办公室管理标准全集办公室工作绩效测评标准(编辑修改稿)

办公室管理标准全集办公室工作绩效测评标准(编辑修改稿)内容摘要：

者明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开“空手”会，不开无准备的会。 (4)主持人和与会者应具有足够的权利和明确的责任，以保证议而有决，决而有行。 (5)严格控制会议人数、不允许无关人员与会，尽量将人数控制在能有效交流信息、形成法定有效决议认可的最低限度内。 (6)保证会场秩序，尽最大可能为会议创造各种有利的物质条件、环境条件、卫生条件。 (7)议题应集中，不宜太多，日程务必高度紧凑， 尽量缩短时间，保证与会者能集中精力。 (8)以各种方式如明确制度、举办训练班等，培训与会者，使其掌握正确与会的要领，掌握有效与会的技巧，提高其与会水平。 (9)以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管不问效果的偏向，以保证会议有效。 (10)充分运用现代化技术手段，灵活运用图板、实物、模型、照片、广播、电话、录音、录像等用具和设备，提高信息传递的效率与质量，节约时间、缩短会议，提高会议效果。 (11)提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，使其掌握有效主持会议的规则与技巧。 程管理 (1)根据会议的总体情况，制定出详实的会议管理计划及具体的实施措施。 (2)做好周密的会议准备工作，如会议通知书的下发，与会人员的编组、会议资料的印制、会议接待人员和服务人员的安排及职责分配等。 (3)制定会议议程，并让与会人员知晓。 (4)会议进行中营造与会议相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮和低潮，及时分发会议文件资料，监督工作人员及时认真地做好会议总结。 (5)合理安排多议题的议题次序，以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席。 (6)会议结束，及时召集全体 会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，并在全面总结的基础上，写出书面的会务总结报告。 (7)对会议的组织与服务过程中的有功人员进行表彰和奖励。 (8)做好会议文件资料的收退与立卷归档工作。 (9)做好会议代表离开、返回原单位的安排服务工作。 (1)根据会议的基本情况，制定出详细的计划和实施方案，报请上级主管审批。 一经审批，立即着手实施。 (2)各项准备工作基本完成后，进行一次详细地检查，确认无问题，将准备情况向上级主管汇报，并将计划即制成图表， 分发大会使用。 (3)编制会议伙食经费预算，制定食物供应计划。 同时，印制会议专用餐券，发给与会人员使用。 (4)认真进行会议经费的预算，编制会议经费预算审批表，上报审批，会议结束后，做好会议经费的决算。 (5)做好会议用具和资产的管理，指派专人负责。 (6)安排会议的清洁卫生及医疗工作。 (7)制定计划，精心准备迎候工作。 (8)做好会议的车辆管理。 根据会议用车情况，制定出详细的用车计划，抽调或租用车辆，购满车辆用油，安排好停车场地，并集中调度驾驶人员，宣布用车计划，使各级人员心中有数，工作有条不紊地展开。 (9)会议结束，安排工作人员细心进行各项检查、清点工作。 (10)每次会后都总结经验，有会务工作总结报告，以不断提高会议生活管理工作水平。 四、文书管理绩效测评 (1)外来文件收文由公司行政部收发室承办，外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”。 内部制发文件收文时，由各部门编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文登记簿”。 (2)制发应填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后 送总公司收发室登记处理。 (3)收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部门处理；内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。 (4)会签：各部门收到需参与会签的呈批件时，须本着本部门的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供起草部门参考。 公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本部门为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送办公室处理。 (5)审核：办公室根据各部门签办意见，汇总整理出一个结论 (若各部门意见不一致，需由办公室居间协调送总经理核定 )。 (6)批示：总经理或其他被授权批示者作最终的肯定、否定等批示，并签字。 (7)执行： ①办公室根据总经理批示内容将公文影印一份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。 ②需对外发文时，交由收发室打印、盖章、封装、寄发，呈批件原件和批件打印件 2份归档存查。 寄发文件前须填写“收发文登记簿”。 (8)归档： ①任何签呈正本均需交由总务部 (科 )归档存查。 ②若执行单位必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出且无法取回，可存档复印件。 ③存档文件普通件保存 3年，机密文件保存 10 年，届时列表报准监销。 (9)确定公文机密等级及处理规定。 各级人员处理密件资料，须严守秘密。 因泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。 密件文件递送时，应以信封袋加密封装，递件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。 (10)公文处理时限：特急件，随到随办；急件，一天内处理完毕；普通件，三天内处理完毕。 超过处理时限的文件，由办公室催办。 各级审核人员及会签人员均须在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。 (1)熟知公文的种类、结构、特点及公文写作的一般程序。 (2)了解组织的行文规范、格式及公 文处理办法。 (3)具备公文写作的知识结构：基础知识、管理学知识、专业知识及经济学、法学等辅助知识。 (1)规范公文制发的各个程序和环节，使之有严格的标准要求，都能按一定的轨道运行。 (2)建立、健全以岗位责任制为中心的各项制度。 (3)对各项标准、制度、程序经过比较选择，使之符合科学规范、制度化，集中反映公文工作的内在规律及其指导原则和方法，贯穿于公文工作的全过程，贯穿于整个公文处理程序的每一个具体环节。 (1)明确文件管 理责任制度，指派专人负责文件的收发工作。 (2)发文指定专人统一登记编号、送印、盖章，分发后，负责将原稿、印本及附件等收集齐全完整，随时向立卷环节集中。 (3)根据本单位的实际情况，建立文件收发登记制度。 (4)根据本单位的文件特点，确定文件的收发、分类登记的方法和程序，并监督执行。 (5)经常检查文件的收发工作情况。 (1)结合实际，确定文件立卷的范围。 (2)将需要立卷的文件材料，集中以后，适时进行整理配套，确保集中的文件材料齐全完整，在组卷时不会 因某些文件缺页或少件影响立卷工作的正常进行。 (3)文件整理要有重点，分清主次，进行系统整理，在整理配套过程中，以本单位所形成的文件为主线进行整理。 (4)对集中的文件进行分类，分类应结合实际情况，科学、合理，层次清楚，概念明确，相互之间界限分明。 分类的标准统一，做法一致，分类便于管理及查找利用。 (5)拟制案卷类目，对随时集中来的各类文件，可以对号入座，放在案卷类目所设条款中去，并方便查找和利用。 (6)将已经办理完毕的文件材料，在平时归卷的基础上，将各条款内的文件材料加以适当调整，进行卷内文件系统排列， 并拟制案卷标题，为文书归档作好充分的准备。 、移交 (1)确定案卷归档范围。 (2)制定案卷移交目录。 (3)归档移交前，必须经过档案部门检查验收。 (4)确定案卷移交、归档的时间。 (5)与档案部门办理移交手续。 案卷移交手续清楚，交接双方经手人在移交清单上均有签字并加盖交接单位公章。 五、档案管理绩效测评 (1)依据《中华人民共和国档案法》，结合本单位实际情况，制定相应的档案管理 制度，并监督执行。 (2)设立专门的档案管理部门，配备专门的档案管理人员。 (3)设置专门的档案室及其相关设施。 (4)制定档案管理工作流程。 (5)定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法。 (1)根据国家相关法律法规，确定本单位文件归档的范围和时限。 (2)对文件的归档有明确的要求，并培训档案管理人员严格按要求处理。 (3)对本单位各种文件，根据政府有关法律法规要求，设定其保存期限。 (4)明确档案 名称及编号规则，档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，须事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 (1)接收登记。 (2)除尘。 需要修复的文件，应先将灰尘清除干净，以免修复的过程中灰尘遇湿后污染文件。 (3)鉴定。 对需要修复的文件，要进行全面地技术鉴定，应根据其字迹、纸张的成份和质量以及损毁的程度和性质，选择合理的修复的方法，以避免因修复方法的失误，使文件遭受不应有的损失。 (4)消毒。 受过微生物感染或虫害的文件，应做消毒处 理。 用浸过 1%或 2%的福尔马林溶液的脱脂棉球捏干后擦拭文件，便可除去菌迹。 (1)制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表。 (2)具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。 (3)拣出无保存价值的和保管期满的档案予以销毁。 (4)围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。 概括上述内容，主要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案无须保存即可销毁。 、调阅管理 (1)建立档案借阅管理制度，明确借 阅的工作流程及借阅人和档案管理人员的权利与义务。 (2)督促、检查档案管理人员严格按程序办理档案借阅手续。 (3)有完善的调卷程序和调卷管理制度。 (4)明确规定调卷人员的责任和义务。 (5)定期组织培训档案管理人员，严格遵守档案借、调阅制度以确保档案的完整、无遗失、无损失。 (1)制定档案库房管理制度，明确库管人员的岗位职责。 (2)对档案库房及档案架 (柜 )有序排放和编号。 (3)按照档案保护的技术要求，科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，坚持进 行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。 (4)加强档案库房的各项保卫保密工作，保证档案的安全。 (5)建立防火制度，配备一定的消防设施设备，训练库房管理人员掌握消防知识，拟制档案抢救方案。 (6)制定档案搬动中的保护措施，并经常检查其执行情况。 (7)定期和不定期地对档案进行检查，确切了解档案安全保管的制度，从而采取有效的措施改善保管条件。 六、办公用品管理绩效测评 (1)掌握办公用品的有关知识。 (2)充分了解各个部门对 办公用品的要求。 (3)办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购全体共同使用的物品作为主要目标和中心。 (4)特定部门用于特殊目的的办公用品，办公用品负责人需要在采购时向特定部门询问清楚。 (5)对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格，然后选择最适合企业的产品。 (6)办公用品负责人需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。 (7)办公用品负责人需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等，一旦发现好的办公用品便介 绍给企业的业务负责人以促其使用。 (8)办公用品负责人提出购买要求，由购货负责人订货。 (9)购货负责人就购货处价格及交货期进行协商。 (10)购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。 (11)办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期，决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。 低值易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货用尽前购入并到货。 (1)对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。 (2)严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。 对经费已经超支的部门，要限制领用。 (3)在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到。 (4)对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。 (5)办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。 经济化原则，要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值。 (6)属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量的发放，各使用人自行领用并实施登记。 (7)属于工作人员非惯例使用的物品，应填报领物单或 借用单，由主管人员审核批准，交保管人发放。 保管人发放时，应备簿登记，每月统计一次，送主管人员查阅，使之了解企业办公用品消耗情况，改进工作。 (8)协调采购、保管和使用的关系。 购置前要了解办公用品的使用情况，同时检查库存，找出各种物料的最佳库存量。 使用时，要对库存情况、行政经费实力以及市场供应心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象。 (9)办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库中配用给各部门。 (1)办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。 保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。 (2)库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。 (3)在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期 (季度或半年 )清理库。