中外企业物资采购管理制度差异分析(编辑修改稿)

中外企业物资采购管理制度差异分析(编辑修改稿)内容摘要：

耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门，为明确采购 中国最大的管理资源中心 第 5 页 共 10 页 员的权利和责任 , 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人 , 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员 . 采购人员必须是该种采购的内行者 , 如原材料及辅助材料由生产采购部负责 , 工程物资由总务部负责 , 设备维修材料由设备维修部负责 , 工模材料由工模部负责 , 电 脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责 . ③ 采购审批权限 .所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行 , 有效批准者是总经理 .禁止未经批准的采购事宜 , 但突发性或临时性急需物品 (如工作中的机械突损部件、临时特采等 )可以由财务部确认后即由采购负责部门采购 , 但请购单上须注明急购字样并说明理由 , 请购单由总经理补批 . ④ 验收职能 .任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实 . 验收人员由财务部指定或确认 . 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符 , 对经手验收物品的品 种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责 . 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库 . 验收无误后 , 填制材料入库单 , 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据 .为明确责任 , 结算凭据必须由采购员签名作实 . ⑤ 退货与索赔 . 为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符 , 采购部门须立即办理退货 , 无论货品是否退还给了供应商 , 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项 . 凡检验结果为不良品的来料检验报告 , 品管部应分发至采购部门和财务部 , 以有效追踪 , 不致有遗漏退货扣款事项的发生 . 采购约定中必须明确索赔条款 , 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失 , 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款 . 采购部门不能解决的 , 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施 , 以及时保护公司的利益 . ⑥ 货款结付政策 . 所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外 , 均为月结付款方式 . 不能使用月结的 , 除小金额或零散性的因供应商不能来公司 收款而由采购人员购买时直接付款外 , 均由供应商直接到公司财务部收款 . 禁止采购人员直接办理现金支付事宜 . 月结供应商必须在规定期间内 (每月 5 日前 )提供对帐单至财务部对帐 , 此政策采购部门须明确知会供应商 . 货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付 . 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失 , 采购部门应尽量避免即时结付现金 , 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间 . 在不影响公司商誉的前提下 , 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策 . 三 .加强和完善 采购的环境管理工作 . , 建立完善的材料价格信息档案 . 为了有效地控制和降低采购成本 , 并保证采购材料的质量 , 公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理 , 及时地了解市场行情和动态 , 并与已在采用的采购价格进行比较和分析 , 同时进行相应的调整和更新 . 调整和更新后的价格档案应同时分发采购管理会计确认并留存 . 如有必要 , 采购管理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息 , 同时知会采购员 , 由采购员进一步确认后进行归档并执行 . . 为全面掌握公 司所有供应商的情况 , 并对供应商进行相应的资质考评 , 应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案 . 所谓重要性供应商 , 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标 中国最大的管理资源中心 第 6 页 共 10 页 准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商 . 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来 , 且经考核符合公司重要性供应商标准后 , 应转为重要供应商进行档案管理 . 供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行 . 供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件 、交货条款、品质评级、银行帐号等， 并定期或不定期更新， 由专人负责管理 , 同时由财务部留存副本 . 原则上公司采购只选择重要供应商进行 . 如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题， 公司可考虑对其酌情处理， 严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利 . 、激励和约束 , 这是防范采购中人为欺诈的有效方法 . 采购员是采购的实际实施者 , 在采购过程中起着至为重要的作用 , 经历表明 , 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采 购等方式向供应商收受或索取回扣 , 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈 , 而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此 , 一要注重考核采购员的职业素养 , 以公司制度约束其行为操守 , 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生 .二是注重考核采购员的专业能力 , 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储 , 又要了解物料的本身属性、市场行情等 , 这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料 , 使公司不会蒙受不必要的损失 . 公司对采购员的考核应定期举行 , 一般可 采用半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行，财务部同时参予 . 对考核结果优良 , 完成或降低公司。