著名it公司管理制度——联想秘书手册修改版

著名it公司管理制度——联想秘书手册修改版内容摘要：

日 17： 50—— 20： 40 21： 00—— 21： 30 北京 —— 汉城 到达酒店办理入住 （因通讯不便， LG 商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为： 0192335098 KIMPO Airport Holiday inn Seoul LG 商事 等 在机场左边出口举牌接 (Tel: 0193367896) 下榻处 : Holiday in Seoul(佳乐 ) Tel: 82— 02— 7179441 Fax:82— 02— 7159441 7 月 15 日 8： 00—— 9： 00 9： 00—— 12： 30 12： 30—— 13： 20 13： 20—— 14： 40 14： 40—— 16： 40 16： 40—— 18： 00 与 LG LCD 部 LG 商事 / 、 共进早餐及会谈 前往 LG 位于龟尾的 LCD 厂 与 LG LCD 负责人午餐 参观及会谈（陪同及参加者 :LG LCD 厂总经理 、 LG 商事 、 ） 前往 LG 电子位于平泽的 CD ROM 厂 参观及会谈（陪同及参加者： LG 电子LG 商事 :、 ） Holiday inn Seoul or LG Twin Towers 龟尾 路程： 3 小时 中餐 主持人 : 路程： 3 小时 主持人 : 访问时间 主要活动 地点 备注 7月15日 18： 00—— 19： 30 19： 30—— 21： 00 与 LG 电子人员共进晚餐 回酒店 平泽 12 7 月 16 日 8： 00—— 9： 20 9： 30— — 10： 00 10： 30—— 10： 50 10： 50—— 11： 20 11： 20—— 11： 50 11： 50—— 13： 00 13： 00—— 14： 00 自酒店前往三星电子 LCD 工厂所在地 高层领导见面（ LCD Marketing 、崔敏洙先生等） 作联想电脑公司及产品的介绍 针对相关问题进行会谈 参观 与会者共进午餐 乘车前往 LG 总部 七星（ Kiheung） 联络人： Tel:82— 02— 7507313 14： 30—— 17： 00 17： 00—— 17： 30 19： 00—— 21： 00 会谈（参加者： LG 商事 LG 电子 ) 回酒店休息 与 LG 商事人员共进晚餐（ 、) LG 总部 Holiday inn Seoul 联络人 :LG 商事 主持人 :Mr. 访问时间 主要活动 地点 备注 7 月17日 10： 00—— 18： 00 18： 00—— 19： 00 21： 40—— 22： 40 参观韩国电子市场 /汉城市区及近郊观光游览 酒店结帐、乘车前往金浦机场 汉城 —— 北京 汉城市区及近郊 陪同人：导游、 LG 商事 （ 17 日为韩国国庆日） 自酒店到机场约 40 分钟路程 三、会议安排 召开和参加会议是总经理的主要工作方式之 一。 组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。 会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。 保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。 这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出 13 的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变。 以下分内部会议与外部会议分别介绍。 （一） 内部会议安排  总经理主持的会议 N Y开始 确定会议目的、参会人员、时间、议程 安排会议室、落实参会人员 拟订会议通知 （注意文件格式） 修改 审批 下发 接收 反馈 会前准备 （仪器调试） 会中服务 整理会议记录/纪要 审批 修改 下发 结束 Y N 注意事项： 会前与 GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人； 综合考虑各种因素（如 GM全天日程安排） ，安排会议地点及时间； 下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认； 会中协助放映 PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变； 对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给 GM；  总经理参加的会议 N Y 时间冲突 N Y 注意：把握前往会议地点出发时间的安排。 开始 接收通知 判断与总经理业务是否有关 回复或改请 确认时间 与对方确认后 另行安排 请示总经理 是否参加 回复邀请部门并准备材料 会前协助准备 会前提醒 总经理参会 会后材料整理 工作跟进反馈 结束 （二）外部会面安排  总经理主持的外部会面 接受会面请求 NO 婉拒或该请他人 注意：讲明原因，以 免对方误解 注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及 GM 商讨决定， 同时提供背景材料以供 GM 做出判断 Y 与对方确认时间、 地点、人员、议程， 并落实我方人员、地点 拟定 meeting agenda, ppt 修改 （中英文标准版、及业务回顾） 发会议通知， 并落实参会人员 会前准备工作 会中服务 会中达成共识的 跟踪反馈 结束 注意事项：  综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；  注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；  会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；  根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；  在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；  考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；  如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；  会前给总经理提供相关背景材料， 如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；  在会前拟制 meeting agenda（见模版）  在制作 PPT 时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中 /英文； 初次会面 PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍； 再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。  帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；  提前 30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；  提醒总经理参会，在 GM同意后陪同参会，参会中协助放映 ppt，并 关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；  会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；  总经理参加的外部会面 总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。 但应从较专业的角度协助安排。 并关注以下几点： N Y 注意事项： 开始 接到参会邀请 征询 GM是否参会 婉拒并请对方改请 回复对方参会，并 写入日程表 关注对方会议组织 情况，并适时提出 建议 在会面前给 GM 提供背景材料 提醒 GM 参会 总经理参会 结束  会前为总经理准备详细的背景材料；  会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；  对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈； 外部会面会议备忘模版 Guest Meeting Table Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Legend’s Participant and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee。