明智学校行政管理制度

明智学校行政管理制度内容摘要：

有什么事情可以转告吗”，千万不要在不了解对方的动机、目的是什么的时候，随便传话，更不要在未授权的情况下说出制定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。 切忌不要只说“他不在”即将电话挂断。 （ 6）如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，前台接待专员必须说“有什么可 以帮到您的吗”，通过与他的对话了解来电者的目的。 如果是投诉电话，应该仔细聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到学校领导那里。 如果是一般性的推销电话，则必须说“对不起，先生外出香港了，他的秘书暂时联系不上，您需要我转达什么信息吗”。 （ 7）如果来电者拨错了号码，前台接待专员应说“对不起，您是不是打错了呢。 这里是通信”。 如果有必要，还可以告诉来电者“这里的号码是”。 （ 8）如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，前台接待专员必须说“对不起，先生，能稍等一会儿，让我接听另外一个电话 吗”。 （ 9）在转接电话的时候，如果前台接待专员知道来电者姓名的话，应 告诉领导或秘书。 电话记录 在接听电话，若来电者要找的人不在，需要进行电话记录以备转告时，前台接待专员应牢记 5W 技巧，即何时（ When）、何人（ Who）、何地（ Where）、何事（ What）、为什么（ Why）、如何进行（ How）。 通话时 （ 1）通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。 （ 2）通话时如果有其他人进入办公场所，不得置之不理，应该点头致意。 如果需要与同事讲话，应有礼貌地说“请您稍等”，然后捂住送话筒， 小声交谈。 （ 3）通话时要注意声音的控制，不要太小，以对方能清楚听见为宜，还要特别注意声调、语速，以及表达的准确度。 （ 4）通话突然中断，不应立即挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。 通话结束前 （ 1）要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地别，应有明确的结束语，说一声“谢谢”、“再见”，不可只管自己讲完就挂断电话。 （ 2）打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。 （三）错误电话的处理 对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能 够处理的人。 在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接手人。 如果分机转接出错，应告知对方“抱歉，不是这个号码，他（她）的分机号码是，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨号码，请稍等”，然后迅速将电话转接到正确的分机上。 如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。 如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。 （四）传真的收发 收传真。 电话接起后，先确定对方发传真过来，然后按传真机上的“收 /发传真键”，确定接收信号发过去后，挂断电话，等待传真。 接 收信号的确定。 按下“收 /发传真键”后，电话听筒里面听得到对方的声音则表明信号未给出，需要再按“收 /发传真键”确定一次，若电话听筒没有任何声音则代表传真接收信号已经发出。 发传真。 先将要发的传真字面向上放在传真的入口处，然后拨打目的地传真号码，待对方给出传真接收信号时，按下“收 /发传真键”，挂断电话，等待传真的发送。 收 /发传真时，接听电话都必须用普通话。 四、方案的实施 前台接待专员应认真学习此方案规定，若发生与来电者争执、接待态度恶劣、转错电话等去年高考，接到投诉或延误学校业务进程，学校将视情节轻 重，根据《学校奖惩办法》的相关规定，处以罚款、通报批评、记过等处分，给学校造成重大损失的作开除处理。 二、学校印章管理制度 第 1 章 总则 第 1 条 为规范学校印章的管理，特制定本办法。 第 2 条 本规定中所指印章是在学校发行或管理的文件、凭证文书等与学校权力义务有关的文件上，因需以 学校名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。 第 3 条 学校印章的制定、改刻与 废止的方案由行政部经理提出。 第 2 章 印章的种类 第 4 条 正式印章，指学校章、董事会章、监事会章以及学校所属分支机构印章。 第 5 条 专用印章，指学校财务专用章、人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分学校人事专用章等用于指定用途的印章。 第 6 条 人名用章，指学校法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。 第 3 章 印章的使用范围 第 7 条 学校公章的使用范围 （ 1）发送正式公文、电函、传真件等； （ 2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等； （ 3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等； （ 4）签订重要业务合同、协议等； （ 5）上岗证、先进集体和个人荣誉证书等； （ 6）需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。 第 8 条 董事会、监事会印章使用根据学校章程规定的范围及职权行驶。 第 9 条 分学校和职能部门印章使用范围，根据学校、分学校的授权用于第7 条的全部或部分项目。 第 10 条 各职能部门印章使用范围 （ 1）在其职权范围内，与 学校内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系； （ 2）用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。 第 4 章 印章的制刻 第 11 条 印章刻制和 更换的申请和审批 （ 1）学校印章、董事会和监事会印章，由学校行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。 （ 2）分学校印章，由分学校根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。 （ 3）学校内部各部门之间信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。 若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经学校领导批准后方可刻制。 （ 4）印章不能继续使用的，使用单位应向上级单位提出书面制发申报。 第 12 条 印章的刻制 学校各类印章由行政部到公安机关办理有关手续后在公安机关指定的专营单位刻制。 第 13 条 各类印章的规格、材质 （ 1）学校印章、董事会印章、监事会印章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质； （ 2）学校专用章（除财务专用章外）和分学校印章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质； （ 3）分学校人事专用章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质； （ 4）财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行。 第 5 章 印章的使用管理 第 14 条 使用学校印章或高级职员名章时应当填写“学校印章使用申请单”（见下表），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人。 学校印章使用申请单 用章人姓名 用章部门 盖章时间 用章类别 印章名称 盖章文件 主要内容 申请人 部门主管意见 行政部意见 批准人意见 第 15 条 使用部门印章和分学校印章，需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获得认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。 第 16 条 学校印章的使用原则上由印章管理人掌握。 印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。 第 17 条 代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请 单交印章管理人审查。 同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。 第 18 条 学校印章原则上不准带出学校，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。 第 19 条 常规用印或需要再次用印的文件，如果事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写申请单的手续。 印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。 第 20 条 学校印章的用印，依照以下原则进行：学校、部门名章及分学校名章，分别用于以各自名义行文时；职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。 第 6 章 印章的保管 第 21 条 学校印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交换制度。 第 22 条 正式印章、人事专用章启用前，有关部门应将印章保管人员名单报学校主管部门备案。 印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知学校主管部门。 第 23 条 印章保管人因故临时请假，须更换印章保管人。 单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录。 第 24 条 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。 第 25 条 印章应存放在安 全、保密处。 第 7 章 印章的停用 第 26 条 印章内容需要变更或机构终止时，应停用使用有关印章并交由行政部予以风存或销毁。 第 27 条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理部门在印章停用五日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报行政部。 第 28 条 印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向学校递交说明原因的报告书，行政部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。 第 29。