xx集团业务管理、办公自动化系统概要设计说明书

xx集团业务管理、办公自动化系统概要设计说明书内容摘要：

，附件名称，审核人，审核意见，审核日期，部审核 /签发人，部审核签发意见（签名），部审核签发日期，核稿人，核稿意见，核稿日期，签发人，签发意见，签发日期，会签部门，会签意见，成文日期，发文日期、会签号（只填要素部分）、相关文件域 （计算机自动处理）、正文、附件。 流程图 发文类型 分为部门发文、公司发文。 其中部门发文分为： a 部门发文、 b 业务性行发文 流程图 A1拟稿 A6经理签发 A5核稿 A7部门发文 A3部门审核或 签发 A8会签 A7公司发文 A9归档 流程中文件传递规则和流程补充说明  综合处理环节 每个部门有一个综合处理部门负责文件的处理、传递。 当文件需要传递到外部门由综合处理部门负责中转，如会签、核稿等。 并由发文部门的综合处理部门对文件的流转进行监督和控制。 要求能让综合管理环节决定是否让外部门会签时同时会签 在部门内各处、部领导间文件传递由综合处理部门负责中 转。 要求能让综合管理环节决定是否直接循序传递或由当前处理人决定是否经综合处理部门处理  经理签发和核稿 经理签发后的文件返回综合处理环节，要求将来可选直接发送到后面环节。  秘书环节：传递给领导或领导处理完毕的文件均由秘书中转。  退回：处理时可对文件提出否定意见（终止发文、修改后发文、公司发文改为部门发文）则文件退回综合处理部门。  对文件流程的监视和处理 ：起草人、本部门综合部门、文件主要负责部门综合部门。 b. 催办： 起草人 本部门综合部门 综合部门 其他部门综合部门 综合部门 当前处理人 （每个流程的处理人员从经理到秘书） c. 回收 综合部门可对当前处理人的文件进行回收，回收前必须登记。 流程环节、工作岗位、操作功能对应表 序号 环节 工作岗位 操作功能 1 A1 拟稿  提供多种手段起草文件  填发文稿纸  发送 2 A3 部门领导审核或签发 部门领导  对部门发文签发或业务性行发文审签 （ 任何人对此文件不再拥有编辑权限）  对其他行 发文进行审签（审核并署名）  对发文稿纸进行修改 因其他要求处理的信息将文件返回“综合处理” 3 A5 核稿 综合部门  对文件进行进一步的审核并署名、日期  确定主题词  对文件及发文稿纸的内容进行修、删、改  将已核稿的文件送综合处理 4 A6 经理签发 公司领导  签署意见并署名（此后任何人对此文件不再拥有编辑权限） 5 A7 发文(部门 /公司 ) 部门发文岗位、公司发文岗位  选字号；自动生成文号及文头；根据所选文件字号，自动生成相应的文件版式；发送：按文件的主送抄送抄报单位进行发送（提 供多种发送方式），党组文件由机要室“发文”，并对发送情况进行监控；能按正式的文件格式打印输出署名；对文件最后把关；对实物发文，进行手工登录发文稿纸内容 6 A8 会签  判断是否满足会签条件 (领导是否签署意见 )  打印文件 A9 归档 归档岗  生成文件处理结束标志 8 （办结） 位  文件及其附属材料、文件与相关签报、请示、批复应产生对应关系  署名 与其它子系统接口 接口子系统系统名称 说明 接口数据 档案 发文完成后到档案存档 1. 文件类型。 2. 文件 相关数据 收文 发向各部门的文件直接发到部门收文库 发向网络连接的分行的文件直接发到对方收文库 1. 发文处理单上诸要素和收文处理单上的诸要素相对应。 2. 文件类型 3. 文件相关数据 签报 概述 签报是机关内部上下级之间，部门之间报告和请示工作，通报情况的文书工具，分为批件和阅件。 批件用于请求上级领导或有关职能部门给予审批，指示的事项。 阅件用于向上级领导汇报工作，反映情况等。 文档格式 签报处理单 包括下列要素： 日期，部门，署名、联系电话，联系 人、事由，标题，批件 /阅件，签批人，签批日期，签批意见，会签部门、会签人，会签日期，归档人，归档日期、缓急、附件标题，编号（部门号 +流水、计算机自动生成） 流程图 流程图 流程图如下： 流程中文件传递规则和流程补充说明  综合处理环节 每个部门有一个综合处理部门（如秘书）负责处理、传递。 当文件需要传递到外部门由综合处理部门负责中转，如会签、承办、送经理签批。 并由发文部门的综合处理部门对文件的流转进行监督和控制。 要求能让综合管理环节决定是否让外部门会签时直接循序传递。 在部门内各 处、部领导间文件传递由综合处理部门负责中转。 要求能让综合管理环节决定是否直接循序传递或由当前处理人决定是否经综合处理部门处理 如下图： A1拟稿 A3领导签 批 A2会签 A4承办 A3部门领导 签批 A6归档  秘书环节：传递给公司领导或公司领导处理完毕的文件均由秘书中转。  退回：处理时可对文件提出否定意见（终止发文、修改后发文、公司发文改为部门发文）则文件退回综合处理部门。  对文件流程的监视和处理 ：起草人、本部门综合部门、文件主要负责部门综合部门。 ： 起草人 本部门综合部门 综合部门 其他部门综合部门 综合部门 当前处理人 ：综合部门对当前处理人的文件进行回收，回收前必须登记。 流程环节、工作岗位、操作功能对应表 序号 环节 工作岗位 操作功能 1 A1 拟稿  起草正文  送本部门领导审批  对综合处理退回的文件进行处理： 终止发文或修改后再送综合处理  填签报处理单 2 A2 会签  送会签单位 3 A3 签批 部门领导、公司领导  签批意见并署名  返回主办单位或起草单位 4 A4 承办  根据签报及 批示意见具体办理 对不属本部门办理的签报退回“综合出理“ 办结后退回“综合处出理”置办结标志  未被确认办理完毕前，不能置”办结标志” 5 A5 综合处理 综合处理部门  对需要会签的签报，送相应单位会签  送领导签批  对已签批及会签的签报送承办单位办理  送归档  查询打印  确认签报是否办理完毕 (电话 ) 6 A6 归档（办结） 综合部门  置签报办结标志，谁主办谁归档  将签报及其相关文件、附件进行归并处理入签报库  署名 与其它子系统接口 接口子系统名称 说明 接口数据 档案 签报完成 后到档案存档 1. 文件类型。 2. 文件相关数据 收文 发向各部门的文件直接发到部门收文库 发向网络连接的分行的文件直接发到对方收文库 1. 签报处理单上诸要素和收文处理单上的诸要素相对应。 2. 文件类型 3. 文件相关数据 系统总体功能 查询 类型 条件 电子收文 各文件卡片各要素（单一或组合） 实物收文 挂号信件 电报 会签文（含联合发文） 平信 发文 签报 统计 类型 条件 电子 收文 （主要是实物）：按时段，文种，承办部门，收文日期，来文单位，挂号号码，签收人 其他类似实物，根据文件卡片要素处理（要求可维护） 实物收文 挂号信件 电报 会签文（含联合发文） 平信 发文 签报 概述 文书档案管理基本上可以分成两个主要的部分（图 ）：一是形成档案，二是档案管理。 形成档案是对公文办理过程中形成的文件资料（包括收文，发文，签报，其它资料）进行归档鉴定，期限鉴定、缓交鉴定、分类组卷、验收审定、移交接收、排序编号操作并最终形成档案，它具有明显 的流程性。 根据各单位分类方法和立卷部门的不同，可通过三种途径形成档案。 一是按年度――组织机构（部门）进行分类，分部门进行立卷。 即先按年度划分档案，同一年度的档案归并在一起，再按组织机构的不同进行分类，机构内部按不同期限、不同问题进行组卷。 其中归档鉴定、期限鉴定、排序编号是由档案部门负责完成，缓交鉴定、分类组卷是由各部综合部门完成，验收审定、移交接收是由两个部门配合完成。 二是按年度――组织机构 (部门）进行分类，档案部门集中立卷。 即所有的处理过程都集中在档案部门完成，其中验收审定和移交接收两步可以省略，但要能分 部门打印出移交清单和移交目录。 三是按年度――问题进行分类，档案部门集中立卷。 即先按年度划分档案，同一年度的档案归并在一起，再按不同问题进行分类。 这其中所有的处理过程都集中在档案部门进行。 验收审定和移交接收两步可以省略。 档案管理的内容包括：档案登记录入、检索编目、借阅档案、统计分析、插件补卷、价值鉴定、移交销毁、维护管理、全宗卷管理等相对分立的功能模块。 形成档案 文档格式 文件级卡片 文件类型 收发文登记号 文 号 责 任 者 文件标题 附件标题 主 题 词 关 键 词 文件日期 文 种 文件页号 收发标识 密 级 分 类 号 卷内序号 文件页数 全 宗 号 目 录 号 案 卷 号 保管期限 附属材料 缩 微 号 说明： 文 号：文件代字 +文件代号，如“ XX函字（ 2020） 1 号” 形成档案 管理档案 档案库 图 责 任 者：在发文中是指发文单位，收文为主办单位，签报和资料为形成部门。 文 种：文件的种类包括：请示、批复、通知、函、规定、办法、通报、报告、决议、条例、令、会议纪要。 收发标识：分收文、发文、其它（签报和资料）。 密 级：分绝密、机密、秘密、一般。 卷内序号：案卷内文件的顺序号。 主 题 词：文件的主题。 文件类型 ：包括正式公文、签报、情况通报、会议纪要。 分 类 号：是档案部门按《分类法》的要求对文件的编号。 案卷级卡片 类目名称 年 度 全 宗 号 目 录 号 案 卷 号 案卷标题 卷内件数 卷内页数 归 档 号 缩 微 号 保管期限 存 址 起始日期 截止日期 关 键 词 说明： 案卷标题： =‘卷内文件的责任者列举’ +关于 + ‘卷内文件文件标题提炼’+的 +‘卷内文件的文种列举’ 类目名称：根据是按照部门还是问题对文件进行分类立卷，确定是填入部门还是问题。 立卷部门、立卷问题应有专门进行维护的模块，可以进行增减、删改。 年 度：指归档案卷形成的年度。 目 录 号：是档案处按案卷的不同期限分年度或混年度编的代号（如果分年度，则每年按永久、长期、短期分别给出三个目录号）。 案 卷 号：是档 案处按案卷的期限分年度或混年度编的案卷顺序号（如果分年度，则每年按永久、长期、短期三种期限顺序编三个流水号）。 保管期限：指根据文件的重要程度而划分的期限，一般分为永久。