xx新编1-亿邮邮件系统用户使用手册41

xx新编1-亿邮邮件系统用户使用手册41内容摘要：

方式写信时，只要对写邮件页面进行了 “ 写入 ” 操作后，点击左侧导游栏中任意 功能 链接， 均 会弹出警告信息，提示用户是否放弃这次的写邮件工作，如图 所示（此功能只限于 IE 浏览器使用）。 图 2. 信件超时提醒 以 WEB 方式写信件时，系统会根据管理员设置的超时时间，对用户写信件时进行倒计时提醒，如图 所 示，用户可以根据系统的提醒，及时保存和发送信件。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 6 亿中邮信息技术有限公司 图 用户写邮件页面过期以后，系统会提示是否把信件内容保存到剪贴板， 如图 所示，当用户进行再次登录后，可直接在写邮件页面 将超时信件的 内容粘贴 在内容输入框中 （此功能只 限于 IE 浏览器）。 图 3. 信头 在如图 所示的界面中，系统为用户提供了如下信息： 图 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 7 亿中邮信息技术有限公司  发件人 显示发件人的邮件地址，也可显示用户别名，用户可在个人设置－设置别名中创建用户别名，具体操作请参阅 设置别名 说明。  收件人 在 “ 收 件人 ” 处写入收件人的电子邮件地址，如要给多个用户发送邮件，邮件地址中间以空格、分号或者逗号隔开。 收件人地址的个数受到 “ 单封并发 ” 参数的限制，该参数由管理员添加用户时设定。  地址簿 为了便于用户发信，本系统为用户提供使用地址簿功能。 点击 地址簿 的链接，进入如图 所示页面，用户可以通过个人地址列表或者组地址列表，选择收件人地址、抄送地址或者暗送地址，点击【确定】后，选择的信息会自动添加到收件人、抄送、暗送的输入框内。 图  企业地址簿 本邮件系统引进了企业地址簿的概念，用户在写邮件时可以 使用本域的企业地址簿，点击企业地址簿 链接，进入如图 所示页面。 在“组列表”中选择一个组， “ 备选 用户 ” 框中 会列出当前所选组的所有 用户 ，选中 用户后，点击【添加 】，所选 用户 进入 “ 已选 用户 ” 列表；从 “ 已选人员 ” 列表中选择用户，点击邮件系统用户使用手册 E000T352061010 8 亿中邮信息技术有限公司 【 删除】，所选用户从 “ 已选 用户 ” 列表中删除；点击【全部添加 】， “ 备 选 用户 ” 列表中的所有 用户 就会进入 “ 已选 用户 ” 列表；点击【全部删除 】， “ 已选 用户 ” 列表中的用户被全部删除。 选择用户后，点击【 选择 】按钮，已选用户地址会自动被添加到 “ 收件人 ” 后的输入框内。 图  组地址簿 本邮件系统中引进了组的概念，用户在写邮件时可以使用由本域中所有组及成员组成的组地址簿功能，点击 组地址簿 的链接，进入如图 所示页面。 在 “ 组列表 ” 中选择一个组， “ 备选人员 ” 列表会列出当前所选组的所有成员，选中成员后，点击【添加 】，所选成员进入 “ 已选人员 ” 列表；从 “ 已选人员 ” 列表中选择用户，点击【 删除】，所选用户从 “ 已选人员 ” 列表中删除；点击【全部添加 】， “ 备 选人员 ” 列表中的所有成员就会进入 “ 已选人员 ” 列表；点击【全部删除 】， “ 已选人员 ” 列表中的用户被全部删除。 选择 用户后，点击【发信】按钮，已选用户地址会自动被添加到 “ 收件人 ” 后的输入框内。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 9 亿中邮信息技术有限公司 图  全局地址簿 全局地址簿为可选择功能，只有域管 理员添加用户 时勾选 “ 全局地址簿 ” 功能时，用户才能在页面中看到，点击 全局地址簿 的链接，进入如图 所示 页面，用户只需选择收件人的地址后点击【确定】，所选地址会自动被添加到 “ 收件人 ” 后的输入框内。 图 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 10 亿中邮信息技术有限公司  邮件列表地址 本系统为写邮件提供了邮件列表地址链接，向域内所有列表发送信件（用户不在包含型私有列表中除外），并且用户可以进行“加入列表”和“退出 列表”操作。 点击“收件人”后的 邮件列表地址 链接，进入如图 所示页面， 用户勾选列表后，点击 【确定】 ，列表地址被自动添加到收件人框中； 点击 加入列表 链接，加入列表的收件人链接地址就自动添加到“收件人”输入框中；点击 退出列表 链接，退出列表的收件人链接地址被自动添加到“收件人”输入框中。 图  主题 主题是为了让收信人在没 有打开邮件前大致了解信件的内容，在主题处用户可以写入代表信件内容的一个词或一句话，也可以不写主题，主题的长度限制为 100 个 字符。  抄送 暗送 系统提供抄送、暗送的功能。 当需 要发出一封多人收取的信件，就可以在该栏中填写其他用户的 Email 地址，用户所写的邮件 会 抄送一份给别人，对方可以看见该用户的 Email地址。 暗送功能与抄送功能相似，也是给多人发信的，只是在其他的收信方不会显示暗送收信用户的 Email 地址。 4. 信件内容 如图 所示为 “ 普通邮件 ” 的信件内容部分，用户可以进行如下设置： 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 11 亿中邮信息技术有限公司 图  信件优先级 在用户写邮件时系统提供信件优先级的功能，用户写完邮件后，可以选择 普通或紧急的方式标注信件级别状态。 需要注意的是，用户设置的邮件级别只有在客户端软 件（如 outlook） 中才会自动显示出来。  使用信纸 系统提供独特的信纸功能，勾选 “ 使用信纸 ” ，然后在 其后 的下拉菜单中选择信纸，发送信件后，信纸会自动作为背景加载到信件中。  已读回执 当用户在发送邮件时选择 “ 已读回执 ” 选项，收件人在打开该信件时会弹出一个对话框，如图 所示。 如果收件人选择【发送】，则发件人会收到一封系统信件，如图 示，这样用户就可以通过此信件得知收件人已阅读过信件。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 12 亿中邮信息技术有限公司 图 图  保存到送件箱 用户可在发信的同时保存信件到送件箱，这 样的设计方便用户与朋友再次联系，可保持信件收发的连贯性。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 13 亿中邮信息技术有限公司  预览 /打印 系统提供信件预览与打印功能，用户写完邮件后，点击【预览 /打印】按钮，系统会自动弹出一个窗口显示信件的效果，用户可以通过点击【打印此预览页面】，将预览的信件打印。  信件内容编辑 本系统为用户提供两种信件内容编辑方式： A. 普通编辑方式 B. 超文本编辑方式 针对互联网上用户交流多媒体文件的需要，开发 出遵循 MIME（ Multipurpose Inter Mail Extension）协议的解码器，支持邮件内嵌多媒体格式信息的处理，同时开发出用户在 线编写HTML 格式信件的功能，用户可以编写含有段落、字体、颜色、超链接等丰富格式的文档，而且完全所见即所得，在如图 所示的界面中，用户可以进行如下编辑 操作： 图 1. 选择风格：通过下拉菜单，可以选择输入文字的风格。 2. 选择字体：通过下拉菜单，可以选择所需要的字体。 3. 选择字的大小：通过下拉菜单，选择字的大小。 4. 将字体加粗。 5. 将字体变成斜体字。 6. 添加下划线。 7. 左对齐。 8. 居中。 9. 右对齐。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 14 亿中邮信息技术有限公司 10. 两端对齐。 11. 添加水平线 12. 使用编号：可以使用 html 的自动编号，使编辑工作更加简单方便。 13. 左缩进。 14. 右缩进。 15. 选择字的颜色。 16. 选择字的背景颜色。 17. 链接：选中所要进行链接的文字，再点击此按钮，会出现如图 所示的对话框，填写要链接的域名或 IP 地址，填好后点击【确定】即可。 图 18. 加入图片：用户可以在信件中加 入图片，点击此按钮会出现如图 所示的对话框，填入所要加入图片的链接信息，点击【确定】即可。 图 19. 插入表格： 在邮件内容中插入表格。 20. 源文件编辑：点 击 “ 源文件编辑 ” 前的 选框，可进入 HTML 源文件的编辑状态，再次点击该选框，就会退出 HTML 编辑状态。  保存草稿 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 15 亿中邮信息技术有限公司 本系统设有信件草稿存储功能，临时保存已写完 /未写完的邮件，方便用户再次编辑邮件。 对于一封书写一半的信件，如果用户需要保存草稿，只需点击【保存草稿】就可以留待日后继续编辑，用户在 “ 草稿箱 ” 中点击信件的 “ 收件人 ” 对应的链接就可以打开信件继续编辑。  粘贴附件 如果用户需要发送含有别的格式文件的 信件，如 *.zip *.html 等，可以选择粘贴附件，一次可以上传 3 个附件，粘贴附件可以多次上传（最多可以上载十个附件），如果域管理员没有修改可以传送的附件的大小，则系统默认可以传送的附件大小为 4 兆， 如图 所示界面。 图 用户可以按照界面中的提示完成粘贴附件操作， “ 发送邮件 ” 页面的最下方会显示用户是否已经粘贴了附件，如果粘贴了附件，会显示出该附件的大小和文件名，如果在粘贴附件的时候显示文件过大，超过允许的文件长度时，请与管理员联系。  签名档 如图 所示，选择 “ 签名档 ” ，写邮件时在其信件正文中会即时显示，发送邮件后 ，系统 将 粘贴发件人的签名信息。 用户可以设定不同的签名存储到签名档中（最多可以创建十个个性化签名），使 信件 更具个人风格，具体操作请参阅邮箱设置中的 签名档 说明。 邮件系统用户使用手册 E000T352061010 16 亿中邮信息技术有限公司 图 安全邮件 1. 什么是安全邮件 在当今信息社会，对众多的商业或个人用户 来 说，电子邮件是一种最主要的通信手段。 然而令人不安的是目前 大多数电子邮件几乎都是以明文的方式传递与存储的，这样存在着极大泄露商业秘密或个人隐私的危险。 越来越多的个人和商业用户希望他们所使用的电子邮件具有安全保密能力。 邮件的安全性主要包括以下几个方面：  保密性：即只有收件 人才能阅读邮件。 在 Inter 上传递的电子邮件信息不会被人窃取，即使发错邮件，收件人也无法看到邮件内容。  认证身份：在 Inter 上传递电子邮件的双方互相不能见面，所以必须有方法确定对方的身份。  完整性：保证传递的电子邮件信息不能被人在传输过程中修改。  不可否认性：保证发件人无法否认发过这个电子邮件。 这就要求用户发出或收到的信件至少在网上是加密传输的，而且要让用户能够判断信件的真实来源与去处。 因此使用的密码体系必须具备数据加密和数据签名的功能。 而这就是公钥体系的最大优势。 本系统 为 基于公钥体系的安 全电子邮件功能提供邮件的加密和签名功能，利用公钥算法保证用户的签名邮件不会被篡改，而用户的加密邮件除了邮件接收者以外的任何人（甚至自己）都 无法阅读其中的内容。 发送安全邮件，用户首先需要获得证书或叫做数字标识（可以从 Verisign 或其他类似站点上获得），证书中包括了私钥和公钥。 安全邮件用公钥加密，用私钥解密。 对邮件加密使用的是邮件接收方的公钥，而收信人必须有相应的私钥才能阅读，就是说要给某人发安全邮件，必须邮件系统用户使用手册 E000T352061010 17 亿中邮信息技术有限公司 事先联系对方以取得对方的证书（包括公钥，私钥当然不能给），并导入到 IE 中。 如果收信人不拥有对应加密邮 件的私钥（这种情况大多是投递有误），将无法解读邮件。 在加密的同时，安全邮件可以用私钥签名，用公钥验证。 对邮件签名使用的是用户的私钥，而收信人拥有用户的公钥就可以验证邮件的真实性。 2. 如何发送安全邮件 首先确认 IE 中已经安装了收信人的证书，如 图 所示为 “ 安全邮件 ” 页面，与写普通邮件相同用户可以输入收信人地址、主题、正文和粘贴附件，不同的是最后要选择加密方式 ，系统提供三种加密方式：只加密、只签名和签名并加密，默认为 “ 签名并加密 ”。  只加密：用户若有 收件人的公钥，但没有自己的私钥，则只能选择 “ 只加密 ” 方式，否则，系统会弹出错误的提示窗口；  只签名：用户若有自己的私钥，但没有收件人的公钥，则只能选择 “ 只签名 ” 方式，否则，系统会弹出错误的提示窗口；  签名并加密：用户具有收件人的公钥，并且还有自己的私钥，可以选择 “ 签名并加密 ”方式。 图 3. 如何阅读安全邮件  只加密邮件 用户信箱中收到安全邮件时，系统会自动识别。 如果用户是第一次阅读安全邮件，系统会邮件系统用户使用手册 E000T352061010 18 亿中邮信息技术有限公司。