制报表及收银机清机报表是否相对应。 ─ 查核公司帐，工作餐，街帐的签名是否获得批准。 ─ 把公司帐，工作餐及折扣减除，以求实际营收。 ─ 进行各餐厅收银机，前台电脑的清机工作。 ─ 制作餐厅每日营收报表，公司帐及工 作餐报表，酒店每日营业报表， 现金收入报表等。 ─ 有责任做好前台收银员的工作。 营业稽核组 认真复核各收款点的营业报表 ,帐单，发现差错及时加以纠正。 查核前一天稽核报告，处理遗留问题，不断补充完善现行的稽核制度。 具体程序如下： ─ 每日核对夜间核数所做的餐厅收入报表，前台收入报表及现金收入报表，做出一份每日营业收入总表。 ─ 与总出纳收取各收银员每日缴款袋，并协助总出纳核对的收银员缴款情况报告，核对当日收银员缴款是否正确，做出每日收银员缴款盈亏报表，在月末出一份现金 长短款报表。 ─ 根据当天酒店收入运作清机报表，对夜间核数所交的帐单重新核对一次，并给予分类，查核每一类细单是否齐全及正确。 核对前台收银员所结帐的每一间房的所有费用是否己在帐单上作出反映。 对电话单， 迷你酒吧单，车单，商务中心，票务，洗衣，健康中心的所有细单进行复核，然后把帐单分成街帐，信用卡，现金，款待，把信用卡及街帐的帐单交与应收帐，查核所有退款单是否有客人签收。 退帐单是否有经理或大堂经理签名批准，及资料是否跟齐全。 ─ 根据夜间核数所出的餐饮营业收入报表，重新对所有餐单及报表复核一次，将街帐，信用卡的帐单交与 应收帐，将支装酒报表及香烟报表与成本组对帐。 ─ 根据夜间核数所出的员工用餐及宴请报表复核一次，分开各餐厅的消 费情况，并与成本组对数。 ─ 不定期检查餐收，前收，夜核的备用金使用情况，是否合理利用备用金防止发生作弊现象。 ─ 在对前台帐单，餐单及扣种报表复核没有错误的基础上，进行分类汇总，并入电脑。 在月末做出一份累计报表，与总出纳，应收帐，成本组，物业部，旅游部，亚细亚图文等与收入有关的组别对数，没有错误后作出记帐凭证，并在月末最后一天，根据各部门提供有关的收入资料，做出下月收入预算。 d. 应收组 应收组和信贷组经常合 连在一起，客人享受了酒店的信贷就形成了酒店的应收帐，因此应收组既要给客人信贷的权利，促进酒店的营业的扩大，又要防止坏帐的发生，维护酒店的利益。 具体程序如下： ─ 每日由日核将该日街帐，信用卡等住客帐单及其附件交由 A/R，然后主管将其分成公司帐，职员帐，旅行社，长住房，信用卡及其它挂帐六大部份，核对正确每日过数总额后，将各个部分分别交由各同事进行查核并入帐。 收到单后根据每一笔挂帐，分开不同帐户配合附件如挂帐申请，旅行社订房单， EVENT ORDER 等，再核对与该公司或旅行社或长房所签订的协议价，查对前台所计房价和 餐厅计价是否准确无误， 若不正确就要做出相应的调整。 每笔挂帐必须跟足必要的挂帐资料， 然后一式两份。 一份准备月末集齐后寄予客户催收， 一份作为会计资料保留。 所有以上工作完成后，就要将每一笔挂帐分别记入电脑，作为明细帐。 电脑工作完成后，要打印出来核对，若无误，一日的工作基本完成。 ─ 信用卡每日工作为：收到卡后，将卡分类，若为 EDC 的则分类汇总留底若为手拉卡则分类填写汇总单，进帐单准备送银行。 每日不可缺少记帐。 ─ 总出纳会每日将应收回笼交由 A/R。 分类后查明每一笔回笼所结付的挂帐，在记入电脑时分户详细说明。 月末香 港办事处带回应收回笼同样要分类，分户，冲减应收挂帐。 ─ 月末，与出纳及日核核对全日过数无误后，做出各相应的记帐凭证。 并根据平时做出的调整，分项汇总后，做出记帐凭证，调整各总帐科目。 若其他组有涉及 A/R 的帐项，要分别做出与之对应的凭证反映到各有关的明细科目内。 月末明细帐与总帐金额相符。 总数核对完毕后， 编印帐单，连同平时准备的住客帐单包括订房单，旅行社订房单等附件，一起寄给客户。 月末结帐后，主管须编制应收帐龄 分析报告，并按挂帐金额大小排列先后顺序。 并提交各客户所交订金报表。 最后打印明细帐册存档备。 e. 信贷部 酒店信贷部是保证酒店街帐回收的一个重要控制部门，运行信贷工作既要懂得前台帐务操作实务知识，又要熟悉后台会计工作处理程序，对确保酒店街帐回收能准确，快捷，起事前和事后的控制作用。 1) 酒店散客的高额挂帐信贷处理： ─ 每天按时打印酒店住客 高额消费报表 根据报表资料，及时提醒客人尽快办理暂结手续，以免走数。 ─ 对入住时用信用卡和一定数量现金作担保的客人，应在客人离店前， 己取好足够付清消费数额的授权，确保客人有支付能力，避免酒店收入的损失，对银行拒付或信用卡余额不足等情况，应尽快通知客人换卡或现 金形式支付欠款。 ─ 每天将 客人高额挂帐报表 派送财务总监，大堂副理，前台收银，共同督促欠款客人尽快结付欠款。 2) 长住房，旅行社，公司等其它街帐追收程序： ─ 在长住房入住前，要求客人缴交相当于两个月的房租押金，旅行社和公司亦要缴交一定数量的押金做担保。 当然有些长住房，旅行社和公司视乎相互合作关系，可以免交押金，但对这些客户的信贷限额也要相对的留意，要及时追收挂帐欠款。 日常，应做好档案记录，增开帐户，每月定时寄出帐单，避免客户拖延付款时间。 ─ 每月按时打印 应收帐帐龄报表 ，密切留意各帐户欠款数额和资金回笼周期，做好催收工作。 ─ 对一些挂帐额大，帐龄长，资金回笼慢的帐户， 应经常联络核对帐目及上门催收，并对其作出的反应态度，发送语气措辞不同的催收 信，针对有关欠款帐户的还款速度和诚意，应暂时停止挂帐，直至清付欠款为止。 在必要时亦采取法律追讨行动。 ─ 每月应召开一次信贷会议，向酒店领导和各有关部门主管汇报各挂帐户的信贷状况，及时作出相应的处理措施，同时检讨过往工作的不足之处，增加各部门的工作合作性，避免出现呆帐，坏帐。 年度终结， 协 助应收帐组，对一些帐龄长，确认无法收回的帐额作坏帐处理，保持应收帐目的准确及加快催收工作速度。 成本控制部 a. 成本组 食品 审核监督食品购销情况，统计食品购销数量，编制成本报表，为酒店领导作决策提供依据。 具体程序如。