第19章：印信管理标准(编辑修改稿)

第19章：印信管理标准(编辑修改稿)内容摘要：

使盖印时字迹不清楚，难于辨认。 保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。 十一、用印 机关、单位在使用印章时要十分审慎，要求每次用印要履行批准手续，并进行登记。 印章管理人员在使用印章时应做到以下几点： 用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。 原则上，机关或单位都制定有关用印的规定 ，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。 但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员。 但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。 、了解用印内容 要求不能不看内容就盲目盖印。 同时，还要检查留存材料是否交全。 一般用印要保留的材料有： (1)一般信件应保留有领导人签批的草稿。 (2)协议书、合同应保留一份文本。 (3)毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。 要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。 (4)若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。 这主要有两种情况：一种情况是，机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处等等。 另一种情况是为了证明某人为某机关单位职工，如在汇款单上加盖公章。 这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖。 因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。 每次用印都进行登记。 登记项目包 括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。 除了机关单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。 对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。 盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。 印章文字不能盖歪或盖得颠倒。 以机关名义发出的公文、函件必须加盖机关的印章。 机关的正式公文只在文末落款处盖章。 带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函 连接线上。 凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中 4个字 (视印章大小而定 )，俗称“齐年盖月”。 如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常做法，印章应该压在发文机关或成文日期上面。 若没有机关落款，只要把印盖下压年月日即可。 大批量印发的带有固定版头的机关文件，可以加盖机关印章。 把用印留存的材料进行编号整理，归卷各档。 对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。 使用正式印章要在办公室内。 一般不能将印章携带出机关或 单位以外使用。 印章不能脱离印章管理人员的监督。 在一般印刷厂套印有单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。 这个问题还没引起一些机关、单位的足够重视。 比如，两个单位发联合通知，需要套印单位印章，主办单位派人到另外一个单位“借”印章到印刷厂套印。 这种做法是不对的。 因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的。 正确的做法应该是：主办单位请另一个单位的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。 印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证，因为他对于印章使用 的后果要负有责任，因而，对于一切用印情况都应该具体掌握。 但在有些特殊情况下，需做特殊处理。 比如，有的业务部门以领导单位的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导单位的印章或套印，然后再填发。 在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理： (1)要有单位领导人的特别批准。 (2)此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证。 (3)此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根。 (4)领导单位的印章管理人员对于此类只进行宏观上的管理，即只办理领取登记的手续。 登记的项目包括：凭 证名称、起止号码、张数、领取人签名项目。 (5)此类凭证的具体管理，应由领用部门负责。 领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。 有的单位或者因为刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。 代章要在落款的后边注明“代”字。 另外，党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或是没有任何关系的单位一般不能代章。 代章使用手续与正式印章相同。 十二、印章的停用 单位印 章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或其他原因时，印章停止使用。 应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。 首先要发文给与该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。 其次要彻底清查所有的印章。 停用的废印章不能在原单位长期留存，要及时地送交颁发单位处理。 正式印章停用或作废，并启用新章时，要发旧章作废，启用新章的通知。 作废的旧章印在“印模栏”内，用红色；启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。 按规定，旧章停用后，已失去原有的法 人标志，不能作为现行机关、单位职权和活动的凭证。 在特殊情况下，必须使用原单位名称时，如某人毕业于某大学，后来该大学改名，而此时此人准备出国留学，需要出具该大学有关证明，要求同此人原来持有的毕业证书等材料上的学校名称相符。 在这种情况下，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章。 但是可到公证处进行公证，公证“”单位就是“原单位”。 这样，既遵守了印章使用制度，又作出了灵活处理。 十三、废印章的存档和销毁 旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导 审定旧印章的处理办法。 根据领导的批示，分别不同的情况，或者上缴颁发机构切角封存；或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆 (室 )立卷备查，并将作废印章予以销毁；或由本单位自行销毁。 对于那些重要单位的、具有保存价值的印章要分期妥善保存；对于那些临时性单位一般单位的、没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章，应该退给本人；一般戳记可经批准销毁。 销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。 所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备 日后查考。 十四、万次印 使用万次以上的印章。 它分为两种，一种叫原子印，另一种是渗透印。 原子印是用特殊材料，采用现代排版及制版技术，将所需。