xxxxxx档案管理系统项目需求调研报告

xxxxxx档案管理系统项目需求调研报告内容摘要：

温度（ ℃ ）： 1035 湿度（ %）： 2080  设备供电及接地要求  服务器要求 UPS 供电  各工作站，要求电源安全接地 XXXXXXXXXX 档案管理系统 项目 需求调研报告 6 系统软件配置 序号 软件类型 软件名称 技术要求 数量 用途说明 1 网络操作系统 MS Windows 2020 Enterprise server 服务器高级版，简体中文 1 网络操作系统平台。 2 工 作站操作系统 Windows XP/windows 7 工作站专业版，简体中文 各工作站的操作系统 3 数据库管理系统 ORACLE10G ORACLE 10G Advanced Server标准版， 10并发 用户 1 整个系统的数据库管理系统，完成数据仓储和数据管理。 ． 总体功能处理模式 系统应用软件功能 针对 XXXX档案业务 需求 及管理要求， XXXXXXXX公司 档案管理系统应具备以下功能： 1) 档案的收集 部门兼职档案管理员对本部门产生的文件进行录入；对电子文件进行挂接；向档案馆移交。 2) 档案信息的整编和 审核归档 档案信息由 档案馆进行审核、整理、归档；部门兼职档案员和档案馆信息可以 交互 （接收、打回）。 3) 馆藏档案的管理 对馆中的档案进行权限管理、销毁管理等。 4) 馆藏档案的利用 对馆藏档案进行统计，可以统计总量也可以按照档案类型进行分类统计；利用馆藏档案信息进行编研；借阅管理。 5) 报表打印 根据需要打印各种标准格式的档案报表；根据 档案馆 提供的样式定制 XXXXX档案馆 年报；其它各种表格。 6) 档案信息的查询 建立档案查询网站，满足 XXXX 网内授权用户的档案信息查询、档案原文浏览XXXXXXXXXX 档案管理系统 项目 需求调研报告 7 及档案原文下载 等需求。 7) 与其它信息系统的接口 将 OA 系统中需要归档的信息转入档案系统数据库中。 系统内角色的划分 XXXXXXXXXXXXXXXXX 档案管理系统 中主要 设定 以下角色： 名称 操作模块 角色解释 备注 系统管理员 系统维护 档案结构管理；角色 (操作类 )和用户管理；系统运行参数的设定；报表样式修改等； 档案 管理员 档案管理 档案利用 档案数据的维护； 档案权限 (数据 )管理 ；档案销毁管理；档案编研；档案借阅管理；工作量统计；统计年报等； 收集整编 〔接收〕或〔打回〕 部门兼职管理员 提交的档案信息； 维护待归档的档案信息；档案信息的〔 归档〕等； 部门兼职档案管理员 收集整编 档案信息的录入、整编；〔移 交〕至 档案馆 进行审核等； 查询人员 档案查询 用户在 设定的权限范围内对档案进行目录信息查询、原文浏览、原文下载等 操作 ； 数据的流转过程 归档前库（整编库） 归档后库（档案库） 操作角色 操作 属性描述 操作角色 操作 数据属性 部门兼职档案管理员 录入 〔移交〕 待档案馆〔接收〕 档案管理员 〔接收〕 〔打回〕 待整编 等待部门兼职档案管理员处理 〔归档 〕 归档数据 XXXXXXXXXX 档案管理系统 项目 需求调研报告 8 档案管理员 档案数据维护 系统管理员 设定数据访问权限 具有权限属性的数据 查询人员 查询 访问权限范围内的数据 ． 主要业务流程 总体流程：档案员利用本系统进行档案文件的接收、整编、归档形成电子档案库，实现 档案 的借阅、编研、统计、工作量统计、统计年报的信息化管理，同时满足公司内授权用户的档案查询、原文利用。 档案整理流程：  整 理： 部门兼职档案管理员进行入 整编库 录入 文件 目录信息 ， 上传相应 电子 文件， 在系统中将最终确认的电子移交清单提交给档案馆，同期将实物和 打印的移交清单报送档案馆。  审核 接收 ： 档案馆根据《移交清单》 核对档案记录信息和实物是否相符； 相符则 接收 部门兼职档案管理员 提交的文件， 如有问题则打回给部门兼职档案管理员，兼职档案管理员重新整理后再移交；档案馆对接收到整编库中的文件进行鉴定、分类、整理、编号、装盒；打印盒内文件目录、备考表等报表；  归 档：档案馆将档案归档放入库房， 档案整 理完成。  各类档案的归档 业务 流程如下图所示： 数 据 导 入数 据 导 入 、 手 工 录 入归 档 入 库外 部 系 统 数据P 1公 司 内 部 各部 门 数 据P 2档 案 整 编 库D 1档 案 库D 3档 案 整 编 库D 2数 据 移 交 XXXXXXXXXX 档案管理系统 项目 需求调研报告 9 图表说明： P1 公司内其他业务系统数据（ OA）通过数据接口导入到档 案管理系统整编库中。 P2 公司 内部各部门产生的 需要向档案部门移交的 档案资料 可以Excel 格式文件的形式向档案资料部上交， 并 导入到 档案管理系统中，或者通过赋予兼职档案员权限，将需要归档文件录入档案管理系统。 兼职档案员一般为：公司文书、部门文书、项目主管等。 兼职档案员可在收集整编中对数据进行鉴定、整理等工作。 D1 通过 P P2 两 种方式进入 档案管理系统 的数据是 未 整理 档案数据 ，先存放到档案 整编 库，在 档案整编库 中， 部门兼职 档案员 （公司文书、部门文书、项目主管等） 要对这些数据进行整理， 判断其价值及保管期限， 完 善之后 选择移交操作 ,数据改变状态并移交给档案管理员。 D2 档案员检查无误后进行档号赋予并 归入到档案 库中。 D3 归档 库中存放的是正式档案，向用户提供借阅，浏览等服务。 档案 利用 业务流程：  每个用户根据角色划分，有一个默认权限，在默认权限允许的范围内可以进行网上利用；  当需要越权操作时，需要先进行赋权申请。  权限申请 ： 可分别设置 实物 借阅 ，电子原文 浏览、打印、下载权限 申请。  借阅流程：普通用户发起，部门赋权人审批并填写审批意见，档案管理员审批是否存在此申请档案并填写审批意见，档案员有通过、驳回功能。  实物借阅操作为档案管理员根据 借阅人手工填写的借阅单， 登记 档案管理系统借阅 信息。 (说明 :档案员 将纸质借阅 登记借阅 信息录入档案系统 )  审批通过权限可赋予 N 天权限（可定制） ,超过固定期限系统自动回收权限。 或权限通过次数限制，超过赋权次数系统自动回收权限。  借阅审批完成后，可以到档案资料部门办理借阅手续。 XXXXXXXXXX 档案管理系统 项目 需求调研报告 10 档案 利用 流程图 ：P 3档 案 部 门 审 核通 过 档 案。