第32章：总务后勤管理标准[0](编辑修改稿)

第32章：总务后勤管理标准[0](编辑修改稿)内容摘要：

计划和上月会计报表，并结合各部门的业务和资金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。 ，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。 其中“经费存款”是办理预算资金结算 的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。 二、公务费管理 公务费包括差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修费等项目。 公务费管理应注意以下几点： 业务费在公用经费中比重大，伸缩性也较强，审核业务费时应请有关领导把关，并依靠各业务部门具体掌握。 有条件的企业还可以制定合理的定额，进行定额管理。 对于大项业务费用，应实行专款专用，以保证该项业务工作的正常进行。 业务费管理要注意以下几点： (1)明晰各类账目，专项管理 业务费涉及面较广，各类专 门经费的使用所需资金都集中在一块，因此必须分清明细账目，专款专用。 (2)专人负责，监督使用 业务费的使用与管理还必须由财务部门专人负责，并有一定的监督机构与机制，合理地使用业务费。 (3)增收节支，发挥最大效能 业务费的使用，要本着节约的原则，拓展新的渠道及开展新的业务，都应从发挥最大效能的角度出发来考虑问题。 (4)建立预算体制，制定收支计划 业务费的管理必须在有计划的基础上，切实地建立经费预算体制，制定计划，合理地使用和正常地管理。 严格按照国家的有关规定控制社会集团购买力。 国家 对团体购买高档消费品实行专项控制，以控制各单位的经费支出，防止铺张浪费。 ，认真做好节支工作 对公务会议费、业务费等专项开支，要量入为出，精打细算，做到不浪费。 对差旅费也要从严控制，对长途出差人员应按往返路费等借款，对短途出差的人员一般不予借款；长途出差借款应由各部门主管经费开支的领导审批，限出差回来后 3天内报销差旅费，并收回借款。 在用电、水、煤及邮电费等开支方面也要从严控制。 三、现金管理 一般来说，库存现金限额以不超过 3天的日常零星开 支为标准，离银行较远的单位可适当放宽一些。 各单位应严格地掌握限额，不许超过此限额数目。 如实地反映现金库存，同时要慎重地处理现金库存的长短款。 不能以自己收入的现金直接支付自己的支出，而要按国家有关方针政策办事。 各单位都要设专职会计人员，并设专职或兼职的出纳人员。 会计人员管账不管钱，出纳人员管钱不管账。 这样，分工明确、责任清楚，起到了互相监督的作用，从而避免问题的发生。 现金应严格控制在以下范围内使用，不能 扩大支出范围。 (1)工资、福利补助、资金、医药费、差旅费等对员工个人的支付。 (2)在规范规定内，向不能转账结算的集体和个人购买物资或支付劳动报酬所用。 (3)转账结算金额起点以下的小额零星支付。 第七节 设备家具保养 一、办公设备的保养方法 电表是记录耗电量的仪器，要求运转正常精确。 电表应装在干燥稳固的地方，不能装在高温潮湿或有腐蚀性气体的地方。 电表有时发生轻微的响声，这并无问题，如果响声大， 或发现接线盒烧坏、空转、停表、计量不准等情况，应请供电单位修理。 一般来说，电表运行三年，应进行一次拆洗、加油的维护工作。 为了防止用电事故，在开关板上都要安装保险丝。 保险丝不准许有过大的电流通过。 安装保险丝，要根据用电总瓦数选择粗细适合的型号。 过细的经常烧断，影响正常用电；过粗了起不到保险作用，绝对不能用铜丝、铁丝代替保险丝。 保险丝断了，只要关掉电源闸门，拆下断丝，换上相同型号的保险丝，再合上开关，就可以了。 如果换上后又被烧断，就说明线路上发生了故障。 在这种情况下，不要急于马上换上保险丝，应查明 烧断的原因。 这时应顺着线路，仔细检查电线有没有包皮破裂，铜丝裸露部分有没有相互碰线，如果发现有，就是短路所致。 处理时，首先关闭电源开关，在没有电的情况下，将电线包皮破损部分缠绕绝缘胶布，或换上新线。 如果裸线相互接触，要设法使裸线保持一定距离。 处理完毕，再换上新的保险丝。 开关必须装在火线上，这样关闭之后，照明灯具就不再带电了。 开关使用的时间长了，有时拉线被卡失灵，需将配电板上闸刀拉下，或将分表保险丝插件拔下，切断电源，然后打开开关盖子进行检修。 如因弹簧锈蚀，卡住失灵，可加些机油，减少摩擦力，即 可修复。 如首尾两端位置移动，使弹力减弱，不能返回，则应拆下零件，重新固定弹簧两端位置，恢复其弹力。 电灯忽然不亮，除供电部门停电外，一般有四种情况： (1)灯头接触不良，拨动一个就亮。 (2)灯泡断丝，需要调换灯泡。 (3)如室内部分灯灭，可能是分路保险丝熔断，检查更换即可。 (4)全部灯灭，可能是室内总干线短路，总保险丝烧断，应关掉总开关，换上保险丝。 一般来说，每开关一次日光灯，对日光灯管的寿命影响，相当于点亮 3～ 6小时。 日光灯有时突然不亮，除停电、保险丝熔断、线路有断路 故障等原因外，可能是日光灯管脚与灯座、启动器脚与启动器座接触不良。 可接合开关，先把启动器在启动器座中旋转一下，使其接触良好，然后用两手食指将灯座向中间挤压，同时用两手的中指和拇指旋转灯管，使各点接触良好。 假如一放手灯又熄灭，那是灯座灯管接触不良，可用旋凿将灯座里的铜片拨动一下，如有墨斑，轻轻刮掉。 如是灯管灯丝烧断，可卸下检查，将灯管两端放在耳边轻摇，有轻微叮叮声，表示灯丝已断，需另换灯管。 暖气设备有水暖和气暖两种，以水暖较多。 每年冬季第一次使用水暖、气暖时，要先放出剩水，使暖气片管内空气 对流，以免空气受阻，不能传热。 初次供暖时，要全面检查办公室、房间内水、暖气片有无不热，或只热一部分的现象。 如有，要及时报修。 使用暖气设备时，要正确掌握室温，一般保持在20℃左右。 室内温度过高，可暂时关闭。 还应注意水暖、气暖片管上，不允许烤烘潮湿的衣物。 冷气设备，主要是指自动调节气候的空调器。 使用时要按规程操作，不能让水溅在开关上，以免发生漏电、触电事故。 在使用时如听到金属相碰声，应立即通知进行检修。 平时也应每隔 2～ 3 个月，清洗一次进风过滤网和空调器表面，以保持通风流畅，设备整洁，但切勿用 去污粉以及其他带酸性的物品去擦洗，以免腐蚀损坏。 风扇电动机的轴承，要定期加注润滑油。 二、办公木制家具的保养方法 为了使木制家具油漆光泽，不断裂，不变形，必须注意以下几点： 木器家具的使用，一般不要搬动，以免受损；如不得已要搬动时，切忌拖拉，必须轻抬轻放；搬运家具时，最好用旧棉絮或草绳包扎好。 在使用中，不论是固定的还是经常搬动的，都要放平衡，不要三条腿或两条腿着地，以防损伤榫眼结构，特别是不要翘起座椅凳。 、湿度护理 为保护家具的 油漆，桌面上不要放 100℃以上的热东西，也不要把酸、碱、肥皂等放在桌上，以免油漆剥落。 不要把湿毛巾、湿衣服放在家具上，有水渍时，要及时擦干。 平时擦洗，不宜常用湿水的抹布擦洗，要用较干的抹布擦干。 家具内放置花椒，可以防老鼠入内。 放樟脑、烟叶可以防止蛀虫或蟑螂。 放石灰可以防止蚂蚁并能防潮。 油漆家具被烫出白痕时，可以用汽油擦去，也可以用酒精、花露水擦去；时间久了的，可以用地板蜡擦去，涂有干漆的家具，如已褪色，可以用地板蜡擦一遍，然后再用湿布、硬布抹，这样，可以光亮 如新。 木制家具有潮胀干缩的特点，因此，家具应放在干湿度适宜的位置，不要靠近火炉或暖气片，不要放在太阳光直接曝晒的地方，也不能放在很潮湿的地方，湿度较大的房间家具放置勿紧挨墙壁，要经常开门推窗使空气流通，以免家具变形、开裂或霉烂。 桌、柜、床头柜等家具，如铺有玻璃板面，不许人站在玻璃上；水杯等极烫的器皿不能直接放在玻璃上，应放在隔垫上；切勿使水浸入玻璃下面，以免伤损桌柜木面，如有浸入应随时擦干；玻璃面上如有污斑，可用洗衣粉湿擦，再用干布擦净，勿用砂粉等擦抹，以 防玻璃发毛。 家具有了裂缝，用油灰和颜料拌匀嵌入，可经久不坏。 三、办公玻璃、瓷制品的保养方法 玻璃器皿和瓷器，办公环境使用量很大，其特点是美观、卫生，但很脆，不耐碰撞敲击。 因此，在使用时要轻拿轻放。 玻璃器皿应经常保持透明光亮，每次使用后要用肥皂水洗刷，用清水冲净，水杯、酒杯等要注意消毒，每次洗涤消毒时，不要放得太多，以免互相挤压碰撞而破碎。 消毒水要用温水，不得用冷水。 揩拭玻璃器皿时，动作要轻，力度要适当，摆放要安全稳妥，切忌堆叠、重压。 需要使用的水杯、酒杯，要逐个检查，如发现有损伤裂口的，应拣出勿用，以保安全。 陶瓷餐具、茶具品种繁多，用量也很大。 瓷器存放时，应分类分档放在防尘的橱柜内，垒置不宜过高；使用搬取时，也要大小件分档，平拿平放，叠放有序。 对有握柄的杯碗，更需小心避免碰坏。 使用后的瓷具，要及时清洗干净，不得残留油污、茶锈和食物，如有陈渍污垢，可用洗涤剂加热水浸泡擦洗，不能用去污粉搓抹，否则会损坏瓷器表面光泽。 瓷碗、瓷瓶、瓷盘、瓷碟等打破了，可以自行粘补。 粘补胶水是用 70％的环氧树脂， 20％的丙酮和 10％的乙二胺，再加一点二氧化硅 配成，现用现配。 粘补之前，要先把破口擦干净，放到炉子上烤热；然后蘸点胶水在破口抹匀，胶用得越少越好，破口对好之后，用细铁丝扎紧；再用笔蘸上胶水把破口的地方抹一抹；最后放到火上烤干。 烤时要在火上放一块铁板，以使火力均匀，大约烤 30～ 40 分钟，胶水固化后再磨干净接口处，可消去接痕，这样就和新的一样了。 四、地毯、沙发和软椅的保养方法 地毯有羊毛制品、化纤制品和麻制品，大小厚薄不一。 铺设地毯时，要把地面打扫干净，木质地板要先打上蜡后再铺设，地毯铺好后，每天用较硬的扫帚 或吸尘器扫除垃圾，吸掉灰尘，常保整洁。 如发现地毯上有斑渍，要及时用湿布抹净，需要时，抹布可以蘸上少量的肥皂水洗刷。 油渍则用汽油擦抹，然后擦干或晾干。 地毯被水浸，容易腐烂，切忌将水泼在地毯上；如不慎将水泼洒在地毯上，需立即擦干，或把潮湿部分掀起晾干。 走廊地毯积灰过多时，可移到室外拍打。 冬天雪后初晴，积雪未融，把地毯放在雪地上拍打，灰尘为雪吸收，地毯表面受雪擦洗，却又不致浸湿，稍加晒晾，即可干燥。 地毯上严禁用重物敲砸和锐器拖划，否则会把地毯砸破或划破。 不要让烟头和火种掉在地毯上，以免烧坏。 当阳光照射在地毯上 时，要拉上薄纱帘，以防久晒褪色。 地毯一般一年或更长时间洗一次，因洗刷一次，易受损褪色。 铺在楼梯上的地毯，应每隔二三年将地毯的位置换动一下，使地毯的磨损不致集中在一处，以延长地毯使用寿命。 收藏保管地毯时，必须吸掉灰尘，洗刷干净，放上樟脑丸，把地毯卷成圆筒形，两头用布包扎好，储藏在干燥通风的架子上，防止虫蛀霉烂。 沙发和软椅在使用前，要对其牢固程度进行一次检查，如发现有破损和不牢固的，要及时调换下来，修整好后再用。 皮沙发、皮椅子和人造革的沙发、椅子，切忌锐器碰划，搞卫生时，不要用过湿的抹布去揩擦。 每年至少要打 两次皮革油，以保持皮革的滋润、柔软和光亮，延长其使用寿命。 以锦缎、呢绒等高级料子制作的沙发、椅子面，除接待高贵的宾客以外，一般都要加套垫或者放上桃花的扶手、靠背垫，以防磨损和弄脏。 坐沙发时不要用力猛蹲和超过沙发规定坐的人数，负荷太重，会压塌弹簧。 沙发存放入库时，不要叠得过高，以免压坏。 五、不同物品的温、湿度调节方法 不同的物品对温、湿度有不同的要求，应根据物品对温、湿度的要求，及时进行调节。 调节温、湿度的方法，主要是防潮、防干燥、防热、防冻。 物品霉 烂变质和生虫的原因，主要是物品受潮引起。 因此防潮是保管好物品的重要环节。 防潮的方法有五种： (1)用生石灰 (氧化钙 )吸潮 将生石灰装于木桶，放在库房内四周或墙底，在连绵阴雨天，库外湿度大，库内湿度大大超过物品安全水分时，可以使用。 但生石灰吸潮后有发热缺点，使用时应适时更换。 (2)用氯化钙吸潮 将氯化钙装入布袋或筐中倒挂在库内四周墙壁，并在下面放一小盆水，以便将氯化钙溶解的水溶液加以煮沸，使其水分蒸发还原，继续使用。 (3)用炉灰、木炭吸潮 将炉灰、木炭放在库房四周墙底，吸湿剂使用量可根据下列公式求出近似值 ： 吸湿剂使用量＝仓库容积绝对湿度 (当时温度下的饱和水气量当时库内相对湿度％ )247。 每 1千克吸湿剂的最大吸湿量 1 公斤无水氯化钙吸 3 公斤水； 1 公斤工业氯化钙吸 1 公斤左右的水； 1公斤块状生石灰能吸。 (4)用自然通风、机械通风除潮 库房潮湿时，应利用自然通风和机械通风 (排风扇、鼓风机 )，排潮降湿，使库房相对湿度达到 75％以下。 (5)用排水系统防潮 库房四周应有较好的排水系统，使水不致积于仓库附近，渗入库房受潮。 在库房的玻璃窗上裱糊白纸，或涂上白漆，加白布窗帘等，使阳光反射，降低 室内温度；白天温度过高不宜通风时，应在夜间进行；把怕热的物资存放于阴凉通风的位置；库房周围适当栽植树木，使库房在夏季保持阴凉；盛夏酷暑季节，应在库房的墙壁、屋顶上喷洒凉水，使其蒸发散热。 橡胶、皮革、塑料制品等受冻后就会出现发硬、变形、龟裂等现象。 因此，存放这类物资的库房，应注意以下问题： ①冬季、早春时节，应堵塞通风孔，严闭门、窗、堵塞缝隙，防止冷空气进入库房。 ②库门应加棉门窗，进出随手关门，以减少冷空气入库。 ③怕冻物资不要放在通风处；灭火机应采取加棉套等防护措施。 以下为几种物品的温、湿度 要求表。 表 325 几种主要制品对温、湿度。