北京x贸易大厦有限公司总经理办公室规章制度(编辑修改稿)

北京x贸易大厦有限公司总经理办公室规章制度(编辑修改稿)内容摘要：

责盖章及形成正式文件下发。 第十一条 文件发送与签收程序： 大厦本部采用书面签收发式，文件管理员直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。 第十二条 发文的判行权限 ： 1. 以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。 2. 加盖大厦章的发文：应送呈总经理判行。 3. 以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门 经理 判行。 第十三条 传真发文管理 大厦传真由 总经办 负责，大厦所有传真必须在 总经办 登记，未登记的传真，总经办 有权拒绝发送，且可视为未经大厦认可的文件。 第十四条 收文 总经理办 公室规章制度 北京西直门 x贸易大厦有限公司 10 大厦收文由 总经办 负责，发 到 大厦的各类文件均由 总经办 进行登记，大厦人员若代为大厦传 收 文件，也应首先将文件交与 总经办 ，由 总经办 登记。 第十五条 公 文管理程序 1. 公文处理 :大厦的所有 公文 必须登记，并注明公文转移的去向。 由文件管理员根据公文内容向各部门及有关领导分发。 若文件管理员不能判明，由总经理办公室 主任 决定。 文件管理员须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，文件管理员要立刻办理文件存档手续。 2. 信函处理 ： 指 明 营业、 公 务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经收信人本人拆封后如系公务文书，应交回总经办依公文处理。 指 明 副总经理 以上人员的信函， 交 送其本人，如系公务文书，再交回 总经办 依公文办理。 3. 图书期刊处理 ： 当日的期刊报纸，由总经办放于阅报处，大厦员工可自由取阅，但员工应在阅后及时放回原处，如需摘要，需采用复印的形式。 专业性的报纸期刊，由总经办每月 25 日整理一次，统一交文件管理员存档。 4. 声像材料的处理 ： 所有声像材料交由文件管理员处理。 5. 传真、电报处理：传真、电报视同公文，依公文原则办理。 第十六条 收文处理要点 1. 遇有关系重大足以影响大厦权益之重要文件，文件管理员应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。 2. 为利文书处理并达分层负责 目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。 第十七条 文件处理期限 1. 总经办文件管理员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。 2. 经办人员的处理期限  速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 总经理办 公室规章制度 北京西直门 x贸易大厦有限公司 11  一般文件由部门经理指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。  来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。  计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。 3. 文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。 4. 签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。 三、档案管理 第十八条 总经理办公室设专职档案管理员，负责管理大厦的全部档案。 第十九条 各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。 文件处理完成后，原稿由总经理办公室归档，经办部门视实际需要留存复印件。 如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理员同意后妥为保存，档案管理员以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交档案管理员保存。 第二十条 归档文件的检查 1. 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应 立 即追查归 档。 2. 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 3. 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 第二十一条 归档文件的保存期限 ： 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1. 永久保存：大厦章程；股东名簿；规章制度及大厦条例；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；工程设计图 以及 其他经核定须永久保存的文书。 2. 10 年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料 以及 其他经核定须保存 10 年的文书。 3. 5 年保存：期满或解除之合约 以及 其他经核定保存 5 年的文书。 4. 1 年保存：无长期保存必要者。 5. 须销毁的文件须经总经理办公室 主任 批准后，由档案管理员负责并派专人监销。 总经理办 公室规章制度 北京西直门 x贸易大厦有限公司 12 第二十二条 档案文件的调用 1. 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具 “ 调卷单 ” 经 所在部门经理批准后由档案管理员调阅。 2. 档案管理员接到 “ 调卷单 ” 经核查后，取出该项档案，并于 “ 调卷单 ”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。 “ 调卷单 ” 则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 3. 经批准在 档案室当场借阅者，可免填 “ 调卷单 ”。 4. 档案归还 时，经档案管理员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。 调卷单由管档人员留存备查。 5. 档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 6. 调卷人员对于所调 档案 ，不得抽换增损。 7. 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写 “ 调卷单 ” 不得私自授受。 8. 调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理办公室 主任 同意。 9. 大厦 副 总经理以上人员调卷，由档案管理员负责填写 “ 调卷单 ”。 由调卷人员签字确认。 10. 大厦重要档案须经总 经理批准后方可调卷。 第二十三条 声像档案管理：声像档案一般由录 音 带、录像带、摄像带、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各种光电介质等及文字说明两部分组成。 第二十四条 声像档案是本大厦档案的组成部分，必须 由 总经理办公室集中统一管理。 第二十五条 声像档案种类 1. 反映本大厦主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2. 各级领导人和著名人物参加的与本大厦有关的重大活动的声像资料； 3. 本大厦有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 4. 涉及本大厦权益的声像资料。 5. 其它单位形成的与本大厦有关的重要声像资料。 6. 其它具有保存价值的声像资料。 总经理办 公室规章制度 北京西直门 x贸易大厦有限公司 13 第二十六条 电子文 档管理：大厦所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。 文件管理员负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。 借阅电子文档的程序同借阅。