行政公关工作手册

行政公关工作手册内容摘要：

K. 继续发扬“一张纸两面用”的企业精神，注意厉行节约。 L. 节假日前，由行政公关部牵头，组织各部门负责人进行安全卫生工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭及保密文件是否安全存放。 8. 公关管理 加强信息交流工作 为进一步加强信息交流工作，提高公司对外公开宣传的水准，各部门、项 目发展部、子公司必须及时将本单位发生的重要活动情况知会公司行政公 关部。 内容主要包括：对外交往、项目签约、开竣工仪式、贷款、买地、 楼盘推出、工程进度、人事变更、联谊活动、文化娱乐及其他有关数据资 料等。 各单位必须积极支持此项工作。 行政公关部亦将与各部门、项目发展部、子公司及时联系，做好资料的收集、整理及对外宣传工作。 新闻简报 A. 行政公关部负责传媒机构有关公司、子公司或部门之新闻报道及访问的剪 辑，发给公司领导及 有关部门。 日期 : 行政公关部 15 B. 各部门或子公司如果要翻查旧简报，可向行政公关部查询。 建立音像资料系统 公司经常需要以相片或录像形式记录工程建设、地产项目以及公司的重大事件，公司的拍照及录像事宜均由行政公关部统一办理。 一般工程进度相片由项目部自行拍摄后交行政公关部作内部参考。 拍照、录像批准 A. 各部门、各子公司如需行政公关部协助进行照相或录像拍摄，应至少提 前一天知会行政公关部经理，并应详细解释拍摄地点，要求及用途。 B. 各部门、项目发展部或子公司如需借用公司相片、相底、录像带或像带 拷贝，必须登记签收，用后要及时归还行政公关部。 C. 所有工程、楼宇物业以及重大事件的相片经领导审定后，才能公开刊登。 D. 向外界聘请专业摄影师或录像师，需通过行政公关部统筹办理。 组织大型活动、宣传公司形象 A. 一般例行每年均举办的节日活动，请示公司领导后，由行政公关部全权策划， 办理。 B. 其他大型活动如参加展览会、举办记者招待会等，必须由提议主办的子公司 、 部门总经理知会行政公关部经理该活动详情，由行政公关部报呈领导审定批 准后，才予以执行。 C. 活动的策划、报价、设计、节目程序、宣传印刷、资料发放等事项由公司领 导审定，行政公关部总经理负责监督执行。 公司对外捐款与赞助 A. 公司原则上只考虑对文化教育、医疗、赈灾、公益、环保等方面的捐款、 赞助要求。 日期 : 行政公关部 16 B. 捐款、赞助等数额在 10 万元以下，须经公司领导批准；捐款、赞助等数 额在 10 万元以上，须统一由总经理办公会决定。 C. 各部门、子公司在接受社会各方 面要求捐款、赞助的函、电之后，应及时 办理报批手续，经公司主管领导批准后，具体事宜由行政公关部负责办理 或自行办理后知会行政公关部备案。 D. 开幕、乔迁、新张致贺需送花篮等事宜，由各部门及子公司提出意见并由 行政公关部统一办理。 新闻发布的规定 新闻发布的主要方式 公司新闻发布的主要方式由发布新闻稿、举行记者招待会、接受或约见 记者采访等项工作。 A. 发布新闻稿 ⑴ 新闻稿是公司 对外宣传较为常用的方式，新闻稿发布事务由公司行政 公关部统一办理。 ⑵ 凡涉及公司的新闻消息，由公司行政公关部组织编写新闻稿中文版 [有 需要时亦会翻译成英文 ]。 新闻稿的内容必须经过认真核实，并由相关 业务部门的主管审核会签，再呈公司行政公关部总经理批准发出。 有关 公司发展及财经性质的重要新闻稿，需由行政公关部经理审核并呈公司 领导批准后发出。 ⑶ 新闻稿的发放，一般根据实际需要采用传真或邮寄 [不便传真 或附带照 片者 ]，有时也会在记者招待会上直接派发。 遇有紧急发放新闻稿的情 况，须采用专人发送，并由行政公关部协助安排。 新闻稿的发放要确保 及时快捷、准确、避免延误遗漏。 B. 举办记者招待会 ⑴ 公司极为重要的事件或消息，如业绩发布、重大工程项目或投资活动 可以举办记者招待会。 记者招待会的具体事务由行政公关部负责承办。 日期 : 行政公关部 17 ⑵ 新闻招待会的举办，必须由提议主办的部门、子公司主管知会行政公 关部经理，由行政公关部呈公司领导审定通过后，才予执行。 记者招待 会的时间、地点、主题、内容、程序及邀请记者名单等均应按照公司领 导批示办理，行政公关部经理负责监督执行。 ⑶ 公司举办的记者招待会由公司最高领导出席主持，或由公司最高领导 委托人代行主持。 ⑷ 公司记者招待会主持人的发言材料及回答记者提问的有关资料，事先 由有关业务部门准备提供，经行政公关部审核后呈送 公司领导审阅批 准。 招待会上所答问题内容应与主持人发言基础保持一致，避免随意及 矛盾的出现。 C. 安排记者采访 ⑴ 接受记者采访或邀请记者采访，均须事先报请公司领导批准，具体采 访事务由行政公关部安排。 ⑵ 公司行政公关部负责与传媒记者联络，并依据采访的目的、内容、筹 备有关的采访提纲或资料。 ⑶ 凡未经公司行政公关部安排，任何人士都不能接受任何记 者以任何形 式进行的有关公司业务的采访，包括电话采访。 ⑷ 未经安排，各部门，子公司及各地盘应阻止任何记者擅自闯入公司办 公楼及地盘进行采访。 新闻发布的回馈工作 A. 公司行政公关部负责传媒机构有关公司，子公司及各地盘的新闻报道及访 问的剪辑，并以简报方式发给公司领导及有关部门，项目发展部或子公司。 B. 公司行政公关部应认真搜集各传媒报道公司的稿件，进行归类分析，摸索 和掌握各传媒在报道时的态度和特点。 C. 当发现不利公司的报道时，各部门，项目发展部或子公司应及时向公司行 政公关部反映。 行政公关部应依据问题的性质，与有关传媒交涉妥善处理。 新闻发布应注意的问题 日期 : 行政公关部 18 A. 在新闻发布工作中，必须坚持客观和真实的原则，既为公司负责，又 向 社会公众负责，不能弄虚作假，不能粉饰渲染，更不能欺骗公众舆论。 B. 新闻发布要求快速及时，需要保密的新闻应严格注意保密。 公司对外发 布的新闻，各部门、各子公司均应保持统一口径，不得抢 先发布或任意 更改或增加内容。 对于某些事进行连续，多方面的发布时，尤其应注意 口径的一致性。 C. 新闻发布应严格办理报批手续。 重要工程及投资项目未得到公司行政公 关部同意，不得自行接受传媒的采访活动。 D. 建立良好的新闻传媒关系。 行政公关部设专人负责与传媒的沟通、联络。 行政公关部所存的传媒联系通讯录， 应定期调整，以确保资料无误。 有关公司形象突发事件的处理程序 突发事件处理原则及办法 A. 各部门、项目发展部及各子公司要严格执行集团公司和公司的各项管理制 度和工作程序，立足本职，要把工作想全、想细、想深，防突发事件于未然。 B. 各部门、各项目发展部对自己职责范围内的突发事件，要尽快在内部解决， 使矛盾及时化解于萌芽状态，严密防止不良影响向外扩散。 对于本部门无 力解决或职权范围以外的突发事件，要依程序迅速、准确地向主管领导和 公司分管突发事件处理的领导反映，各尽其责，不得互相推诿。 C. 各部门、项目发展部平时要认真分析，准确判断并及时处理各种潜在的突 发事件，一有情况，及时依程序向上汇报。 在事件发生后，要在第一时间 向公司行政公关部及主管 领导汇报有关事件的详细经过、处理方案、处理 进展情况和反馈的各种消息，切不可隐瞒事实，回避问题。 D. 对可能影响公司全局的重大突发事件，由公司领导牵头，会同相关部门成 立突发事件处理小组，在公司法律顾问或法律秘书的参与下，负责制定应 对策略和措施，力求将可能造成的负面影响降至最低。 突发事件处理小组 日期 : 行政公关部 19 明确每位成员的职责，对内、对外沟通的方式和授权的范围。 E. 公司行政公关部负责日常收集、分析、检讨公司形象的工作以及与社会传 媒和社会公众沟通的具体事宜。 对具有倾向性的事件，应有敏锐的反应， 并及时提出策略性意见。 在事件发生后，行政公关部应充当公司与传媒、 公众的唯一沟通渠道，主动、妥善的做好舆论的引导工作。 F. 突发事件处理小组要确定新闻发言人、发言范围和发言重点，以避免众口 不一，前后相悖。 除确定发言人外，其他任何人不得随意发表有关言论。 新闻发言人应准确地向社会及公众传达有关的消息，同时必须保持前后一 致，态度鲜明。 日期 : 行政公关部 20 突发事件处理程序 突发事件 部门、地盘处理解决 重大突发事件 分管领导 业务领导 总 经 理 事件处理小组 收集反馈信息 事件处理结束 结 束 反 馈 日期 : 行政公关部 21 制作宣传印刷品的管理 制作印刷品的申请、审批 A. 本规定中所指印刷品包括公司简介、业绩报告、宣传单、工程介绍以及定 期出版的公司刊物。 B. 制作印刷品事宜由公司行政公关部统一管理。 C. 因业务需要制作印刷品时，必须向公司行政公关部提出申请，由行政公关 部经理负责提出初步意见并报主管领导审批。 申请报告需包括印刷品名 称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、预计完成日期等。 成立印刷品制作专责小组 印刷品制作专责小组由公司公关部和具体单位共同组成，设组长，副组长和具体工作人员若干。 组长需负责提出较详细的工作计划，明确各组员的职责分工，督促工作进展，确使印刷品按时保质的完成，专责小组成员名单需报行政公关部备案。 印刷品的设计及文字撰稿 A. 公司行政公关部具体负责印刷品的设计，图片文字翻译 [若需要 ]需确保 与公司有关规定或相关内容保持一致。 B. 一般情况下，由具体业务部门提供印刷品相关的准确内容，包括文字材 料、 数据资料及必需的说明，并送公司主管领导审定。 C. 印刷品的初稿完成后，由专责小组组长签署，并送行政公关部经理及公 司主管领导审定。 日期 : 行政公关部 22 印刷公司的选择 A. 印刷公司由公司行政公关部负责选择。 行政公关部应邀清两间或两间以 上的设计公司 /印刷公司进行设计样板及提供详细报价，并根据设计公司 / 印刷公司的设计及能力择优选举。 B. 如设计及印刷属两间不同的公司，专责小组组长，副组长需在印刷前， 召集设计公司和印刷公司开会，明确要求，保证有良好的衔接。 如在设计 图。