亨仕通商贸公司总部管理制度与记录表格(编辑修改稿)

亨仕通商贸公司总部管理制度与记录表格(编辑修改稿)内容摘要：

1清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。 销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下： （ 1）销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。 （ 2）提出销毁报告，报企业主管领导审批。 （ 3）销毁档案材料要严格执行保密规定。 （ 4）销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。 1档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。 忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。 对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。 （ 1）将属于企业所有的档案据为己有 或拒绝将应归档的文件资料上交归档。 （ 2）损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。 （ 3）擅自提供、抄录、公布企业档案以及应当保密的档案。 （ 4）涂改、伪造档案。 （ 5）玩忽职守，造成档案损失。 三 、档案文件借阅管理制度 （ 1）借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经企业主管领导批准方能借阅。 （ 2）案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及 资料可以借出。 可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。 （ 3）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画 、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。 （ 4）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如果发现遗失或损坏，应及时报告。 （ 5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。 （ 6）外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。 四 、印章管理制度 企业印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。 印章刻制。 企业 刻制新印章需报主管部门批准：内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、样式、规格、报总经理批准后，方可到有关部门刻制。 使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。 印章使用管理。 印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。 （ 1）使用印章要履行审批手续，以企业名义对外行文、签署合同、协议书等需要有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件需经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明 ，加盖企业印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。 （ 2）盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。 （ 3）印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。 印章保管。 企业印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。 各部门印章也要指定专人专管。 所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。 未经主管领导批准，印章保管人不的委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。 印章停用。 印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后 ，将停用印章存档或销毁。 五 、员工保密纪律制度 保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。 保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。 全体员工应做到：不该 看的不看、不该问的不问、不该说的不说。 文件和资料保密 （ 1）拟稿 文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。 （ 2）印制 文件统一由行政管理部印制。 （ 3）复印 复印秘密文件和资料，须由主管批准。 （ 4）递送 携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。 （ 5）保管 秘密文件有行政管理部统一保管，个人不得保存。 如需借阅，由主管批准，并于当天收回。 （ 6）归档 没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注册原定密级，并按有关规定执行。 （ 7）销毁 按档案管理的有关规定执行。 对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序 办理：由部门经理、主管、法律事务处会签。 保密内容按以下三级划分 : (1)绝密级 *集团领导的电传、传真、书信。 *非公开的规章制度、计划、报表及重要文件。 *集团领导个人情况。 *正在研究的经营计划与具体方案。 （ 2）机密级 *集团电传、传真、合同 *生产工艺及指导生产的技术性文件和资料。 *员工档案。 *组织状况，人员编制。 *人员任免。 （ 3）秘密级 集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。 六 、公章使用制度 企业可以对外使用公章 企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部 章、合同专用章等）。 企业印章的使用范围 （ 1）以企业名义上报总公司的报告和其他文件。 （ 2）以企业名义向上级国家机关，各省、市、自治区党政机关发出的重要公函 和文件。 （ 3）以企业名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。 企业业务专用章使用范围 （ 1）办公室章。 以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。 （ 2）人事部章。 就有关人事、劳资等方面业务代表。