档案信息化建设与电子文件管理

档案信息化建设与电子文件管理内容摘要：

档案信息化法制建设。 研究和制订全区电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开 展。 完善档案信息化标准体系。 制订我区电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，建立档案信息化标准体系。 规范档案数字化加工标准。 从 2020 年 1 月 1 日 起， 各立档单位形成的永久、长期保管的档案，必须进行数字化加工后才能向区档案馆移交。 全区各单位的档案在进行数字化加工前，必须与区档案局取得联系，并在区档案局的指导下进行。 （五） 档案信息安全保障体系建设 安全管理体制。 加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督与指导，保证归档电子文件的真实 、完整、有效。 提高信息安全意识。 保密、系统与数据安全 （六） 人才队伍建设 三、档案信息化建设应遵循的基本原则 档案信息化建设，应遵循其自身所具有的基本规律和特点。 在进行档案信息化建设的过程中要着重把握三条基本原则。 即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。 文档一体化原则。 多年的实践证明，机关的档案信息化建设必须以文档一体化为前提。 必须把档案信息化纳入机关办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行，协调发展。 文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，在公文生 成制发到归档管理的全过程，使用 “ 文档一体化 ” 计算机管理系统，一次输入 ，多次利用，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文书工作和档案工作信息共享，规范衔接。 文档一体化的作用是显而易见的：一可以减少人力物力的浪费；二提高了对档案的利用率；三便于文件和档案的检索。 双轨制原则。 即电子文件纸质文件并存的原则。 在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存。 同时，电子文件也要按照其记录信息的保存价值进行物理 归档，转化为电子档案，并按有关规定安全保管。 凡是实现了办公自动化机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。 电子文件归档和电子档案管理是当前档案工作中的一个热点问题，国家档案局出台了《电子文件归档与管理规范》。 预计在较长的时间内，纸质文件和电子文件还会继续并存。 因此，当前各机关凡是具有保存价值的电子文件，必须要有相应的纸质文件一并归档。 确保网络安全的原则 办公自动化系统，包括机关档案信息化系统，有时会涉及到国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。 机关 涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。 要采取彻底的防范措施，确保机关办公局域网和机关档案信息的安全。 第 三 节 纸质档案数字化 纸质档案数字化是档案信息化建设的一个重要环节和基础工作，也是为档案信息高速公路提供充足的货源做准备。 没有档案数字化就谈不上档案信息化建设。 一、纸质档案数字化的含义 纸质档案数字化，即采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化是一项技 术性很强的系统工程，对人员的素质有很高的要求，即要熟悉档案业务，又要懂得计算机操作。 二、纸质档案数字化的基本环节 （ 1）档案整理：在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。 整理步骤是： 第一步，目录数据准备。 按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。 包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容。