如何规范人事档案管理工作？

如何规范人事档案管理工作？内容摘要：

三、人事档案管理风险规避： 人事档案管理属人力资源管理的基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。 如： 人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。 该要员工签名确认的制度 、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。 注意建档或（续）签字的时效性，不能过期不（续）签，如劳动合同的（续）签订、员工试用期评估和转正办理。 做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。 一、我们公司的人事档案包括如下内容： 个人简历 各类学历、资格证书、奖励证书 工作和学历证明：毕业证、学位证、离职证明、就业证等 婚育证明：结婚证 /离婚证复印件、孩子的出生证明、生育证明 等 人事任免、调岗、调级通知单 工资单 员工绩效考核表、岗位绩效指标承诺书、奖惩结果 政治履历：党员证、团员证复印件等 合同协议：劳动合同、各种保密承诺书、竞业限制协议、商业合同保单等 卡证复印件：工资卡、社保卡、公积金卡等 1员工入职登记表：记录员工关键信息 1员工关键事件登记表、培训计划表等 二、管理制度和操作流程： 人事档案管理基本要点： 保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。 动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人 情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更 … 只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。 人事档案管理主要规定： （ 1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。 （ 2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。 公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。 （ 3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。 在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。 （ 4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的 理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。 （ 5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。 如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。 （ 6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。 相应管理表格有： 人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单 …… 人事档案包含了员工的基本个人信息，管理工作不容忽 视 我们公司没有人事档案保管权，所以人事档案内是公司内部存档的资料，主要包括：《应聘登记表》、《面试记录表》、一寸照片、学历、户口、身份证复印件、资格证复印件、职称证复印件、原单位离职证明、担保函、无劣迹证明（采购、收银、出纳、会计、保安需要）、《员工登记表》、《转正审批表》、《调岗、调薪审批表》、《奖惩记录》、《劳动合同》或《劳务合同》及承诺书（不参加统筹保险）等 公司没有完善的档案管理制度，这方面很不到位，只有一个文员负。