香港电信应付管理-采购物料退货结算流程(编辑修改稿)内容摘要:
质检部门必须及时将退货信息通知采购部与及财务 (采购核算处 ),以系统功能暂缓对该笔采购的付款。 准备退货领料单 专业管理部把需要退还到供应商的 货物与及其数量填写在退货领料单。 待计划财务部 (应付 )审批。 手工 退货领料单 规划技术部 中央采购部 专业管理部 所有 退货必须使用退货领料单作处理。 审批 检查退货领料单上的资料是否正确。 如无问题,将退货 领料 单的资料传到仓库。 手工 退货领料单 退货领料单 计划 财务 部 (应付 ) 由计划财务部 (应付 )先审核退货的种类及数量,再由仓库根据已审批的 退货领料单 ,退货到供应商。 退货 退货经规划技术部 /中央采购部、专业管理部门、用料部门、计划财务部 (应付 )及供应商确定后,由仓库根据退货领料单退回物料给 供应商。 并在库存系统上作修改及在退货领料单上盖《已退货》章。 库存模块 退货领料单 退货领料单 仓库 所有 退货必须使用退货领料单作处理。香港电信应付管理-采购物料退货结算流程(编辑修改稿)
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否是中央采购部门4 . 2 . 5差异跟进及处理4 . 2 . 1收到发票开始4 . 6 准备付款计划3 . 2入库 中国最大的管理资源中心 第 4 页 共 5 页 流程 说明 编号 任务说明 处理方式 文档输入 文档输出 负责部门 监控要点 收到发票 供应商将发票送到计划财务部。 手工 发票 发票 计划财务部 (应付 ) 供应商将发票 直接送到计划财务部,避免发票被其他部门扣起
备预付申请单预付申请单结束否 中国最大的管理资源中心 第 4 页 共 5 页 流程 说明 编号 任务说明 处理方式 文档输入 文档输出 负责部门 监控要点 要求预付款 供应商要求预付款。 (一般要有采购合同作原始凭证 )。 手工 合同 /发票(如适用 ) 发票 /合同 供应商 对可以允许预付的采购类型和预付款占合同总金额的百分比 (系统未有处理百分比限额的功能 )及 /或上限要定立规范。 核 准
的管理资源中心 第 3 页 共 5 页 流程 说明 编号 任务说明 处理方式 文档输入 文档输出 负责部门 监控要点 收到发票 供应商将发票送到计划财务部 (应付 )。 手工 发票 发票 计划财务部 (应付 ) 供应商将发票直接送到计划财务部(应付 ),避免发票被其他部门扣起,而导致票据丢失而拖延入帐的时间,影响公司的现金流量预测。 检查合同细节 检查阶段性 验收报告 与及相关发票和合同
报销费用进行批核。 对于不合规单据,退回报销人重新整理。 核对与批准后将数据输入系统内。 应付模块 发票 /费用核销申请单 发票 /费用核销申请单 计划 财务 部 (应付 ) 财务部必须检查: 是否已经过适当财务权签人的审批; 报销单据填写的完整性、规范性; 所附发票的合法性、合规性、金额的准确性; 发票与业务事项的逻辑性; 中国最大的管理资源中心 第 4 页 共 6 页 编号
中国最大的管理资源中心 第 3 页 共 4 页 流程 说明: 编号 任务说明 处理方式 文档输入 文档输出 负责部门 监控要点 核对和输入应付数据 核对供应商 /公用部门或 其他无采购单的杂项费用付款通知单的准确性。 然后,把有关杂项应付数据输入系统。 对于一些每期应付不同金额的重复性的杂项费用,如水、电费,经适当的管理层审批后,亦可以利用系统自动制成重复性的帐务处理
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