全国企业行政人员训练秘书写作(编辑修改稿)

全国企业行政人员训练秘书写作(编辑修改稿)内容摘要：

事物是复杂的，很多时候单一的模式无 法满足观点表达的需要，要对前文所述的几种方法进行综合。 这就是交错式。 大型的文稿，特别是内容复杂，材料丰富，篇幅较长的文稿，一般要用这种方式。 3．做好段落间的衔接过渡工作 好的文章是一个浑然的整体，行文时要注意段落之间的内在联系，还要注意层次间的衔接、过渡与照应。 这要做好两个方面的工作，一是借鉴建筑中的 “钢筋铁骨”法，表面是水泥、砖块，内里却是钢筋相连。 写文章要利用事物之间的逻辑联系来点伏笔和照应。 正如脂砚斋评点《红楼梦》一样，照应要做到“草蛇灰线”，“于前回叙过事字字在，于后回叙事语语伏”，“伏线于千里 之外”。 二是要合理运用关联词语的“桥梁”、“针线”作用，做好段落间过渡工作。 （三）恰当运用表达方法 我们知道常用的表达方法有叙述、说明、议论、描写和抒情几种。 秘书写作中，描写和抒情使用得较少，叙述、说明、议论是其主要的表达方式，而且，这三种表达方式在使用的过程中又有一些特殊要求，下面分别加以介绍： 1．叙述 叙述是记述人物、经历行为，陈述事件来龙去脉的一种表达方法。 秘书写作中可以用它来介绍人物的事迹、记述事物的发生过程、交代事物所处的状态，为议论说理提供事实依据。 与文学写作比较起来，秘书写作中的叙述 往往多用概述，少用详叙；多用顺叙、平叙，少用倒叙、插叙与补叙。 2．议论 议论是人们对客观事物发表看法或见解的一种表达方法。 秘书写作中常用它来进行评述和说理，使用频率很高。 一般说来，完整的议论由论点、论据和论证三个要素构成，秘书写作中的议论也不例外，但与一般议论文的议论比较起来又有一些特殊要求。 从论点来看，这里的论点要用直白，有时甚至是尖锐的语言对客观事物提出主张、看法和评价，对就是对，错就是错，比一般议论文来得更明确、有力。 论据同样分为事实论据和理论论据两种，但秘书写作的实用性决定它往往不是从 事实和理论两个方面分开论证观点，而更多的是在理论的指导下科学选用事实材料来论述观点，事实论据多于理论的论据。 就论证而言，秘书写作也可以有“立论”和“驳论”等形式，也可采用例证、引证、对比、喻证、分析等多种方法，但总的来看，往往重“论”轻“议”，在很多情况下，理就寓于论据之中，不作过多地分析，直接做出论断，这样显得更简明有力。 3．说明 说明是我们对客观事物进行解释、阐说的基本表达方法。 在秘书写作中应用十分广泛，行政公文、法规类文书、事务类文书等诸多文体中都要用到这种方法。 常见的定义说明、概括说明、数字说明、 图表说明、因果说明、比喻说明、举例说明等在秘书写作中都有运用，尤以列数字、图表，举例子等几种方法较常见。 （四）规范运用语言 语言是重要的信息载体和交流工具，是表情达意的重要手段，离开了语言，再好的思想、再好的材料都无法表达，秘书人员想要写出一手好文章来，一定要学会锤炼语言，规范地使用语言。 1．用词要准确、简洁、规范 （ 1）准确 准确指我们选用的词语要能如实地反映客观事物，切合表达意图，概念明确，判断正确，褒贬分明，轻重适度，无歧义。 对于秘书工作者而言，要保证用语的准确，必须做到以下几点： 第一，要学会 斟酌字句，精心辨析词语的意义。 在写作过程中要精心挑选词语，明确每一个词的确切含义和情感色彩，特别是要认真辨析同义词、近义词之间的细微区别。 秘书界有一句俗语叫“一字入公文，九牛拉不回”说的就是咬文嚼字的重要性。 比如我们起草合同文本时经常要用到“订金”和“定金”两个词语，一字之差，意义迥异。 前者仅指合同当事人一方在签订合同时预付的货款，合同履行时可以冲抵货款，收受方不履行合同时，仅需原数返还即可，支付方不履行合同时仍有权要求收受方返还；后者则相当于保证金，按《合同法》的规定，一方向另一方支付的定金，在合同履行时 可以冲抵货款，收受方违约的，要双倍返还给支付方，支付方违约的则无权索回。 真所谓一字千金，可见做秘书的人在下笔时不可不推敲字句。 第二，用语必须得体、合体。 秘书写作具有实用性，语体上主要是事务性语体和政论性语体。 秘书要分得清它们之间的区别，要学会使用正确的语体去反映、调整现实社会生活中的各种公共关系和人际关系。 所选用的语言要合乎特定文体的要求，合乎特定的语境、特定的场合。 就文体而言，比如说起草行政公文时用语应庄重、严肃，制订法规时用语须肯定、明确，而在撰拟总结、计划等事务性文书时用语要明白、晓畅，都不能使用文 学写作中的诗意语言。 此外，写作时还要考虑到与行文对象的关系和一定的语言环境。 比如说对上级的行文用语要庄重、谦恭，对平级和不相隶属机关的行文用语要平和、礼貌，这些都是马虎不得的。 （ 2）简洁 秘书写作是为了解决工作中的实际问题，要讲求效率。 说理、叙事、布置工作都要直陈其事，不事铺陈，用语要简洁明快、言简意赅，不蔓不枝，用最少的语言表达最丰富的内容。 刘勰在《文心雕龙 .附会篇》中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义润，句长一言则辞伤。 ”这句话说明了言语的多寡决定于表意的实际需要，强调文贵精要。 对于青年学生而言 ，要真正做到言简意明还有很长的磨练过程，我们要在平时的学习过程中多做些这方面的练习。 每完成一次写作任务就要想着能否用更少的语言表述清楚，要有一点惜墨如金的精神。 （ 3）规范 用语规范指写作时要注意使语言合乎现代汉语的语法规范、合乎逻辑、合乎一般的文体书写习惯，而不能生造词语。 在写作时要注意以下三个方面的问题： 第一，要学会一些必要的专业用语。 三百六十行，行行都有自己的秘书，行行都有自己的专业用语。 如营销行业就有“畅销、脱销、滞销，旺季、淡季，毛利、纯利”等诸多专业用语。 这些用语经过长期使用，已得到了社会 的广泛认同和使用。 刚参加工作的文秘人员一定要多多学习，尽快熟悉业务，这样就不会说外行话，用语才能规范。 第二，要学会使用习惯性用语。 在长期的秘书写作实践中，前人积累的一些习惯用语，已得到了人们的广泛认同，使用频率十分高。 如常见的开端用语有“为、为了、根据、遵照、按照、据悉、现将、关于、值此、由于、随着、目前、今、兹、查”等十余种，祈请用语有“请、拟请、将请、务请、恭请、应予、限予、责成、希、希予、希即”等十余种。 此外，还有专用的表态用语、征询用语、承启用语、称谓用语等等。 这些用语也许我们过去接触不多，今后要 在学习和工作中不断积累。 第三，要注意书写规范。 一要使用正确的简化汉字，不写繁体字、异体字等不规范的汉字；二要注意正确使用标点符号；三要注意规范地标注数字。 2．造句要遵守语法规则 对句子的总体要求是结构完整、搭配得当、词序合理、表意简明。 这些知识大家过去在语文和汉语课程中已有较多的接触，这里不再展开论述，但要提醒大家注意两个方面的问题： 一要注意关联词和虚词的使用。 关联词和虚词虽不具备单独的表意功能，但在句子中与其它成份搭配起来则足以改变语意。 使用得当，可使句子组织更严密，表意更准确，使用不当则可能出现语 法甚至是表意错误。 如：“我们未学习文件”与“我们无学习文件”虽只有一字之差，但“未”是一个副词（虚词） ，“无”是一个动词（实词），意义大相径庭。 又如“陈小力不但是一位转业军人而且是一名中共党员”，在这个紧缩型的复句里，两个分句间并没有递进关系，就不能用表示递进关系的关联词“不但„„而且”，而应代之以“是„„也是”。 这些要大家在写作过程中调动所学的语法知识用心体会。 二要注意避免歧义句。 我们在遣词造句过程中经常会碰到因某个词意不确定，词语间的关系不明确以及关联词使用不当等原因造成句子多义的情况，这就是歧义句。 如“新职工宿舍建在开发区内”里的“新”到底是修饰“职工”还是“宿舍”不明确，就可能造成不同理解。 歧义句在秘书写作中有十分消极的作用，特别是在合同等商务文书中一旦出现这种情况，往往会造成严重后果。 这就要求秘书人员在写作过程中要仔细体会每一句话，一旦发现了歧义句一定要找出原因，针对不同情况采用不同的方法予以消除。 上面的例子就是因为修饰关系不确定造成的，通过增添助词即可解决。 可改写为“新的职工宿舍建在开发区内”或“新职工的宿舍建在开发区内”。 （五）掌握常用的表达技巧 古人云“言之无文，行而不远也”，秘书写作以 实用为目的，虽不刻意追求语言的形象化、艺术化，但它同样要求语言生动形象、内涵丰富、表意简明。 这就要求我们在写作时要根据表意的需要适当地采用排比、对偶、反复等修辞手段来增强文采。 在调查报告、简报、总结、讲话稿等文体中，有时还可以运用一些熟语等群众性语言以增强文稿的生动性。 除此以外，还要采用一些方法来增大语言的信息量，增强表达效果。 1．节缩。 是一种把常用的多音节词语或专门词语加以精简压缩，使其变得精炼、简短、明快的方法。 常见的节缩方法有： （ 1）双变单法：即在一定的语言环境下依据语法规则或习惯把双音节的词变成 单音节的词。 如应该 —— 应；经过 —— 经；根据 —— 据；将来 —— 将。 （ 2）共戴法。 保留两个或两个以上并列结构中的不同语素，共用相同语素。 如进口、出口 —— 进出口；马克思主义、列宁主义 —— 马列主义。 （ 3）标数法。 把两个或多个并列词语中共同的语素或共同的性质提取出来，再与并列词语的项数组合，形成“数词＋共词”的形式。 如废水、废气、废渣 —— 三废；包修、包换、包退 —— 三包；蚊子、苍蝇、臭虫、老鼠 —— 四害。 （ 4）简称法。 包括规范式简称和替代式简称两种情况。 前者是从一些固定短语中提取有代表性的词语来代替短语。 如中国人民解 放军 —— 解放军；北京大学—— 北大。 后者是指某些临时性质的内容需在文中反复出现时，为了行文的方便可在其第一次出现时根据不同情况用一个相对简短的词汇来替代的方法。 如签订合同时可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”来替代签订合同的双方。 2．撮要。 即撮其旨要，是一种将某篇或某段的主要内容用一段或用一句话概括出来放在文首或段首，以突出主旨的方法，这也是实用文常用的手法。 3．换算。 是一种通过数字转换来达到突出主旨的方法。 一般是以具体换抽象，以熟悉换陌生，包括： （ 1）平均法。 如神龙汽车公司日产小轿车 600 余辆， 平均每 分钟就有一辆车出厂。 （ 2）比较法。 如计算机可以在千分之一秒的时间内把两个十位数相乘，而一个普通人用笔算至少要 1 分钟时间。 （ 3）借用法。 如几十年来，阜新运往全国的煤达 亿吨，用 60 吨的卡车装载，排起来的卡车可以绕地球四圈半。 三、审核修改阶段 古人云“文章不厌百回改”，这说明了修改对于文章的重要性。 从某种意义上说文章不是写出来的，而是改出来的。 这是因为人们对客观事物的认识有一个逐步深入的过程，写作也一样。 或由于主观认识的局限，或由于业务知识、文字能力的不足，我们很难让写出的文稿一下子就达 到完美的境地。 每个有经验的秘书写完稿子后总要仔细审核，反复地思考、推敲以发现其中的不足，有针对性地修改。 《关于建国以来党的若干历史问题的决议》是我党历史上的一篇重要文献，从组织起草到完成定稿历时一年多，经过了四千人大讨论、几十人的专门讨论、政治局扩大会议讨论、十一届六中全会预备会讨论等多个程序，数易其稿。 在审稿的过程中，邓小平同志至少九次对稿了提出修改意见。 最后，该文终于在党的十一届六中全会上获得通过，成为精典。 可见，做好审核修改工作是保证文稿质量的重要保障。 那么，如何做好文稿的审核修改工作呢。 （一）明确 审核修改的内容 1．审核文稿的观点是否与党和国家的方针政策、是否与领导或雇主的意图相符。 秘书写作的文稿在充分体现本单位领导、本组织或雇主意图的同时，要与党和国家的方针政策结合起来。 一般来说，各级组织的发文中明显违反有关方针政策的情况并不多，倒是要特别注意那些主体正确，局部提法错误，个别条款与上级指示相抵触的情况。 审核时一定要仔细研究，把错误一一找出并加以改正。 2．审核材料是否真实、典型、恰当。 观点是材料分析的产物，同时需要材料的支撑，观点与材料应当一致。 如果材料不够真实、典型、恰当，就不能很好地体现主题， 影响观点与措施的可信度。 修改时要注意置换一般化、空洞无物和失实的材料。 3．审核措施、办法是否切合实际。 一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客观实际；二要看措施中的执行期限是否恰当，是否能按时完成既定的任务；三要看措施的内容是否明确具体，易于执行，便于检查。 那些官话、套话、空话要坚决予以摒弃。 4．审核文稿是否结构紧凑、布局合理，是否条理层次清楚、重点突出、详略得当。 对结构杂乱、层次不清、上下不连贯之处要予以修改。 5．审核文稿是否语意简明、是否有语法错误。 行文要简洁明了，同时不能以文害意。 要正确使用标点 符号，修改使用不正确的字词、不通顺的语句和不当的修辞。 6．审核文稿的体式是否得当。 首先要根据工作的需要选用适当的文种；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文关系与语气是否得当。 出现了问题要有针对性的予以修正。 （二）掌握常见的审核修改方法 修改文章要注意做到内外结合，冷热相调；从大处着眼，于小处着手。 具体地说，有以下几种常见的方法： 1．借助外力法。 由于受认知水平、写作和阅读习惯等因素的影响，秘书往往不大容易发现自已文稿中的问题。 此时，秘书要学会借助外力帮助找缺点、找不足。 初稿完成后，可按权限要求将 其送交单位或部门领导审核，并按领导的意见修改。 如果是不涉密的文稿还可请其他同事提意见，帮助修改。 2．冷冻法。 鲁迅先生曾说过，写文章要一气呵成，但写成后要搁上几天，然后再看，每次删去若干，改换几个字。 可见，写文章要“热”，改文章要“冷”。 秘书起草重要文。