某公司行政办公室管理制度-64页

某公司行政办公室管理制度-64页内容摘要：

相应准备工作； 再次，汇报相关事务至副总经理、总经理，做好备忘录； 最后，做好客人来访的准备接待； B类：首先征询如厂商老板需要代订宾馆住房，办公室帮其代订； 其次，通知相关部门责任人做好来访准备工作； 最后，办公室负责人员到访的初步接待准备； C类：办公室做好接待初步 准备工作 4．其他 ：如召开长时间会议，每隔二十分钟办公室人员需进去添加一次水。 、香烟等物品，其他部门需提前一天通知办公室准备，告知来人数量。 、话筒等仪器设备、需调整会议桌椅摆放的，其他部门需提前两个小时通知办公室准备。 礼品礼金管理办法 1．目的： 为了规范各部门、各店、超市的礼品、礼金的上缴及领用管理，特制定本管理办法。 2．范围： 适用范围：无锡红星美凯龙 3．名词解释： ：外部单位 /个人因工作关系赠与我公 司 /个人的物品、有价证券等。 ：外部单位 /个人因工作关系赠与我公司 /个人的现金、信用卡、存折等。 4．职责： ：负责礼品领用审批、礼品礼金的帐务管理及礼品、礼金制度的制订、解释、推行、完善和监督执行。 ，负责帐务记录；实物管理员负责礼品实物的管理。 ：负责礼金的收缴，并配合办公室对礼品、礼金进行监督管理，同时做帐务登记。 5．作业内容： 、礼金。 个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律 上缴公司，任何人不得留作私用。 ，帐务员和财务部门分别建立礼品管理台帐，详细记录礼品名称、型号、数量、估计单价、总价、来源、日期、有无来源方标记、保质期（后两项可在备注栏反映）、合计等。 实物保管员对实物进行保管并对接收和使用情况登记。 企业员工应在收到礼品、礼金 3个工作日内上缴至办公室。 实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、 上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账； ，财务开具收据，收据由实物保管员转交帐务员留存；上缴人以实物保管员开具的入库单作为上缴凭证，礼金不作为外联使用，不得领用。 、第四联交帐务员、财务部门登记实物台帐。 ，应认真填写《礼品领用申请表》，并按照审批权限进行审批。 人持审批后申请表批单到实物保管员 处领取礼品，实物保管员开具出库单（一 式四联）经领用人签字后，实物保管员留存第一联（存根），领用人留存第二联（领用凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账。 礼品领用分为两种：一是作为礼品送给外联单位或作为奖品奖励给公司员工；二是由公司使用转为公司资产。 、贬值较快的电子类礼品及特殊性礼品（如带有接受人名字印章、工艺品等）要及时上报有关领导，做特殊处理。 严 格执行此管理办法，确保每半年礼品、礼金汇总无差错的，给予相关人员“嘉奖”以上奖励一次。 、礼金者，一经发现作开除处理。 、礼金逾期不上缴者，一律视为贪污受贿，将根据受贿金额大小分别予以书面指导一次，行政扣罚 5分，直至开除，并追缴所收礼品、 礼金。 、礼金管理人员发生账实不符的情况，要及时查明原因，并对责任人予以口头指导一次，行政扣罚 2分。 ，将给予资产管理专员口头指导一次， 行政扣罚 2分。 6．工作流程 : 、礼金上缴流程 员工收到礼品、礼金 3个工作日内上缴至办公室实物保管员，实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账， 申请领用部门咨询现有礼品情况，填写礼品领用申请单，按授权报相应领导审批，实物保管员凭批单办理领用手续，填写出库单（一式四联），留存第一联（存根），第二联交领 用人，第三联交帐务管理员，第四联交财务，由财务做帐务处理，对于转为公司使用的 100元以上且使用年限在一年以上的礼品，本部门兼职资产管理员凭出库单第二联登记〈部门财产清册〉。 7．注意事项。 对于作为办公使用单价在 100 元以上且使用年限在一年以上的礼品，其日常的保管、处置、报废、借用、修理等管理流程参照 固定资产 执行。 废旧物资变卖管理规定 1．目的： 为了合理规 范可回收垃圾变卖流程，加强资金管控力度，创造节约环境，特制定可回收垃圾变卖管理制度。 2．范围： 无锡红星美凯龙 3．名词解释： 可回收垃圾：是指在经营过程中所剩余的可回收性垃圾，如：纸箱、废旧报纸、杂志、废旧硒鼓、墨盒等。 可回收的垃圾主要包括废纸、塑料、玻璃、金属和布料五大类，具体内容如下： ：主要包括报纸、期刊、图书、各种包装纸、办公用纸、广告纸、纸盒等等，但是要注意纸巾和厕所纸由于水溶性太强不可回收。 ：主要包括各种塑料袋、塑料包装物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、矿 泉水瓶等。 ：主要包括各种玻璃瓶、碎玻璃片、镜子、灯泡、暖瓶等。 ：主要包括易拉罐、罐头盒、牙膏皮等。 ：主要包括废弃衣服、桌布、洗脸巾、书包、鞋等。 ：主要指各店在装修、闭店、搬迁等工程结束后剩余的有价值的废料。 4．职责：。 、各店、超市的可回收垃圾变卖及落实资金入帐。 各店、超市 变卖的资金须在每月 10 日前交与办公室，各部门物流变 卖的资金由办公室统一负责。 每月 15日前由办公室统一上交财务部入帐。 5．管理制度： 、各店、超市必须制定专用地点存放可回收垃圾，以方便集中变卖。 、看管、变卖可回收垃圾，并建立台帐。 当实施变卖过程中，必须填写《可回收垃圾变卖确认单》，由办公室监督变卖 过程，并签字确认。 办公室每月 10日前将款项交与财务入帐。 : : 各 部门、各店、超市必须严格按此制度执行，若发现未按此管理办法执行或者弄虚作假的部门和个人，公司将予以严惩。 办公物资采购管理规定 1．目的： 为了规范公司办公物资采购行为，降低公司经营成本， 为公司的办公物资采购提供明确的依据，特制定本办法。 2．范围： 适用范围：本办法适用于无锡红星美凯龙。 3．名词解释： 办公物资：是指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，不以出售为目的的各类资产。 4．职责： ： 、推行办公物资采购管理制度； 公物资采购的中长期规划，优化采购渠道； ； 、型号、单价。 ： ； 负责根据办公物资采购管理授权对供应商和商场进行帐务核对及结算工作；。 5．管理制度 :。 为节省配送费用及采购成本，各部门对日常办公物资的需求将有计划申报，每月向办公室申请一次。 办公物资采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式。 ，是指采 购部门 (统称招标人 )以招标公告的方式邀请不特定的供应商 (统称投标人 )投标的采购方式。 . 2 邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。 ，是指采购部门直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。 询价采购 ，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。 采购合同的签订 办公物资的采购必须签订采购合同，以便于维护公司的利益。 符合下列全部条件的情况可以不必签订合同： 单笔采购金额较小 需求较急 不属于公司长期采购项目 经过招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定供应商后，经权限领导批准签订采购合同。 采 购合同采用经公司决委会签批的标准合同范本，对于无标准合同范本的物资采购合同可根据办公物资采购授权一事一报。 ：办公设备采购合同范本、办公家具采购合同范本、办公用品采购合同范本 、印刷品采购合同范本、工服采购合同范本，共 5种。 办公物资的进货及验收 采购 合同经双方签章生效后，采购人员按合同约定，向供应商发出采购订单； 采购人员按合同交货进度，及时催促供应方按时将采购物资运送至合同指定地点并组织相应人员进行验收。 验收时如发现货物品种、质量经检测与合同约定标准不符，验收人员拒绝接收或将货物退回供应方；验收时如发现数量与合同不符，验收人员应及时告知采购员，以便及时补货，如造成公司损失的由采购人员追究供应商的责任。 收货地点及货物验收分为两种情况： ：一种是由供应商将货物运送到商场库房，由采购人员和库房人员根据合同约定标准共同验收签字；一种是由供应商将货物直接运送到 所需部门或使用人，由使用人员及相关负责人员进行验收签字。 2人及以上人员同时验货； 办公物资的结算。 供应商所售货物经验收合格后，根据合同约定的帐期及付款方式由办公室友上报付款申请，报总经理批准后供应商凭批单到财务部进行结算。 奖惩规定 对积极学习采购知识，不断进行市场调查及询价为公司节约采购 成本的采购人员视实际情况给予从通报表扬到行政加 5分的奖励； 6．工作流程 : 办公物资配发流程 (见附件 ) ，核准后报总经理审批 采购专员根据审批后的物资申请单， 采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式 进入采购程序 办公室审核并确定拟采购的办公物资 采购专员依流程采购物资 2名行政人员同时接收、清点物资 5天内根据实收物资和出库单制作结账确认单和 差异单，然后转财务审核并签字确认。 7．注意事项 : 采购人员要密切关注办公物资的主要材料、市场供求、价格变动等相关情况，趋势预测，及时进行市场调查询价，随时与供应商洽谈，维护公司利益。 与供应商的结款方式尽量采用按一定帐期的结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。 会议管理规定 ： 为规范商场会议管理、提高会议质量，提高商场各方面工作的的执行力，特制订本制度。 会议原则：提高效率，节约资源，解决问题。 ：本规定适用于无锡红星美凯龙各店、各部门、超市 本规定中会议范畴：包括无锡红星美凯龙有关商场经营管理的正式工作会议，不含其它非工作性质会议。 ： ：具有明确时间限制性的突发性、重要性会议。 、例会：指已经确定于固定时间召开、有固定议题和参加人员的会议。 ：多中心、多部门围绕某议题进行专门研究、讨论并形成决议。 主持人：负责对会议进程进行整体现场组织、控制，保证会议目标实现、进行会议总结。 ：对会议议题的 内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论。 ：对会议议程参与讨论和决策。 ：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策。 ： A级会议为商场级会议， B级会议为各部门、各店、超市会议， C 级会议为各部门内班组会议。 ： 办公室是各级、各类会议的统筹管理部门，负责 A 级会议的议程安排、议案归纳、议案上会协调。 B、 C级会议统筹管理为各部门、各店、超市指定，如有需要可与办公室沟通、协调上会议案准备。 ： ，商 场会议体系（见附件 ）是商场战略计划执行的重要保障，所有部门 /人员须严格执行。 ，并提交解决方案建议上会讨论。 ，会议时间一般应控制在 2小时以内。 ，会议统筹管理人员对到时未结束会议作记录统计。 ，完整记录所有的决定、建议等要点，以及责任人、完成时间、完成标准。 （见附件 ）上签到，签到表由会议召集单位准备。 （见 附件 ） ： 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果。 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间。 会议地点：会议地点应该明确标出 ,如果会议地点在商场外部 ,与会人员并不熟悉 ,会议通知中应附上会议地点示意图。 会议议程：会议议程的第一项是主持人宣布请假者（人员或部门）名单、点名、讲解会议要求及会议注意事项。 每项会议议程原则上应该列出本项议程的汇报人、时长。 会议主持人 ：会议主持人要对会议的进程进行整体控制，保证会议按时、按会议通知要求进行；会议主持人对会议按时召开、确定参会议题、确定参会人员及会议过程中负责控制讨论的方向、保证达到会议目标负责。 主持人通常由本部第一负责人担任。 ，如不能参加会议或不能按时参加会议，必须提前请假。 ，凡不被批准的请假，一律要求申请人按时参加会议。 ，无论何种原因迟到，只要没有事先请假则站立参会。 保密的事项，与会者必须严守秘密，不得泄密。 参加会议人员不应处理与会议无关的工作。 会议期间禁止大声喧哗，开小会或从事其它影响会议秩序的行为。 （见附件 ）的使用要求：会议纪要是公司各级会议的议题议案讨论结果的记录，是各级部门执行会议决定的。