经典培训讲义秘书学(编辑修改稿)

经典培训讲义秘书学(编辑修改稿)内容摘要：

传递和输送。 所谓“窗口”， 是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。 重庆工业职业技术学院讲稿 第四节 秘书与领导 [教学 目的 与要求 ] 明确秘书与领导的关系及领导需要怎样的秘书，并能在以后的工作实践中正确处理好与领导关系。 一、秘书与领导关系 （一） 在 职能上，为领导人服务，做领导人工作上的助手 （二） 在组织上，是上下级关系 （三） 从体制上、职务上说，两者的关系只有一种 —— 工作关系 我们常说的同志关系、朋友关系、诤友关系、互助关系、互补关系等等，都是对的，是从怎样处理好领导的共事关系这个角度提出的要求，是 指秘书同领导人关系中应当体现的一种政治本色和道德精神，不是指两者的组织隶属和工作职能。 秘书与其服务的领导人则不同，他们除与领导有共事中的互助互补、诤友关系外，更主要的还是受组织之派去为领导人服务的。 他们要接受领导人的指令，而且还要按照派任组织和办公厅（室）的要求进行工作。 这是他们之间的本质关系。 二、领导需要怎样的秘书 （一） 领导需要忠于职守安于本分的秘书 ，在被动地位发挥主观能动性 忠于职守是结所有公务人员的基本要求，对于职能范围比较宽泛又有一定弹性的秘书人员来说，做到忠于职守、不失职、 不越权并非易事、特别是秘书工作直接为领导工作服务，事关全局、无论是失职还是越权，都可能产生较大的消极影响。 秘书人员在工作实践中，对此应予高度的重视。 对秘书工作而言，其职能范围，随着组织的不同实际情况，领导工作的不同需要是有所区别的。 秘书在实际工作中，如果不能准确地把握自己的职能范围，就可能陷入误区，就可能出现失职或越权的现象。 无论什么原因引起的失职越权，都是对领导工作的干拢，其作用都是消极的 重庆工业职业技术学院讲稿 ，不争名 图利 在现实生活中，秘书人员若不能正确对待个人名利，就很可能误入歧途而不能自拔。 一方面，秘 书和职业性质其必须具有正确的名利观；另一方面，在秘书的这种工作环境中，一些意志薄弱者不难找到追名逐利的机会。 当无名英雄是秘书的职业道德。 秘书作为领导者的助手，为领导活动做辅助工作。 安排公务活动，操办会务工作，草拟文件，撰写领导讲话稿等，都是幕后的准备工作，由领导出面主持或最后认可，才能在管理中发挥作用。 这是组织管理需要，是法定期的岗位职责决定的。 秘书职业特殊性征，决定了其必须具有集体的名利观，争组织之美名，谋事业之公利。 一个合格的秘书人员，必须具备这种职业道德。 （二）领导需要敏于观察勤于思考的秘书 ，做到拾遗补缺 秘书为领导当参谋，是建立在双方相互理解、彼此信任的基础上的。 秘书人员在工作实践中正确理解领导意图，并以其扎实勤奋的工作取得领导者的信任，敏于观察，善于从日常事务工作中捕捉有价值的信息，提供给领导者，从而优化领导工作。 秘书人员在领导者身边工作，有着信息枢纽的优势，这就为其拾遗补缺，开展参谋建议活动题动了极好的条件。 所谓敏于观察，就是要密切注视客观事物的发展变化状态和趋势。 秘书敏于观察，处处留心，对领导工作拾遗补缺，是对领导的十分有益的补助。 ，敢于进谏 所谓勤于思考，就 是要在深入调查客观现象的基础上，对客观现象中的各种要素进行由此及彼、由表及里地深入分析研究。 对秘书而言，就是要将收集处理信息，调查研究，及办文办会办事中了解到的有关情况，与工作的总目标、总任务以及事业的整体技校联系起来；把大政方针、法规、纪律与工作行为联系起来，把长远计划、中期计划于短期计划、具体工作联系起来；把组织运转状况与环境发展趋势联系起来；把领导工作意图与职工群众要求联系起来；把管理决策与执行反馈联系起来；把计划目标与实际的需要和环境条件的可能性联系起来等等。 秘书人员只有将组织管理实践中的有关要素主 动地、全面地做动态分析，才能从全局和发展的角度，提出有价值的参谋建议。 重庆工业职业技术学院讲稿 （三）领导需要提供信息，敢说真话的秘书 ，说真话报实情 信息是展开领导工作、进行科学决策不可缺少的重要依据，收集、处理、传递信息是秘书的重要职责。 秘书对领导者说真话，报实情，关键是要实事求是。 就秘书人员来说，为领导工作服务的一个极为重要的方面，就是提供及时、准确的信息服务，只有对领导说真话、报实情，才能谈得上信息服务。 由此可以看出，秘书人员对其领导者说真话、报实情，即使秘书的职能要求，也是领导工作的需要。 积累和整理资料，供领导之所需 领导者推进工作，经常要使用大量文件，资料、有关数据，典型经验教训、各项工作的总结、报表以及国际国内的有关参考文献。 领导者的经营管理活动，必须依据大量的、及时准确的信息资料，秘书人员必须做好信息服务，才能适应领导工作的需要。 收集、整理、存储信息的工作，必须贯穿于秘书办文、办事等项任务的始终。 （四）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书 、忙而不乱，累而无怨 事务繁杂的秘书人员必须具有吃苦耐劳的精神，在为领导工作服务的过程中，既有琐碎的日常事务，又有繁重的突击任务。 而且 事事都与领导工作直接关联，都是领导机关工作作风的具体体现。 秘书人员工作中忙而不乱，累而无怨正是领导者的近身助手所必须具备的工作作风。 ，能够分忧代劳 在实践中，由于公务繁忙，领导者常把一些具体事物交给身边的秘书办理；甚至有些较重要的公务也授权秘书处理；有时还把某些难以直接干预的问题，让秘书去协调解决。 这是领导工作的需要，也是对秘书能力才干的锻炼和考验。 （五）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书 ，充当领导与群众的纽带 密切联系群众是有效开展领导工作的前提。 这要求秘书多搞调查研究，多 下基层，多联系群众；要求秘书通过信访、调研等接近群众的机会，了解群众的实重庆工业职业技术学院讲稿 际状况、意见、要求和建议，反映群众的呼声，以便使其领导工作更符合人民群众的利益要求，更能忠实地体现人民的意志。 ，为领导工作缓化矛盾 领导工作中遇到诸多矛盾和问题是不足为怪的，领导工作的过程实际上就是缓和矛盾、解决问题的过程。 秘书除了要协助领导者进行管理协调外，在自身工作中也要注意协调关系。 一位不善于协调自身工作关系的秘书，是难以协助领导者进行管理协调的。 秘书人员接触面宽，工作中相关方面多，而且事事均有较大的影响。 因此，秘 书人员在工作中必须明于事理，把握分寸，办事得体，这不仅关系到秘书办文办事的工作成效，而且影响工作和组织的整体形象。 秘书在自身工作的协调和协助领导者进行公务协调中，都要以有利于事业发展，有利于有关各方的根本利益和长远利益，有利于增强组织的凝聚力和提高工作效率出发，缓化矛盾，促进发展。 三、秘书为领导班子服务的几种关系的把握 （一） 为主要领导人服务与为领导班子服务 （二） 为中心工作服务与日常工作服务 （三） 正确处理多头指示，避免酿成矛盾 （四） 加强沟通，促进领导班子的密切合作 （五） 对口请示，避 免交叉请示 （六） 逐 级 请示，避免越级请示 （七） 加强沟通，避免产生误会 （八） 筛选信息，避免说是道非 重庆工业职业技术学院讲稿 第 二 章 秘书的办文工作 [教学 目的 ] 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求。 能够运用所学的文书处理知识完成日常工作 . 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。 它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。 简而言之 “ 办文 ” 工作是围绕 “ 文 ” 而展开的一切工 作。 第一节 文书的撰拟 一、文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和 规范体式的文书的统称。 是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。 文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。 在我国日常工作中还有 “ 文件 ” 这个概念。 广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。 狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。 二、文书的种类 根据不同的标准，文书有多种分法。 一般来说可分为三大类： 是指在行政机关和企 、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。 根据国务院 20xx年 8月 24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有 13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。 如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。 如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。 有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。 机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。 这种情况下多和公文联用。 重庆工业职业技术学院讲稿 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。 行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。 上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。 这是从公文办理时限来说的。 一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。 按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。 这是从文件限制阅读的范围而言的。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。 三、文书写作的基本要求 、鲜明 、精练 四、公文的基本结构与格式 根据国家质量技术监督局 1999年 12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。 三个部分的统一是公文的基本结构。 具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。 第二节 文书的处理 一、文书处理的含义及原则 文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。 公文的办理主要由机关职能部门负责 ，通常由秘书部门负责。 根据文书处理的内容与要求 文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。 重庆工业职业技术学院讲稿 现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。 才能发挥起作用。 信息社会要求决策者必须获得准确的信息。 现代公文的办理以安全为前提。 安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。 4. 统一规范 文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。 综上所述，文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时 、准确、安全、规范作好文书的传递工作。 二、公文的行文关系、方式、规则 行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文。 ，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。 上行文可分两种情况，一是逐级上行文，用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。 ，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。 逐级下行文 按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。 如：批复、意见等。 多级下行文 对一些 广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。 如：通知、决定等。 直接下达至社会各界的行文。 平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位 之间的公文往来。 如：函、通知等。 三、公文办理程序 公文办理程序主要有收文办理程序和发文办理程序。 （一）收文办理程序：收文办理程序主要有以下几个步 骤。 指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。 核对、检查、签字。 对急件应注明收到日期。 重庆工业职业技术学院讲稿 分办 即根据来文的性质， 确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。 分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。 隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。 对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。 传阅 根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。 传阅者会做出批示或写明意见。 秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。 在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。 催办 指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。 注办 亦称办结。