某电力公司采购内控管理制度

某电力公司采购内控管理制度内容摘要：

生产副总 副总 全面审核。 在“请购单”上签字 主管部门 财务副总 在副总权限内直接审批。 在“请购单”上签字 总经理 总经理 计划外 紧急采购 重大事项 在“请购单”上签字 财务部 财务部主任 根据领导签字下达付款通知单。 填制付款通知单并签字 总经理或经授权的副总签字 项目部 项目经理 经办人 执行国际公司远程报销程序 报销单等 项目部经办人提出申请 项目经理 生产副总 生产部经理 主管财务副总 总经理 财务部 付款通知 项目部按照程序报销 16 附件 一： 付款通知单 付款通知单编号： 项目部 日期： 年 月 日 用途 预算内 预算外 申请金额 批准金额 批准人 总经理 副总经理 财务部主任 请购单编号 17 第五章 操作细则 第一节 请购流程 一、请购主体 公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。 二、请购的开立、递送 请购经办人员应依据存量管理基准、用 料预算，参考库存情况开立计划内或计划外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，送进出口部门。 （请购单格式附后） 请购单 请购单编号 ： 日期： 年 月 日 申请人 申请日期 项目部 /部门 币 种 资产名称： 序号 设备名称 单位 规格型号 单价 数量 估计金额 需求日期 备注 预算内： 是 □ 否 □ 合计 推荐供应商： 运至： 采购原因 /说明： 备注： 总经理 主管财务副总 主管生产副总 纪检部门 生产部主 任 进出口部主任 申购部门负责人 注：请购单一式四联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部 18 使用者不得批准他自己的请购单。 如果员工直属领导在海外，则需要从当地主管获得 核准，如果主管在外地时还要得到直属主管的电子邮件批准。 各项目部在提交请购单时，如是计划内采购，其参阅经国际公司预算管理委员会核准的“材料、设备实需统计表”。 格式如下 原材料计划（预算）实需统计表 项目部： 年 月 日 序号 计划数（预算） 国内 采购 国外 采购 备注 材料名称 单位 规格 数量 单价 金额 总经理 主管财务 副总经理 主管生产 副总经理 进出口部 主任 项目部经理 计划部主任 制表人： 19 ，请购的项目部门应于请购单上注明“试用检验”及“预定试用期限”。 ，解释其目的和用途。 请购单须由使用部门主管审批同意，并须经资金预算的负责人员审核签字后。 ，如保险、认证、法律和审计服务等，一般由公司最高负责人审批。 三、对于请购物资的预算管理 预算是公司的目标及其资源配置和经济活动计划的数量说明，并用货币形式进行具体的、系统的反映。 国际公司应当加强采购业务的预算管理。 首先应设置专业的计划预算管理部门执行计划、预算的职能。 对于预算内采购项目，具有请购权的各项目部门应严格按照预算进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由项目部调整或追加计划后经国际公司全面预算委员会重新议定后才容许请购、采购。 四、请购的审批 （一）原则 对请购单进行严格审批是通过请购单控制物资请购的关键。 由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批，不同类别的请购单由不同的主管核准，不同的请购额也要由不同层次的主管核准，从而明确各自的责任。 （二）、核决权限 装饰性材料 请购金额预估在 50 万元以下，由主管财务副总核批； 请购金额预估在 50 万以上，由总经理核决； 其他设备及物资审批权限参照“装饰性材料” （三）进出口部门在接到各部门请购单及材料物资实需单后，应当负责检查请购书上申请项目是否与计划相符，各明细项目是否填列齐全。 审核无误后，进出口部门主管在请购单上签字并经主管副总经理或总经理签字后执行下一采购流程。 20 第二节 购买流程 一、采购实施的控制 采购数量的控制 审查请购数量是否在控制限额范围内。 检 查物品使用和劳务接受部门的负责人是否在请购单上签字同意。 采购方式的控制 直接采购 进出口部门直接向供应商询价，并向最低报价单位购买，双方不需要签订书面采购合同，往往是即时结清。 此方式适用金额较小、无需书面比价的存货。 国际公司对低值易耗品、办公用品 类物资可采用此种购买方式。 比质比价采购 买方市场条件下，单位工程采购小组通常要选择三家以上的供应商，就质量、价格、供货期进行对比分析，在符合采购物资质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。 国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。 订 单或合同采购 根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短，单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致，签订书面供货合同，按照约定条款供应和结算。 这种方式适用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。 国际公司对 大型设备、交通工具采用此方式。 招标采购（详见招标文件范本） 紧急采购（在第节有专门论述） 供货对象的控制 进出口部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣供货期和付款条件等资料，并据以选择对单位最有利的供应商。 对采购项目的评审 （ 1）由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料。 （ 2）对请购单提请审议的项目需成立评审小组。 负责对采购项目的相关资料进行分析及审议，一般包括进出口部门、项目部门、生产部门、纪检部门、财务部门。 评审小组成员如下： 小组组长： 韩 强 副组长 ： 李晓东 南宫孝 杨建立 组 员 ： 刘志平 王 勇 廉 钢 杨素梅 王艳阳 （ 3）评审会议召开时间。 进出口部对评审项目相关资料准备完毕后，即提请组长召开评审会，组长不在提请副组长 召开评审会。 （ 4）决定评审项目。 包括： 基本情况 生产能力 技术水平 质量认证 价格标准 售后服务 付款条件 （ 5）会议决议及记录 评审会议产生的决议由进出口部负责记录并落实执行，会议记录由参会人员签字生效，并由进出口部保管。 21 （ 6）、进出口部应建立供应商数据库，健全合格供应商资料档案。 采购价格的控制 采购价格是公司采购控制中的核心问题 国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。 招标采购 详见“招标文件范本” 定价采购 在预算时，直接指定该种类的采购方式。 市场物资短缺或采购数量巨 大时，采用这种方式。 比价采购 将数家厂商提供的物资的价格、质量、供货期等进行比较，在不影响质量的前提下，向成本最低者采购。 由进出口部门两个人以上去执行。 办公用品、低值易耗品 询价采购 采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单请对方报价，比较后进行采购。 （大型设备、机具多采用此方式） 采购价格对整个采购过程来说非常关键。 一个合适的、公允的价格可以通过以下几个方面来实现： 1）多渠道询价：多方打听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价等。 2）比价：要分析各个供应商提 供资料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。 3）自行估价：自己成立估价小组，由采购、技术人员、财务人员组成，估出符合品质要求的、较为准确的低价资料。 4）议价：根据低价的资料、市场的行情、供应商用料的不同、采购量的大小、付 款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的价格。 订单的控制 要求 （ 1）根据《合同法》以及相关法规与供应商签订正式订单。 （ 2）预先对每份订单进行编号，为保存、处理、检查等提供方便。 （ 3）订单向供应商发出前，必须有专人检查该订单是否有授权人签字，是否有经批准 后的请购单。 （ 4）订单的副本应分别提交给验收部门、财务部门，进出口部门存档。 （ 5）由专人复查购货订单的编制过程和内容。 其中尤其对价格的复查尤为重要。 要将价格同过去的标准或市场平均价格相对照，以保证订单价格的合理性。 控制点 （ 1）、采购价格审核。 由采购订单之外的专门人员负责采购价格的审核，所有超过规定的价格必须要经过单位负责人的特殊审批。 （ 2）、合同审核。 按单位审批权限的规定，不同的订单有不同的管理层批准；合同的特殊条款必须由专门的律师或法律顾问把关，以保证没有重大纰漏。 （ 3）、登记采购单 订单应及时归档，归档时一并检查已处理的订单是否连续编号；定期汇总所有被取22 消和修改后的订单，编制报表。 订单格式 订购单 订购单编号 : 订购日期 : 年 月 日 序号 物资名称 单位 规格 数量 单价 金额 要求到货日期 备注 请购单编号 : 合计 说明 卖方 买方 价格审核 进出口部主任 经办人 审批签字加盖公章 审批签字加盖公章 注 : 一式四联 ①供应商 ②进出口部门 ③生产部门 ④财务部门 二、设备采购管理制度 为了保证我公司设备采购工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化、特制订本制度。 采购设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。 采购设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。 采购工作必须。