海南省纸质档案数字化技术规范

海南省纸质档案数字化技术规范内容摘要：

案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过离线或在线的方式及时加载到数据服务器端汇总。 通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对应相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。 数据关联 以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描 所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。 将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。 通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 数字化成果验收移交 数字化成果内容与要求 一个数字化项目形成的数字化成果至少 包括三部分内容。 ⑴ 符合标准化要求的纸质档案数字化成果，至少包括 8 一套档案数字化的图像及其档案目录数据，一套以数字化成果为基础转换的 PDF 或双层 PDF 格式数字副本、一套 TXT 格式数字副本。 源版数字副本画幅数应按实际图像数量计算，统计结果应与扫描页面数量保持一致。 目录库应以 DBF或 XLS等通用格式移交，验收移交前应确认数字副本与元数据在数字档案管理系统中能够一一对应并挂接成功。 ⑵ 数字化工作文档。 包括本规范中所述的相关数字化工作文档，应装订成册，封面、封底齐全，标识规范。 ⑶ 存储移交介质。 包括两套移动硬盘和三套光盘。 数字副本存储移交介质应按《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（ DA/T382020）和《海南省数字档案与数据离线备份介质管理规范 (征求意见稿 )》的要求制作。 纸质档案原件数字化审批书、数字化工作方案、数字化项目招投标文件、中标通知书、数字化项目合同书等凭证性文件的数字副本应一同存储于授权文件夹中。 ⑷ 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 验收移交 应依据数字化工作方案、数字化项目合同书、质检验收单等对数字化项目做整体鉴定、验收， 填写《纸质档案数字化项目验收移交清单》（附录 A表 A7），形成鉴定验收报告，移交数字化成果。 9 5 技术要求 技术参数 制作源版数字副本应采用彩色模式实施数字化扫描。 原则上应采用不低于 200dpi 的分辨率、彩色 JPEG 格式或彩色 TIFF 格式、不高于 20%的压缩率等技术参数制作源版数字副本。 珍贵档案源版数字副本的制作，应采用彩色无损压缩 TIFF 格式，扫描分辨率不低于 300dpi。 源版数字副本命名规则 本规范规定了两种源版数字副本命名规则。 全部数字化对象只需扫描一个稿本 时，选用命名规则 1；部分数字化对象需扫描多个稿本时，则全部源版数字副本采用命名规则 2。 ⑴ 命名规则 1。 数字图像名称由两部分构成：文件级档号 .件内页面流水号。 示例：一份档号为“ S085001002001（档号组成：全宗号 目录号 案卷号 页号 ） ”的文件有 3 页，经扫描生成的3 个数字图像的名称分别为： ⑵ 命名规则 2。 数字图像名 称由三部分构成：文件级档号 .稿本代码 .稿本内页面流水号。 稿本代码为： Z—— 正本，D—— 定稿， C—— 草稿， G—— 公文处理。