某知名电器连锁有限公司采购系统与财务系统工作对接管理办法(编辑修改稿)

某知名电器连锁有限公司采购系统与财务系统工作对接管理办法(编辑修改稿)内容摘要：

美电器（ ）分部应付帐款借方余额明细周报表（ 见附件） ” ： 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 8 /18 附件数 2 个 （ 1） 周报的编报安排：本表由各分部财务部结算人员按表中所列项目如实编报，使各管理部门能切实考核各分部采购人员对预付款的使用和监管情况。 （ 2） 周报的编报内容：本表按供应商名称及商品类别来进行编写，同一供应商有多笔预付帐款尾款未清时，按货款付出的先后顺序逐笔填列支付金额、应付帐款借方余额及 其付款日期等相关内容。 （ 3） 周报的编报注意事项：在周报的编报过程中，相关数据余额与帐务系统必须保持绝对一致，对已到货未入库的商品 不得予以扣除。 （ 4） 报表上报的签批与上报时间：各分部在每周二结算完毕后统计编制上报该表，制表人完成此表后，由分部结算主管、财务经理审核签批。 在每周三 AM11:00前上报分部采购部经理、总经理，并同时以电子邮件和传真（必须以两种方式）上报总部财务中心资金管理部。 总部财务中心资金管理部相关人员在收到各分部周报后，须将相关报表整理汇总报送总部各相关管理部门。 （ 5） 报表上报责任及处理责任：该表的准确性 与真实性由各分部财务部保证，各分部不论报表日预付帐款有无余额，均应在固定时间报送此表。 报表中预付帐款余额由采购员跟踪处理，各分部财务部有敦促的责任，对超出规定期限仍未收到货物入库的，财务人员必须在报表相关栏中进行标示。 : （ 1） “ 严禁一次付款，分次进货 ” ：各分部采购人员对市场需求与销售要尽可能作出准确的判断，力求做到按需采购，使以预付帐款购进的货物尽可能一次验收入库，预付帐款购进商品验收入库后，因购进商品数量或价格造成的预付款总额与到货总额的差异不得大于 1万元。 （ 2） 预付帐款的支付必须严格按照授权权限进行审批，不得违反 ； （ 3） 采购人员在进行新的预付帐款申请时，必须保证前期预付帐款已无余额或有余额的必须在本次货款支付中予以协调处理，抵扣本次货款或购进其它商品。 对以预付帐款结算的供应商，必须严格遵守“上款不清，下款不付”的规定。 ： （ 1） 以预付帐款进行货款采购的，必须在规定期限内验收入库，不按规定期限收货入库的每逾期一天， 对 相关采购人员 口头指导一次，行政 扣罚 1分 ； 超过 5天的 书面指导一次，行政 扣罚 10分， 对 采购经理（采购总监） 口头指导一次，国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 9 /18 附件数 2 个 行政 扣 罚 2 分。 预付帐款余额小于或等于 1 万元时，由采购人员在下一次的货物往来中消化，不按此条规定给予处罚。 （ 2） 各分部财务人员在工作中必须按期如实填写 “ 应付帐款借方余额明细周报表 ” ，不得有虚报或隐瞒真实数据。 对在周报中提供虚假信息的分部，每查实一笔给其报表责任人 口头指导一次，行政 扣罚 2 分，相关责任经理 口头指导一次，行政 扣罚 2分的处罚。 ： 在与供应商往来帐务的核对中，因未达帐项造成的差异，按正常时间入帐，不需进行具体的帐务调整。 在帐务核对中发现的因公司会计人员账务 数据录入造成的差异，如：供应商名称、品类；商品数量、价格等，由往来帐务核对会计填写“国美电器（ ）分部往来账务修正申请单（见 附件四 ） ” ，报本分部结算主管、财务经理签字确认后，发送相关系统录入员按审批结果于财务系统中给予更正； 因采购人员采购批单价格错误造成的差异，由采购人员重新填写采购批单，报采购经理、总经理等按授权审批，审批后的单据交财务部相关人员凭以进行账务处理。 ，但未与供应商达成一致处理意见的，由对帐会计持“往来帐务核对明细表”通知采购人员尽快协调办 理。 分部采购人员未能及时协调解决、或不能解决的，由分部结算会计汇总填写“国美电器（ ）分部遗留问题及往来差异处理申报明细表 （见 附件五 ） ” ，并在申报表中给出合适的处理建议和方法。 申报表报分部结算主管、财务经理、采购经理、总经理审核批准后，报总部采购中心总（副总）经理、资金管理部部长、财务中心总（副总）经理审核批复。 各分部采购人员或结算会计根据各级领导审核批复的处理申报表，对往来款项中存在的问题及差异给予调整及跟进。 对后，对所有相关帐务应做到即对即止。 即在每次帐务核对后，双方财务人员应对当前帐务做到清楚明了，对所存在的差异以清单详细列示备查（由各分部会计人员根据对帐情况自行制作），在下一次帐务核对时凭本次的差异清单即可对前期帐务一目了然。 “ 处理申报明细表”的审核中，可于表中相关栏内简要说明处理建议或方法，各分部按其审核批复后的最终结果进行差异调整或处理。 ，得国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 10 /18 附件数 2 个 以解决的必须及时通知财务系统进行内部往来帐务的处理。 ，而供应商不予承认的相关款项，各分部不得擅自调整其帐务，各分部结算部应暂时停止对该供应商货款的支付，直到采购人员按批复意见与供应商协调一致后方可恢复对供应商货款的结算。 ，各分部结算部必须暂停与该供应商往来款项的结算，由采购人员协调解决双方核对帐务后才能恢复办理结算。 ，采购人员须在 2天内重做批单给予纠正的，采购人员不予纠正的， 该笔货款不得予以结算，并可采用恰当的 方式向采购总监、分部总经理进行反映要求采购人员及时纠正，直至采购人员制作批单予以纠正后，方可恢复对该供应商货款的结算。 ：对同城结算的供应商，必须坚持“一手钱一手票、 验票付款 ” 的原则，对没有开具票据的供应商一律不得给予结款，由各地结算人员全权负责。 特殊情况需进行支付的，必须由采购人员给出税票回收期，提出无票付款申请，经分部总经理签字审批后，才可进行货款支付。 ： 同城中先款后货的供应商，规定 3天的回收期。 货款付出三天后必须收回供应商开具的税票，由 相关采购人员负责，同时财务系统必须及时提醒、监督。 ： 异地的先款后货供应商，规定 7 天的回收期 ， 时间从货款付出后第二天算起，由相关采购人员负责，同时财务系统必须及时提醒、监督。 远期票据与税票：各分部以远期票据支付供应商货款时，从票据的付出日起计算税票的欠收日期，各分部结算人员需严格控制。 ，后款不付：对上一次欠付税票尚未付清的供应商，不得再次给予结算货款。 如必须给予结算的，由采购人员提出申请和税票回收期限，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后，结算部门才可进行 支付。 针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算部门必须停止对供应商任何款项的支付，各分部结算人员要给予严格控制。 增值税票欠收的考核：为了严格按照公司的税票管理规定执行付款，监督税票的收取工作，杜绝不符合公司规定的欠收发生，公司将定期对税票欠收进行通报。 通报将按照以下四个原则进行： 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 11 /18 附件数 2 个 ，是否超期； ； 遇特殊情况在承诺时间内，税票仍未能按时回收，且有分部总经理签字 的，其责任人为相应采购人员和采购经理（或采购总监），分部总经理负管理责任； 考核当月欠收税票在本月 25 日前是否收回，对在 25 日前收回且没有影响本月进项税抵扣的将酌情处罚。 : 、退残款、降价款时，可以按以下几种方式开票： ，公司可给供应商开具销售发票或办理退税证明； ，折扣金额和折扣后金额，公司不再给供应商开具任何发票； ，公司不 再给供应商开具任何发票，取消供应商必须开具现金收据的规定。 、退残款、降价款等以外的各项应收款项时，必须要求供应商开具全额发票，公司给供应商开具服务业发票，否则必须加收 17%的税金补偿款，且公司不再给供应商开具任何发票。 ，都必须取得供应商的书面确认或由厂家业务员在货款结算单上签字确认。 : （ 1） 供应商通知降价：业务人员接到供应商书面调价通知，立即更新价格。