办公自动化系统使用手册

办公自动化系统使用手册内容摘要：

2 邮件。 系统不但能够为学校办公提供内部邮件服务，而且还可以和 Inter 上其它邮件系统进行通讯。 即：可以在 THOA 的办公邮件中直接给校内外的某个人发 Email。 登录邮件系统 用户可以通过学校信息服务主页上的“办公邮件”链接点登陆邮件系统。 用户名和初始口令以学校系统管理员的通知为准 . 特别提示：首次登录系统后一定要立即修改口令。 邮件功能介绍 进入办公邮件后，界面如下图所示。 屏幕左侧是菜单栏，包括一些邮件处理的常用操作：  创建邮件  进入收件箱、发件箱、垃圾箱  创建名片夹 (私人通讯录 )  个人邮箱配置（更改口令、建新文件夹，自动恢复和转发）  转入个人办公功能  关闭窗口 右侧默认打开界面是收件箱，显示内容包括：当前收件箱中邮件总数和新邮件数，新邮件标记，发件人，是否有附件，邮件名称、收件时间以及邮件大小。 带有新邮件标记的未读邮件总是排列在上方，已读邮件按时间先后次序排列。 创建新邮件 单击“写邮件”，您可以在弹出的表单 中撰写新的邮件。 办公自动化系统用户手册 3 在撰写新邮件时，邮件地址可以从“系统公共通讯录”或者“单位通讯录”、“名片夹”中选取。 以“系统公共通讯录”为例，操作步骤如下： 1． 单击“系统公共通讯录”，系统弹出一个名为“办公系统用户邮件地址”的新页面。 2． 左侧上方的“选择所在分类”下拉菜单中可以选择用户分类，从左侧下方下拉列表中选择您需要的单位或个人地址。 使用 Ctrl 键或者 Shift 键可以一次选择多个用户。 3． 单击 “收件人 ”、“抄送 ”、“密送 ”等按钮将所选择的地址添加到相应的列表中。 如果需要删除多余的地址，可以单击以 选中它，然后单击“删除”按钮。 单击“删除所有”按钮可以删除所有添加的地址。 4． 单击“确定”，返回“写邮件”页面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三栏中将填入选择的用户。 当然，您也可以在收件人处直接输入中文的用户姓名或群组名称（但一定要填写正确。 ）。 两个以上的用户中间用半角的逗号“ ,”隔开。 如果是发往 Inter 邮件系统的 Email 地址，直接输入地址即可。 新邮件的文字部分写完之后，如果需要添加附件，可以 单击“附件”一栏中的“浏览„”按钮，添加所需要的文件。 一封邮件最多可以加两个附件。 发送邮件时，可以选择是“发送并保存”、“只发送”、“存草稿”还是“重写邮件”。 单击“发送并保存”可以将所发送的邮件在发件箱中保留一个备份；“只发送”则不保留其备份；“存草稿”则不发送所写邮件，而将其保存到“草稿箱”中；“重写邮件”会将所写邮件清空，使用时要慎重。 操作成功后，会出现一个提示页面。 单击“返回”按钮，将返回“收件箱”页面。 办公自动化系统用户手册 4 收件箱、发件箱、垃圾箱 单击“收件箱”，可以查看您所有收到的邮件列表 ，包括当前您收件箱中的邮件总数和新邮件数。 在邮件列表中显示邮件的附件、发件人、收到日期、邮件主题以及此邮件的大小。 新邮件会在首列中出现图标提示。 单击“选中”一栏中的选择框可以选中该邮件。 如果邮件太多，无法在一个页面中显示，可以单击“上一页”、“下一页”、“第一页”、“最后一页”来查看其他未显示的邮件。 单击“选中所有邮件”前的选择框可以选中邮件列表中的所有邮件。 单击“删除”按钮可以将选中的邮件转移到垃圾箱中（此时邮件并没有完全清除，参见“垃圾箱”）。 从“请选择一个文件 夹”下拉列表框中选择“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后单击“转移到文件夹”（或者“拷贝到文件夹”），可以将选中的文件转移（或拷贝）到收件箱（或垃圾箱）中。 单击邮件主题栏中带下划线的主题，可以打开该邮件，阅读其内容。 阅读邮件之后，您可以选择“回复”、“回复所有人”、“转发”、“删除”、“返回”。 如果您要回复该邮件，单击“回复”，跳到“写邮件”页面，系统自动将发信人的地址填入“收件人”一栏中，邮件的主题自动置为“回复：”加上所回复邮件的主题，同时在邮件正文中包含有来信原文。 选择“回复所有 人”则略有不同，系统除了自动执行上面的操作之外，还将收信人地址填入“抄送”一栏中。 选择“转发”，则邮件的主题自动置为“转发：”加上所转发邮件的主题，同时在邮件正文中包含有所转发来信的正文。 选择“删除”，删除该邮件。 选择“返回”，则返回“收件箱”页面。 办公自动化系统用户手册 5 草稿箱、垃圾箱的操作与收件箱类似，请参考“收件箱”。 名片夹 名片夹包括“个人”和“群组”，在 “个人”和“群组”列表中，显示了所有联系人的姓名、电话和电子邮件信息。 单击“编辑”和“删除”栏中的图标可以对相应的通讯录条 目进行编辑和删除。 注意：删除操作是不可恢复的。 单击“新建个人”按钮，出现一个“联系人”的表单，您可以在其中填入联系人的各种信息，其中姓名和 Email 是必须填的，其它都是可选项。 注意：填写完毕后，必须单击最下面的“确认”按钮，才能将其添加到通讯录中。 办公自动化系统用户手册 6 单击“新建群组”按钮，出现一个“群组”的表单，您可以在其中填入群组名、描述、成员，成员可以在左侧的“系统公共通讯录”、“单位公共通讯录”、“名片夹”中选，注意：填写完毕后，必须单击最下面的“确认”按钮，才能将其添加到 通讯录中。 配置 在“配置”菜单中，您可以进行如下操作：重新设定邮箱的密码、设置发邮件时的签名、创建新文件夹、删除数据库现存的文件夹、设置邮件的自动转发和自动回复功能。 办公自动化系统用户手册 7 （ 1） 设置密码  单击“密码”，出现“修改 Web 登录口令”页面；  在“新口令”文本框中输入您修改后的口令；  在“确认口令”文本框中再次输入同样的口令；（两次输入的口令必须一致，否则会要求您重新输入）  单击“确认”提交修改。 系统将提示您：“ Web 登录口令已更改，请在下次登录时使用新口令。 ”新 口令设置后，服务器需要一个短暂的处理时间，所以请稍过片刻后再使用新口令登录。 （ 2）设置邮件签名  单击“签名”，进入设置签名功能；  选中“在我发出的邮件末自动添加签名”前面的选择框；  在下面的输入域中输入您希望的签名格式与内容（如下图）； 办公自动化系统用户手册 8 （ 3） 创建和删除文件夹 要创建新的文件夹，单击“创建文件夹”，然后在文本框中输入新文件夹的名字，单击“确定”。 要删除所创建的文件夹，请单击“删除文件夹”，然后从列表中选 择用户自己定义的文件夹名字前的选择框，单击“确定”。 注意：系统创建的“收件箱”等文件夹是不可删除的。 办公自动化系统用户手册 9 （ 4）设置自动转发  单击“自动转发”，进入设置页面；  选择“启用”或者“禁用”自动转发功能。 在“禁用”情况下，下面的设置均不起作用。  可以设置缺省的转发地址，使所有来信都转到该地址；  单击“确认”。 （ 5）设置邮件过滤  单击“邮件过滤”，进入设置页面；  单击“新建规则”，进入具体设置页面。  可以设置按 ”主题进行过滤 ”；  可以设 置在收到某个主题的邮件时，进行拒收或转移到文件夹；  设置完成后 ,单击“确认”。 办公自动化系统用户手册 10 个人办公 个人办公功能主要包括个人日历和待办事宜。 个人日历 进入个人办公界面，默认为个人日历的日安排，时间为当前日期，单击左侧日历的日期，可以切换相应的日期的事项显示。 同时，可以将日安排显示转换为周安排、月安排和年历。 单击新建事项，可以创建新的事项。 确定新事项的主题、地点、全天事件或者确定时间事件，如果是确定时间事项，可以在日期和时间栏目内选择时间、选择类型和重要性、 最后输入事项的备注，单击保存，创建成功。 办公自动化系统用户手册 11 待办事宜 待办事宜可以用来作为待办工作的提示。 进入待办事宜，系统显示所有已完成和未完成的事项列表。 未完成的待办事项还突出显示在界面的左侧下方，以提示用户。 点击标题，可以浏览或者查阅相应的内容。  创建待办事宜 在新建列表中填入相应的内容：主题、时间 (截至日期时间 )、事件重要程度及事件描述等。 单击“保存”完成创建。  标记完成 对已经完成的事件可以方便的标记完成状态或者删除。 办公自动化系统用户手册 12 办公自动化系统用户手册 13 第三章 信息发布的功能 提供了 web 信息维护的功能。 用户得到授权后，可以通过浏览器进行信息的撰写、编辑、发布、删除等操作。 Notes 客户端的信息发布仅用于有特殊发布需求的单位，如信息采编、特殊表格的发布。 WEB 信息维护 新建文档 （ 1） 从综合信息服务页面进入需要维护的栏目； （ 2） 点击“新建”按钮； （ 3） 进入发布界面，编辑新文档； 办公自动化系统用户手册 14 （ 5）如果需要加入附件。 使用页面下方的上载控件。 （ 6）文 档发布完成后点击“保存“按钮，结束发布。 编辑文档 （ 1） 进入文档阅读界面； （ 2） 点击“编辑”按钮； （ 3） 进入编辑状态； （ 4） 完成修改后按“保存”。 办公自动化系统用户手册 15 一般情况下用户只能编辑自己创建的信息，有特殊授权的用户才能编辑他人创建的信息。 删除文档 （ 1） 进入文档阅读界面； （ 2） 点击“删除”按钮； 一般情况下用户只能删除自己创建的信息，有特殊授权的用户才能删除他人创建的信息。 （ 1）用户可以通过 Lotus Notes 进行信息的维护。 进入下图界面。 （ 2）打开“办公自动化系统”数据库 办公自动化系统用户手册 16 （ 3）点选“综合信息” （ 4）双击进入要进行信息配置的项进入下图页面 （ 5）点击“信息配置”，进入信息配置的界面。 办公自动化系统用户。